Sådan fik Cully Automation styr på kontrakter med Dropbox
Fjernarbejde kræver en del af en ingeniørvirksomheds manuelle dokumenthåndteringsprocesser. Men med Dropbox og Dropbox Sign gjorde Cully Automation store fremskridt.
“Vores implementering af Dropbox og Dropbox Sign var afgørende for virksomhedens vækst og succes, og uden dem ville vi ikke kunne være nær så effektive eller produktive.”
Udfordringer
Cully Automation er en irsk ingeniørvirksomhed, der tilbyder alt fra design og installation til procesautomatisering i stor skala. Teamet har specialiseret sig i planlægning, konstruktion, automatisering og vedligeholdelse af vigtige vandforsyningstjenester i Irland.
Cully Automation har i mange år anvendt Dropbox til at administrere samarbejdet mellem teams i marken og teams på kontoret. Men da COVID-19 ramte, havde teamet brug for en løsning, der kunne udvide dette samarbejde i realtid til underskrivelse af kontrakter. Selvom medarbejderne arbejdede eksternt, var Cully Automation stadig afhængig af e-mails og breve, når de sendte kontrakter og dokumenter til underskrivning. Det kostede penge, spildte værdifuld arbejdstid og gjorde det svært at sikre underskrivningsprocessen.
Løsningen skulle også tage højde for teams, der arbejdede i marken i områder med lav båndbredde – de ville have behov for at kunne foretage opdateringer offline, som så senere kunne synkroniseres, når forbindelsen til nettet blev genoprettet.
“Dropbox og Sign samarbejder om at skabe verdens første integrerede e-signatur- og opbevaringsløsning til dokumenter, og beslutningen om at indføre Sign var derfor enkel.”
Løsning
Da alle besøgende og medarbejdere skulle udfylde et spørgeskema og officielt erklære, at de ikke havde nogen symptomer på COVID-19, før de kunne vende tilbage til arbejdspladserne, blev den gamle metode med udskrivning, underskrivelse og indsamling af papirformularer hurtigt både tidskrævende og dyr. Dette betød sammen med behovet for vigtig sundheds- og sikkerhedsdokumentation, risikovurderinger og skadesrapporter, der hyppigt skulle underskrives og opdateres, at virksomheden skulle håndtere et omfattende papirspor – og unødvendige administrative forsinkelser.
Da Cully Automation ville gøre det muligt for medarbejdere, besøgende og samarbejdspartnere at fjernunderskrive dokumenter og erklæringer, implementerede de Sign og Dropbox. Det gjorde det muligt for virksomheden at oprette, underskrive og gemme juridisk bindende dokumentation for alle de berørte arbejdspladser og kontorer – sikkert og i realtid. Ydermere var opsætningen hurtig og nem, så teamet havde allerede glæde af den nye teknologi inden for nogle få dage.
Resultater
Efter en høj implementeringsgrad – og en hurtigere og mere nøjagtig COVID-19-erklæringsproces – valgte Cully Automations finans-, HR- og kontraktteams at indføre en tilsvarende arbejdsgang. Nu administreres alt lige fra fakturering og rekruttering til indgåelse af kontrakter via Dropbox og Sign.
Sammen skaber disse værktøjer et enkelt samlet sted, hvor alle afdelinger i Cully Automation kan administrere dokumenter på en effektiv måde. Fra projektstart til implementering sikrer Dropbox og Sign, at alle dokumenter opbevares sikkert på en nemt tilgængelig placering, hvilket gør det nemmere at samarbejde og indføre opdateringer i realtid.
"Jeg kan ikke forestille mig et liv uden Dropbox eller Sign, det er helt afgørende for alt, hvad vi gør. Produkterne er integreret i hele vores forretningscyklus – lige fra prækvalifikation og udbud til eftersalgsaktiviteter."
David CullyAdministrerende direktør, Cully Automation Ltd