利害關係人會議對專案成功至關重要。在本指南中，我們將解釋如何準備和召開有效的利害關係人會議，從而取得成果。
相關人士會議對於保證專案按計劃進行以及確保所有相關人員步調一致非常重要。但相關人士會議究竟是什麼？如何才能有效地召開相關人士會議？
在本文中，我們將回答這些問題，並為您提供一些使用 Dropbox 的技巧，以使您的利害關係人會議更有效率。
什麼是利害關係人會議？
利害關係人會議是指專案或業務關係中所有重要人員的聚會—基本上包括您作為產品或服務提供者以及您的客戶。這些會議為利害關係人提供了一個機會，讓他們可以分享意見、表達擔憂，並就專案做出決定。
誰應該參加利害關係人會議取決於會議的目的和預期結果。
不同類型的利害關係人會議
利害關係人會議有幾種不同的類型，每種類型都有其自身的目的和形式。一些常見的利害關係人會議類型包括：
- 啟動會議：這些會議在專案開始時舉行，目的是確定專案的目的、目標和範圍。這也是讓專案團隊和利害關係人互相認識的好機會。
- 利害關係人訪談：這是與利害關係人進行一對一的會議，旨在幫助您了解他們的願景、目標、當前流程和擔憂。
- 其他利害關係人會議：這些會議貫穿整個專案生命週期，旨在與利害關係人溝通，讓他們了解專案進度，並獲得他們的回饋。
如何準備利害關係人會議
為確保利害關係人會議富有成效，事先做好一些準備工作非常重要。身為會議主持人，請記住以下幾點：
要有目標
明確會議目的－你是要報告工作進度嗎？您是否需要對某個具體交付成果提出回饋意見？你們之間是否存在需要澄清的爭議或分歧？
當你明白為什麼需要與利害關係人會面，並明確他們為什麼應該與你會面時，誰應該參加會議就會變得清晰得多。
制定會議議程
準備一份議程，讓您的會議更有條理、更有重點。您可能需要在會議開始前透過電子郵件將議程傳送給與會者，以便他們準備問題和補充討論要點，並使用Dropbox 傳送和追蹤功能一手掌握有誰在會議開始前參與了討論。
您可能需要討論的要點包括：
- 專案時間表或路線圖
- 專案里程碑
- 近期或即將交付的成果
- 結果或表現
- 潛在風險或擔憂
- 後續步驟或行動
使用 Dropbox 以易於存取的格式傳送相關議程文件和資料的連結。
了解哪些人需要參加—以及對他們來說什麼最重要
邀請太多人參加會議可能會弄巧成拙——人多手雜，對吧？這幾乎和開太多會一樣糟糕——會變得混亂，並佔用你本可以用來做實際工作的寶貴時間。
只邀請相關利害關係人參加會議，可以大大提高效率。如果你的專案涉及許多利害關係人，那麼限制會議參與人數的依據是某個人為什麼不需要參加，而不是為什麼他必須參加。
規模較小的會議還可以讓討論擴展到利害關係人的個人優先事項，以及特定決定或分歧背後的原因。除非你有一整天的時間，否則你不可能在大型會議上解決每個人的疑慮或問題！
誰是利害關係人？
簡而言之，利害關係人是指對企業或專案的決策過程和活動有既得利益的人。如果沒有他們的支持，企業或專案將無法運作。
利害關係人可以是以下任何一種情況：
- 主任或副主任
- 投資者
- 首席資訊官、財務官或執行官
- 專案經理
但更廣泛地說，利害關係人分為內部利害關係人（你的員工、所有者和經理）和外部利害關係人。這些包括你的客戶、股東、債權人、政府、工會等等。
請準備好回答其他問題
無論你準備得多麼充分，你的利害關係人可能會問你一些你議程中沒有考慮到的問題。為了展現你的專業精神和對專案的投入，你應該預先設想並準備好一些可能會出現的問題。
你無法總是預測到這些情況，但如果你事先準備好很好的答案，肯定會給你的利害關係人留下深刻印象。
如何召開利害關係人會議
利害關係人會議準備就緒後，就可以開始召開會議了。以下是一些建議：
樹立好榜樣
作為主持人，你要為會議定調。你應該展現良好的會議禮儀，並積極參與會議。練習積極傾聽，保持專注。
保持專注
盡量按照你的計劃進行，並記住你準備的其他主題/問題。證明你是一位積極主動的房東，能夠提前預見潛在的問題，而不是一位被動應對、無法處理可避免問題的房東。這將有助於建立與利害關係人之間的信任。
如果盡可能按照議程進行，那麼就可以在會議結束時留出時間進行腦力激盪或問答環節。鼓勵每個人都發言和參與，而不僅僅是關鍵人物。
使用利害關係人能夠理解的語言
我們有時會想當然地認為客戶會理解我們工作的技術細節。雖然他們對自己所在的行業很了解，但他們可能不是你的產品或服務的專家——但你是。
盡量剔除利害關係人可能不理解的任何令人困惑或過於技術性的術語，而應專注於對他們來說最重要的事情。
會後提示
在利害關係人會議結束後，重要的是要跟進並確保所有行動事項都已完成——如有必要，也要安排下次會議。
Dropbox 可以幫助您實現這一點，它提供了一個集中儲存會議紀錄、內容連結和錄製影片的地方。您還可以使用「傳送和追蹤」功能傳送會議資料並追蹤有誰查看了這些資料。
或者，如果您錄製了會議，可以直接從您的 Dropbox 帳戶分享，這會提高相關人士的互動度，因為沒參加會議的人也可以藉此瞭解會議內容，而參加會議的人可以複習會議過程。
