Med filer tilgængelige og organiserede i Dropbox kan Sagafilm fokusere på kreativitet
Sagafilm erstattede fem platforme med Dropbox, hvilket gav struktur og enkelhed til deres arbejdsgange. Filer er nemme at finde, dele og gennemgå – hvilket giver teamet mere tid til at fokusere på historiefortælling til et stort publikum.

"At vedligeholde og opgradere et af vores gamle systemer ville have kostet det, der svarer til ti måneders Dropbox." Alene det gør skiftet umagen værd."

Baggrund
Sagafilm er Islands førende film- og tv-produktionsselskab. Med 30 fuldtidsansatte og op til 1.200 underleverandører ansat hvert år, håndterer de alt fra lokale dokumentarer til globale produktioner for platforme som Netflix.
Udfordring: jonglering af værktøjer og abonnementer
Sagafilms arbejdsgang dækker alt fra planlægning og filmoptagelser til redigering og endelig levering. Under produktionen gennemgås optagelserne dagligt og deles for at få feedback. Postproduktion involverer redigering, undertekster, farvegradering og forberedelse af endelige leverancer som videofiler og cue sheets.
Men med fem forskellige platforme i spil – til at overføre filer, spore versioner og dele redigeringer – var det ikke let at holde styr på alting. Folk var nødt til at huske, hvor hver enkelt fil var uploadet, hvilken version der var den nyeste, hvordan den skulle deles. Det førte tit til ekstra kommunikation frem og tilbage og gjorde samarbejdet langsommere.
At administrere flere platforme betød også at skulle håndtere forskellige prismodeller, skjulte gebyrer og tjenester, der krævede konstant vedligeholdelse. Nogle var gratis, men opgradering eller vedligeholdelse af dem krævede mere tid og teknisk knowhow, end teamet kunne afse. Andre havde omkostninger, der var svære at spore – indtil regningen dukkede op. "I denne branche svinger arbejdet meget med travle perioder efterfulgt af rolige måneder." "Jo færre tjenester vi skal jonglere med for at skalere vores værktøjer op eller ned, jo bedre," siger Örn Sveinson, postproduktionschef hos Sagafilm.

"Nu har jeg kun ét Dropbox-bogmærke i min browser, og jeg kan gøre alt derfra. Deling af en fil er nu blot at sende et link, du behøver ikke først at uploade den et andet sted. Det gør en kæmpe forskel."

Løsning: Én platform, der klarer det hele
Sagafilm skiftede til Dropbox og erstattede fem platforme med bare én, hvor alt er synkroniseret, beskyttet og lettilgængeligt. Alle typer filer lige fra videoer til musikdokumenter og kontrakter er nu nemme at finde og administrere takket være en tydelig mappestruktur. Teamet bruger også Dropbox Transfer til at spore filaktivitet og dele mapper i stedet for at sende en masse e-mails om specifikke filer til forskellige parter. Producere og kunder i udlandet modtager råklip gennem links beskyttet med adgangskode, så de kan gennemgå optagelser uden at skulle downloade store filer.
Og med Dropbox Replay er feedbacken hurtig og problemfri. Kliperne får tidsstemplede noter direkte i videoen. Lydteknikere kan trække kommentarer direkte ind i deres redigeringsværktøjer. Selv undertekster er nemmere, når anmeldere foreslår ændringer lige i tidslinjen.

Resultater: mindre stress, mere historiefortælling
Alt i alt gør det tingene enkle at have alt i Dropbox:
- Alle aktiver kan findes ét sted og i en overskuelig mappestruktur
- Værktøjsabonnementer er nemmere at administrere
- Samarbejdet med instruktører og redaktører er problemfrit
- Adgangskodebeskyttede links og kuraterede adgangsrettigheder hjælper med at sikre overholdelse af regler
- Teams behøver ikke at gennemgå e-mails eller spore versioner på tværs af forskellige platforme
"At have kun én tjeneste i stedet for fem gør det meget nemmere at skalere licenser op eller ned, hvis det er nødvendigt," siger Sveinsson. Han behøver ikke længere bekymre sig om skjulte omkostninger som oversete abonnementsgebyrer eller hardwareopgraderinger. Dette har reduceret de samlede omkostninger.
Med så meget mindre energi og tid spildt på at håndtere spredte filer eller jonglere med abonnementer, kan teamet fokusere mere på kreativitet, at bringe historier til live og skabe shows, der når flere menneskers hjerter.
"Mine kolleger bliver ofte imponerede, når jeg fortæller dem alt, hvad vi laver med bare den ene platform." Med Dropbox kan vi gøre lige så meget – hvis ikke mere, takket være filcentraliseringen – end da vi brugte fem separate tjenester." Sagafilm planlægger snart at lancere endnu et værktøj – ved at implementere Dropbox Sign til digitale aftaler.
