Baggrund

Hos et bureau i vækst er den største opbremsning ikke altid selve arbejdet. Det er de der øjeblikke midt imellem: linket der faldt i den forkerte chat, kortene som ingen kan finde, og spørgsmålet der allerede er blevet besvaret fem gange i denne uge. Når alting bevæger sig hurtigt, hober de små forsinkelser sig op og bremser dig stille og roligt.

Det er den verden, som Kaitlyn Miner, der er People & Culture Leader, og Kim Siercks, som er Process Improvement Analyst, må navigere i hos Pathfinders Advertising. Det 50 personer store bureau specialiserer sig i brandstrategi, kreativ, medie- og digital eksekvering for regionale og nationale kunder.

Miner leder bureauets medarbejder- og kulturfunktion, hvor klarhed og konsistens direkte former medarbejderoplevelsen i takt med at virksomheden skalerer. Siercks arbejder på den operationelle side, hvor han træder til for at identificere flaskehalse og hjælpe med at få arbejdet i gang igen, når projekter går i stå.

Tilsammen havde de et klart overblik over, hvor bureauet arbejdede (og hvor det ikke gjorde).

Udfordring: at vokse hurtigt, miste overblikket over det, der betyder noget

Fra onboarding af nyansatte til levering til klienter var problemet det samme. Holdene brugte for meget tid på at opspore information.

Miner hørte denne feedback direkte. "Jeg fik konstant spørgsmål. Og det ville være de samme spørgsmål fra flere medarbejdere.”

Pathfinders havde brugt Dropbox i årevis til at holde deres filer organiserede og tilgængelige. Fra kreative aktiver til velkomstpakker havde alt et hjem. Men efterhånden som bureauet voksede, var Dropbox ikke det eneste sted, hvor arbejdet levede. Samtalerne fandt sted i Teams. Feedbacken levede i e-mailen. Der var knyttet noder til kortene. Og ingen kunne finde det, de havde brug for, når de havde brug for det.

Information manglede ikke. Den var fragmenteret.

Løsning: ét sted at søge og forstå hurtigt

Ledelsen begyndte at lede efter måder at gøre information lettere at finde på tværs af virksomheden uden at ændre, hvordan tingene fungerer. Da de hørte om Dropbox Dash, så de en løsning. Dash ville fungere med de værktøjer, som teams allerede bruger, og samle indhold, samtaler og kontekst på ét søgbart sted.

"Vi bruger [allerede] Dropbox til at gemme alt, hvad vi gør." "Dash [hjælper os med] at finde alle de output, vi har brug for," siger Siercks.

Ved at forbinde værktøjer som Dropbox, Microsoft Teams og andre arbejdsapps skaber Dash en centraliseret, AI-drevet søgefunktion på tværs af Pathfinders økosystem. I stedet for at huske, hvor noget befinder sig, kan medarbejdere søge én gang og få resultater på tværs af alle deres filer, tråde og dokumenter. Og hver anmodning er tilladelsesbevidst, så de ser kun det, de har tilladelse til at få adgang til.

For Miner betyder det færre gentagne anmodninger. "[Nu] spørger jeg: 'Har du overstået det endnu?'" siger hun. "Det hjælper med at give folk mulighed for at søge efter [svar] på egen hånd, samtidig med at det sikrer, at medarbejderne føler sig støttede."

Dash opsummerer også dokumenter og viser hurtigt vigtige detaljer, hvilket hjælper teams med at orientere sig uden at åbne og scanne flere filer. I stedet for at grave igennem tråde og mapper, får de det rigtige indhold på få sekunder.

Resultater: 750 timer genvundet – og alle kan finde det, de har brug for

Siercks så værdien af ​​Dash under en "immersion"-session med nye klienter. "Normalt ville det tage os omkring en uge at forvandle den dag til en brugbar teamdownload," siger hun. Med Dash samlede teamet de vigtigste indsigter i en times briefing og begyndte at udføre opgaven den næste dag.

Miner har set lignende gevinster inden for performance management. Mens hun underviste medarbejderne i, hvordan man laver Performance Management Review (PMR), brugte hun chatfunktionen i Dash til at hjælpe dem med at skrive anmeldelser med deres egne stemmer. "Over en seksmåneders cyklus kan [teamet] gemme chatten og tilføje sejre, efterhånden som de sker," siger Miner. "Til sidst har du en fuldt integreret PMR, der er klar til at levere."

I begge tilfælde har Dash betydet mindre tid til at behandle kontekst og mere tid til at anvende den.

Miner beregnede virkningen på tværs af virksomheden. Kreative siger, at de sparer fem til seks timer om ugen. Driftsledere får tid tilbage til at løse problemer hurtigere. HR modtager færre gentagne spørgsmål uden at opgive support. "Dash har faktisk sparet nok to til tre timer om ugen," siger hun. "Hvis man regner det ud, bliver det til 750 timer om året pr. person."

Og når teams holder op med at jagte links og svar, kan de bruge den tid tilbage på det, Pathfinders kalder "investeringsarbejde": læring, procesforbedring og styrkelse af kulturen.

"Dash giver os mere tid til at være sammen," siger Siercks, "og til at investere tilbage i virksomheden og os selv."