효율적인 문서 버전 관리

버전 관리란?

오늘날 조직의 팀은 부서, 사무실, 국경, 시간대를 초월하여 협업하며, 모두 동일한 문서 세트를 사용합니다. 이런 설정이 얼마나 흔한지에 관계없이 팀은 종종 작업 파일의 여러 버전을 관리하는 데 어려움을 겪습니다. "FINAL"이라고 표시된 문서 바로 다음에 "FINAL V2"라고 표시된 문서가 몇 개나 있습니까? 팀이 최신 파일을 찾거나 변경 사항을 추적하는 데 시간을 낭비하고 있다면 버전 제어 시스템을 설정하는 것이 좋습니다.

버전 제어는 시간에 따라 다양한 버전의 파일을 관리합니다. 버전 제어 시스템은 원래 소프트웨어 개발에 등장하여 코드 변경 사항을 관리하기 위해 사용되었습니다. 하지만 생각보다 복잡하지는 않습니다. 이는 단순히 변경 사항을 추적하고 언제든지 파일의 모든 이전 버전에 액세스할 수 있게 해주는 소프트웨어일 수 있으며, 워드 프로세싱 도구에서 자주 볼 수 있습니다. 버전 제어 시스템은 파일 작업에 대한 일련의 규칙이 될 수도 있습니다. 예를 들어, 다양한 버전을 저장하기 위해 설정된 폴더 구조를 사용하는 것입니다.

버전 제어를 실제로 활용하는 방법은 소프트웨어의 코드나 최신 업데이트를 만드는 것보다 훨씬 더 광범위합니다. 예를 들어, 문서 버전 관리를 통해 작가는 책의 여러 초안을 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한 그래픽 디자이너가 고객을 위한 디자인의 최종 버전을 추적하는 데 도움이 될 수도 있습니다.

팀에 버전 관리가 필요한 이유 5가지

협업 문서 작업을 할 때 어떤 형태로든 버전 제어를 하는 것은 정렬에 매우 중요합니다. 완성된 문서에 서명하려면 최종 버전이 어떤 파일인지 아는 것이 중요하지만, 그보다 훨씬 더 중요한 것이 있습니다. 

적절한 소프트웨어와 버전 관리를 사용하면 모든 규모의 조직에서 시간 손실을 방지하고 프로세스를 가속화할 수 있습니다. 이것이 필수적인 이유는 다음과 같습니다.

1. 파일의 모든 다른 버전을 보관합니다.

버전 관리의 가장 큰 장점은 바로 프로젝트 시작부터 끝까지, 워크플로 전체에 걸쳐 문서나 파일의 모든 버전을 보존할 수 있다는 것입니다. 그러면 버전 간 다른 점을 파악할 수 있고, 모든 변경 사항이 반드시 승인을 거치도록 할 수 있죠. 버전 관리의 체계가 잘 잡혀 있으면 최종 파일이 업무가 끝난 후 아무도 모르게 변경된 버전이 아니라 진짜 최종 파일인지 확실하게 알 수 있습니다.

변경내용 기록은 프로젝트가 완료된 후 팀의 작업을 검토할 때도 필요합니다. 이 경우, 문서 버전 관리는 프로젝트의 전 단계에서 수정된 사항을 상세하게 알려주는 감사 내역의 역할을 합니다. 이 정보를 통해 프로세스에서 어떤 점이 잘못되었는지 파악해 향후 작업을 더 능률적으로 진행할 수 있죠.

2. 안전한 파일 처리 및 편집을 찾는 것은 간단합니다.

권한이 없는 누군가가 파일을 덮어쓰거나 실수로 삭제하면 작업이 지연됩니다. 이 상황에서 할 수 있는 일이란 혹시나 파일 원본이 남아있기를 바라며 이메일을 샅샅이 뒤지는 것밖에 없습니다. 버전 관리 체계는 프로젝트의 모든 단계에서 파일 버전을 보존하기 때문에 언제나 파일 백업이 유지됩니다. Dropbox 파일 복구 기능을 사용하면 팀원이 파일을 변경하거나 삭제했을 때 언제든 파일을 이전 버전으로 되돌릴 수 있습니다.

3. 팀원들의 변화를 모니터링 할 수 있습니다.

규모가 큰 팀이 함께 일할 때는 누가, 언제, 어떤 내용을 변경했는지 알 수 있어야 합니다. 공유 문서에서는 보통 마지막으로 문서를 변경한 사람 정보는 표시되지만, 파일 작업을 함께한 다른 팀원들에 대한 정보는 표시되지 않습니다. 이 경우, 이메일로 누가 파일을 검토했고, 어떤 내용을 변경했는지 물어보며 시간을 허비하게 되죠.

파일 변경 사항과 여러 파일 버전을 팀원에게 일일이 물어봐야 한다면 버전 관리 소프트웨어를 도입해야 합니다. Dropbox의 버전 관리 기능을 사용하면 파일의 모든 변경 사항이 표시되고, 변경 사항이 팀원의 이메일, 계정과 연결됩니다. 그리고 누군가가 파일을 편집할 때마다 알림이 전송되어 어떤 부분이 변경되었는지, 공유 폴더에 있는 파일이 다른 위치로 옮겨지거나 삭제되었는지 상세하게 알 수 있죠.

이러한 수준의 버전 관리 기능은 파일 관리의 투명성과 책임감을 강화합니다. 팀원이 언제 파일 작업을 시작했는지, 실수나 잘못으로 무언가가 변경되었는지 바로 확인이 가능해 메시징 앱과 다른 도구에서 팀 전체에 어색한 전체 메시지를 보내지 않아도 파일의 모든 변경 사항을 즉시 파악할 수 있습니다.

4. 조직 전체에서 단일 진실 소스를 생성할 수 있습니다.

서로 다른 현장에서 근무하는 팀이거나, 통제가 필요한 환경에서는 조직력이 필수입니다. 정보가 여러 곳에 흩어져 있고, 정보로의 접근성이 떨어지면 팀의 조직력이 무너지고 팀원들이 서로 단절되죠. 적절한 정보 아키텍처를 버전 관리와 결합하면 조직 전체가 함께 사용하는 하나의 정보 공급원을 구축할 수 있습니다.

버전 관리를 사용하면 끊임없이 새롭게 업데이트된 가이드라인을 전송하는 대신 조직 내 모든 사람이 확인할 수 있고 증분 백업되는 하나의 중심 문서를 만들 수 있습니다. 예를 들어, Dropbox에서는 HR 가이드라인을 하나의 공유 폴더에 저장해 놓고 팀원별로 액세스 권한을 다르게 설정할 수 있죠. 그러면 파일을 업데이트해도 팀원들은 여전히 동일한 정보 출처에서 최신 정보를 확인할 수 있고, 편집자는 더 이상 사용하지 않는 모든 정보의 기록을 확보할 수 있습니다. 정보를 안전하게 저장하고, 백업하고, 필요한 사람 누구나 간편하게 액세스할 수 있는 손쉬운 방법이죠.

5. 이를 사용하여 비즈니스 프로세스를 자동화하고 가속화할 수 있습니다.

프로세스 최적화는 관리자와 팀원이 더 직관적으로, 보다 적은 시간을 들여 업무를 처리할 수 있게 하는 것을 목표로 해야 합니다. 문서 버전 관리는 시작하는 순간부터 팀에 민첩성을 제공합니다. 파일을 처리하는 과정에서 생기는 실수를 방지하면서 모두가 최신 문서로 작업할 수 있기 때문이죠.

버전 관리 체계는 파일 최신 버전을 제공하는 것 이외에도 관리, 투명성, 보안 측면에서 다양한 이점을 제공합니다. 팀의 프로세스에 대한 인사이트를 확인하고 프로세스를 세밀하게 개선하며 더 세세하게 조율할 수 있죠.

버전 관리를 통한 문서 관리 체계 구축

팀의 요구 사항과 조직의 규모에 따라 버전 제어에 사용할 수 있는 접근 방식이 여러 가지 있습니다. 대부분의 사람들은 보내는 파일에 버전 번호를 부여하거나 문서에 이니셜이나 "검토됨"이라는 레이블을 붙입니다. 사람마다 사물에 대한 라벨을 다르게 붙이기 때문에, 특히 공동작업자가 많은 경우 이런 접근 방식은 금방 혼란스러워질 수 있습니다. 이 지점에 도달하면 팀의 파일을 관리하기 위한 정의된 접근 방식이 필요합니다.

1. 명명 규칙을 사용하세요

당연한 말처럼 들릴 수도 있지만 버전 관리의 기본은 엄격한 명명 규칙을 만들어 팀 모두가 따르는 것입니다. 명명 규칙은 일관성이 있어야 하고, 파일에 액세스하는 모든 사람이 정확하게 이해할 수 있어야 합니다. 또한, 팀이 파일을 사용하는 방식을 기반으로 해야 하죠. 예를 들어, 팀의 문서를 정리하는 데 가장 중요한 요소가 날짜라면 파일 이름을 날짜로 시작해야 합니다. 파일 이름의 앞부분은 팀이 문서를 찾을 때 사용하는 가장 일반적인 방식을 반영해야 합니다. 그다음, 파일의 내용을 빠르게 파악할 수 있는 주요 정보를 파일 이름에 포함하도록 하세요. 버전 관리 체계로 명명 규칙만을 단독으로 사용할 경우 서로 다른 파일 버전을 표기할 번호 체계도 함께 만들어야 합니다.

2. 정보 아키텍처를 활용하세요

팀에 적합한 명명 규칙을 정한 후에는 문서를 안전하게 저장할 수 있는 접근성 좋은 시스템이 필요합니다. 정보를 저장하는 폴더와 파일의 레이아웃을 뜻하는 정보 아키텍처는 바로 이 과정에서 사용됩니다. 물론 명명 규칙도 여기에서 중요한 역할을 하지만, '업무' 폴더에 있는 파일의 이름까지 세세하게 관리할 필요는 없습니다. 하지만 조직 내 모든 사람에게 모든 파일로의 액세스 권한을 줄 수는 없기 때문에 정보 아키텍처도 중요합니다.

일반적으로 이 문제를 가장 효율적으로 처리하는 방법은 바로 공동의 파일 스토리지 솔루션을 사용하는 것입니다. Dropbox는 안전한 정보 아키텍처를 구축할 수 있는 팀 폴더를 제공합니다. 특정 팀에 팀 폴더를 할당하면 특정 액세스 권한을 가진 팀 내외부의 사람들만 업무 파일을 저장할 수 있는 보관 공간을 만들 수 있죠.

3. 버전 관리 소프트웨어를 사용해 보세요

명명 규칙과 정보 아키텍처를 설정했다면 이제 문서 관리 체계를 위한 첫걸음을 성공적으로 내디딘 것입니다. 하지만 버전 관리의 주요 방식으로 명명 규칙과 정보 아키텍처를 사용하면 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 버전 관리 소프트웨어는 버전 관리에 필요한 다양한 프로세스를 자동화해 명명 규칙만 단독으로 사용할 때 얻을 수 없는 추가적인 이점을 제공합니다.

Dropbox는 파일의 모든 이전 버전을 자동으로 동기화하고 저장합니다. 그러면 최대 180일까지의 이전 버전에 액세스해 파일을 되돌릴 수 있죠. 동기화는 현재 파일 버전을 백업하는 역할도 합니다. Dropbox를 사용하면 팀원들이 동시에 각기 다른 파일로 작업한 후 작업 내용을 최신 버전에 업데이트할 수 있어 간편하게 변경 사항을 병합하고 파일 버전 충돌 문제를 해결할 수 있습니다.

간단히 말해서, 버전 제어 소프트웨어는 파일 버전 관리의 전체 프로세스를 단순화하고 해당 파일로 작업하는 팀에 추가적인 이점을 제공합니다.

버전 제어는 변경 사항을 추적하여 오류를 줄이고 모든 사람이 최신 문서에서 작업하도록 함으로써 팀의 효율성과 체계성을 유지하는 데 도움이 됩니다. 비즈니스 문서를 관리하든 프로젝트에 협업하든 버전 관리를 시도하면 시간을 절약하고, 실수를 방지하고, 워크플로를 최적화할 수 있습니다.