Udfordringen: At få mere tid til det arbejde, der betyder noget

I dag foregår markedsføring i et tårnhøjt tempo, så det er vigtigt kunne strømline processer, så vi har mere tid og flere ressourcer til det vigtigste – at lave et godt stykke arbejde. Dette viser sig endnu stærkere ved rekruttering og onboarding og i arbejdet med projektbeskrivelser, kontrakter og kundeaftaler.

Da fjernarbejde stadig er en realitet, har bureauer fået en større pulje af mulige kandidater at ansætte fra. Men de står også over for større konkurrence. Derfor er det utrolig vigtigt at skabe en hurtigt og effektiv metode til at finde, ansætte og onboarde nye medarbejdere.  

Den samme udfordring ser vi ved aftaler med nye kunder og nye projekter – bureauer har ikke tid til overs til at lade sig forsinke af administrative opgaver og papirarbejde.

Som mange andre bureauer i vækst har Collier.Simon oplevet en stigning i variationen af dokumenter, der skal sendes, underskrives og gemmes samt antallet af personer, der er involveret i processen. Derfor havde de brug for en løsning til processen, der gjorde det muligt at beholde det højde tempo, som kunderne forventede, selv om det involverede flere spillere og større kompleksitet. Det var utrolig vigtigt for dem at finde et brugervenligt værktøj til elektroniske underskrifter, som samtidig leverede en simpel metode til at holde styr på et stigende antal dokumenter.

Løsningen: Strømlining af underskrifter for større effektivitet

Teamet hos Collier.Simon havde brugt Dropbox i mange år, så det var helt naturligt for dem at blive tiltrukket af en e-signaturløsning, der gav dem mulighed for at bevare deres aktuelle arbejdsgange, hvor de brugte Dropbox til deling og samarbejde om filer og dokumenter.

De undersøgte andre løsninger, men fandt Dropbox Sign mest brugervenligt, hvilket førte til en større implementering i bureauet. Den nemme integration med Dropbox spillede også en stor rolle, både i forhold til at spare tid og sikre organisation af vigtige dokumenter. Administrerende direktør Matt Seigel udtaler: “Nu, hvor vi kører alt gennem Dropbox og Dropbox Sign bruger vi meget mindre tid på administrative opgaver og mere tid på at skabe resultater for vores kunder.”

Resultaterne: 

Hurtigere ansættelser og mere effektiv onboarding af medarbejdere

Ved at bruge Dropbox Sign og Dropbox kunne Collier.Simon bruge væsentligt kortere tid på at nå frem til underskrifterne – både i forbindelse med tilbudsbreve og papirarbejdet ved onboarding. Det forbedrede flow og den forbedrede organisation har desuden gjort det nemmere at føje flere personer til ansættelsesprocessen og samtidig øge effektiviteten.

‍Tidsbesparelser i samarbejdsprocessen betyder, at kunderne hurtigere oplever en effekt

Ved at bruge Dropbox og Dropbox Sign til at administrere og levere alle deres filer kan Collier.Simon opstarte og levere kreativt indhold op til 20 % hurtigere. Det får indholdet hurtigere ud på markedet og giver kunderne hurtigere forretningsmæssige resultater. 

‍Projektbeskrivelser, der bliver hurtigere underskrevet, og hurtigere påbegyndte projekter

Med tempoet på nutidens marked er der ikke tid til at flytte deadlines, hvis der opstår forsinkelser af papirarbejdet. Collier.Simon har hurtigere kunne få underskrevet kundernes projektbeskrivelser og hovedserviceaftaler, og projekterne er blevet igangsat meget hurtigere. Samlet set er forsinkelser på grund af papirarbejde blevet noget, der hører fortiden til.

Samarbejde uden ofre

Med en strømlinet proces på plads kan Collier.Simon skalere deres teams og dokumentarbejdsgange, så de kan arbejde endnu hurtigere uden at gå på kompromis med kvaliteten eller organiseringen. De er i øjeblikket ved at øge implementeringen af Dropbox Paper, som gør det nemmere for dem at samarbejde om dokumenter, og Dropbox Replay til deres samarbejde om videoer, så de opnår den samme effektivitet som i deres andre Dropbox-arbejdsgange.