Baggrund

I over 100 år har Motion Picture & Television Fund (MPTF) ydet økonomisk støtte, sundhedspleje og logi til arbejdere i underholdningsindustrien. Uanset om det drejer sig om at støtte aktører mellem projekter, hjælpe hold bag kulisserne med at dække udgifter eller afholde det årlige telethon, er MPTF’s mission klar: at se et behov og så opfylde det.

Udfordring: kaotisk, upålidelig fildeling

Men hvis missionen skal holdes i gang, kræver det, at man arbejder hurtigt. Det lille, men mægtige MPTF-marketingteam jonglerer med alt fra fundraisingkampagner til at indsamle videoer fra kendisforkæmpere. Fra eventoptagelser til grafik på sociale medier deler MPTF filer konstant – både internt, med leverandører og med højtprofilerede støtter. Men deres gamle system var ikke skabt til den måde, de arbejdede på. 

• Fillinks mislykkedes ofte, hvilket gjorde det svært for partnere at få adgang til indhold.
• Indsamlingen af ​​aktiver var kaotisk, da bidragydere brugte forskellige metoder til at sende filer.
• Godkendelser trak ud, hvilket forsinkede kampagner og produktion af livebegivenheder.

Da det kom til deres største fundraising-begivenhed – den årlige telethon – var disse problemer endnu mere presserende. MPTF havde brug for en måde hurtigt at indsamle, dele og gennemgå aktiver fra en række samarbejdspartnere, lige fra redaktører til berømtheder.

Løsning: Indsamling, afsendelse og gennemgang af filer problemfrit

For at forenkle fildeling og arbejde mere effektivt er MPTF overgået til at bruge Dropbox. "Dropbox-teamet var utrolig støttende og ivrige efter at imødekomme vores behov," deler Clymer. "De introducerede forskellige løsninger, gav os tidlig adgang til nogle funktioner og sørgede for, at vi havde alt, hvad vi havde brug for. Vi følte os godt taget hånd om."

Nogle medarbejdere var også begejstrede for skiftet til Dropbox, da de tidligere havde oplevet dets brugervenlighed. LaRosa tilføjer: "Jeg vidste, hvor problemfrit det var at arbejde med Dropbox, for når man har alt online, kan man hurtigt og når som helst få adgang til det, selvom man ikke har åbnet filen i mere end to år."

MPTF oprettede hurtigt en ny arbejdsgang til at indsamle aktiver. Nu deler medarbejdere bare et offentligt link, så samarbejdspartnere uploader filer direkte til de rigtige mapper – også uden en Dropbox-konto.

LaRosa samarbejder nu lettere om projekter som MPTF-nyhedsbrevet. Tidligere håndterede hun feedback fra nyhedsbreve via dokumenter og e-mails, hvor redigeringer nemt kunne gå tabt. Nu sporer hun redigeringer og kommentarer direkte i Dropbox Paper, tagger redaktører til input og linker til relevante aktiver, alt sammen gemt og organiseret i Dropbox.

MPTF-teamet bruger også Dropbox Replay til at gennemgå optagelser.

Tidligere streamede Clymer videoer online, nedskrev noter og tidskoder i et dokument og sendte dem til redaktøren via e-mail. Uden præcise markører måtte redaktøren gætte en masse. Med Replay kan Clymer blot klikke på et link, se videoen og efterlade kommentarer til den enkelte billedramme. "Det føles som at være tilbage i et redigeringsrum sammen, selv når vi arbejder eksternt," tilføjer Clymer.

Resultater: enklere og hurtigere samarbejde

Dropbox strømlinede ikke bare MPTF's arbejdsgang – det gav dem tid tilbage til at fokusere på deres mission.

• 20% hurtigere godkendelse af indhold
• Flere aktiver fra kendissupportere takket være nemme uploads
• Jævnere eventproduktion med øjeblikkelig adgang til kritiske filer

Ved sidste tv-show sendte en kendis en video i sidste øjeblik lige før sendetid. Med Dropbox downloadede teamet det med det samme – og integrerede det problemfrit i showet.

Og da det kom til MPTF's Instant Film Festival, sørgede Dropbox for, at teams kunne samarbejde uden at miste takten – de holdt aktiver organiserede og projekter i gang med produktionens hastighed.

For Clymer ligger den virkelige gevinst i, hvordan Dropbox gør livet lettere for alle – fra MPTFs team til de kendisser og partnere, der støtter dem. "Kendisser bliver konstant bedt om tjenester, så man er nødt til at gøre det så let som muligt for dem at sige ja." Med Dropbox siger vi bare: "Optag det her på din telefon, klik på dette link, og upload det." Det er det," tilføjer Clymer.

For Clymer er den største fordel, hvor nemt det er for virksomheden og samarbejdspartnere at sende og modtage aktiver med links. "Jeg har stor medfølelse for folk, der bare vil åbne en fil uden at skulle igennem flere trin." De ville sige: 'Jeg forstår ikke.' Jeg vil bare se på det. Hvorfor er det ikke nemt?' Med Dropbox er det endelig muligt,” deler hun.