Hvordan Darakwon fremskyndede udgivelse, reducerede omkostningerne og fik kontrol

Baggrund

Darakwon udgiver sprogindlæringsmaterialer til studerende over hele verden. De er baseret i Sydkorea og samarbejder med 86 partnere på tværs af 27 lande. Fra tidlige udkast til endelige trykte filer bevæger indhold sig konstant – på tværs af grænser, teams og tidszoner.

Udfordring: Langsom fillevering og store IT-omkostninger

I årevis delte Darakwon filer på den gammeldags måde – han brændte dem på USB-diske, harddiske og endda Blu-ray-diske og sendte dem derefter til udlandet. Hver overførsel kan tage omkring en måned, nogle gange to. Og det virkede ikke altid: enheder blev beskadiget, downloads mislykkedes, og filer forsvandt.

Darakwon lagrede filer på lokale servere, men systemet var vanskeligt at administrere:

• Hardwaren havde konstant brug for opgraderinger.
• Nedbrud var almindelige og forsinkede ofte arbejdet.
• Vedligeholdelsesomkostningerne blev ved med at hobe sig op.
• Sikkerhedskopier var komplicerede og føltes ikke altid sikre.

Nogle teams forsøgte at bruge deres egne cloudværktøjer, men det skabte kun nye problemer – spredte data, sikkerhedsrisici og ingen klar måde at håndtere det hele på. Darakwon havde brug for én platform, der kunne samle det hele.

Løsning: ét sted at gemme, sende og administrere filer

Darakwon valgte Dropbox på grund af dets enkelhed, pålidelighed og support. På det tidspunkt var det, der skilte sig ud, lokal koreansksproget understøttelse, stærk global ydeevne og bedre samlet værdi end andre platforme.

Nu er alt Darakwons indhold samlet ét sted. Hele teamet har nem adgang til filer, men detaljerede tilladelseskontroller sikrer, at hver person kun ser det, de har brug for. Teamet bruger Dropbox Transfer til at sende store aktiver – såsom boglayout, lydfiler og designarbejde – til partnere i Sydkorea og resten af ​​verden.

Til e-læringsprojekter bruger de lejlighedsvis Dropbox Replay til at efterlade billedspecifikke kommentarer på video- og lydfiler – hvilket gør redigeringer nemmere, når der er behov for fjerngennemgang.

De bruger også Dropbox Sign til at håndtere kontrakter digitalt – uden at forlade Dropbox.

Resultater: hurtigere levering, lavere omkostninger, mere tryghed

Nu deler Darakwon filer på få sekunder – ingen fejl, ingen forsinkelser.

Med hurtigere deling og færre flaskehalse bevæger projekter sig nu hurtigere fra udkast til levering. "Siden vi skiftede fra vores tidligere system, er den samlede arbejdseffektivitet forbedret med 5-10 %," tilføjer Shin Kyung-chul, administrerende direktør hos Darakwon.

Dropbox har også hjulpet med at reducere omkostningerne på tværs af linjen:

• Forsendelsesomkostningerne faldt fra omkring 30.000 dollars i 2021 til omkring 15.000 dollars i 2024, hvor de fleste filer nu sendes digitalt.
• Teamet bruger mindre tid på at udskrive, pakke og sende materialer.
• Ved at skifte væk fra et lokalt system sparede de hardwareomkostninger og omkring 7.500 dollars om året i IT-personale.

Den nye opsætning har bragt ro i sindet. "Dropbox versionskontrol har været en livredder," siger Shin. "Det har reddet os mere end én gang, når filer er gået tabt eller er blevet beskadiget." Virksomheden har også mere sikkerhed og kontrol over intellektuel ejendomsret.

Endelig hjælper administrationskonsollen teamet med hurtigt at onboarde og afbryde personale, mens detaljerede aktivitetslogfiler viser præcis, hvem der har tilgået, redigeret eller slettet en fil. Systemadvarsler – som f.eks. notifikationer om store filoverførsler – hjælper IT-teamet med at opdage usædvanlig aktivitet og reagere hurtigt.

Med færre forsinkelser og enklere arbejdsgange har Darakwon udvidet sine globale udgivelsesindsatser med større tryghed og lethed.