Hvad er DMAIC?
I erhvervslivet hører vi nogle gange jargon, der går ind ad det ene øre og ud af det andet. "DMAIC" (udtales "duh-maj-ik") er et godt eksempel. Især på grund af hvor kraftfuld DMAIC kan være til at forbedre din arbejdsindsats.
Kort sagt er "DMAIC" en datadrevet problemløsningstilgang, der involverer trinvise forbedringer og optimeringer af produkter, design og processer.
Hvad står DMAIC for?
Helt enkelt står dette akronym for "Definer, Mål, Analyser, Forbedre og Kontroller".
Motorola-ingeniør Bill Smith skabte DMAIC i 1980’erne som en del af Six Sigma-metoden, der anvender måling og analyse til at gøre driften så effektiv som muligt. Målet? Procesforbedring.
Hvad er de forskellige faser i DMAIC-processen?
Smith designede DMAIC's fem sammenhængende trin eller "faser" til at have en kumulativ effekt: Byg videre på information og data genereret i tidligere faser og iterer videre på dine opdagelser.
Definere
DMAIC-"Defineringsfasen" fastlægger, hvad problemet er, og hvad du skal bruge for at løse det. Det lyder indlysende, men denne del af processen – at angive problemet, målet og det omfang, der er nødvendigt for at opnå det – er afgørende.
Når du definerer, lærer du, hvilke elementer der er afgørende for kvaliteten (også kaldet “CTQ”). Teamledere og projektledere udvikler normalt et SIPOC-diagram (SIPOC står for “Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers”, dvs. “Leverandører, Input, Proces, Output, Kunder”) til charteret for deres team eller projekt.
Måle
Forstår du problemet? Fantastisk! Lad os opridse, hvordan du kan måle og observere de ændringer, du foretager. Formålet med målefasen i DMAIC er at:
- etablere din eksisterende procesydeevne
- bestemme hvilke data du vil analysere
Derfra kan du bruge en dataindsamlingsplan til at overvåge din præstation, efterhånden som du foretager ændringer, og til at sammenligne resultater ved projektets afslutning.
Analysere
Du burde nu have et grundlag af data, som du kan bruge til at begynde at træffe procesrelaterede beslutninger. Tillykke! Velkommen til analysefasen af DMAIC-processen, hvor du studerer disse data.
Du og dit team vil opbygge et aktuelt proceskort ved hjælp af dataene for at forstå, hvor problemerne i jeres eksisterende proces startede.
Der er heller ingen grund til at bruge et af de komplicerede Six Sigma-værktøjer: Fiskebensdiagrammer og Pareto-diagrammer er fine og almindeligt anvendte metoder til analyser af rodårsager.
Når du har identificeret flere rodårsager, skal du få teamet til at hjælpe med at rette fokus for de fremadrettede DMAIC-processer.
Forbedre
Det er tid til at begynde at lave egentlige procesforbedringer. I “Improve”-fasen af DMAIC skal du samarbejde med dit team om at finde kreative løsninger til implementering og måling. Brainstorming og effektive møder er afgørende. Når I har fundet på en løsning, skal de testes, fejlsikres og implementeres. En typisk metode til det er “Plan-Do-Check-Act” eller “PDCA”-cyklusser, ligesom “Failure Mode and Effects Analysis” eller “FMEA" er det til komme potentielle problemer i forkøbet. Og endelig skal du udarbejde en detaljeret implementeringsplan, der vejleder i at rette eksisterende problemer med processen.
Kontrol
Det sidste trin i DMAIC bør hjælpe dig med at verificere og opretholde din løsnings succes. I kontrolfasen af DMAIC opretter dit team – du gættede rigtigt – en kontrolplan. Dette hjælper dit team med løbende at revurdere virkningerne af implementerede procesændringer.
Du bør også oprette en responsplan, som I kan anvende, hvis resultaterne begynder at gå i den forkerte retning igen. Det kan være en uvurderlig fordel at kunne gå tilbage og se, hvordan forbedringerne blev udført, og hvilke løsninger der blev anvendt. I denne sammenhæng er det afgørende at have ordentlig dokumentations- og versionskontrol i forbedringsprocessen.
Kloge råd: Hvis du allerede har hørt om DMAIC, har du måske hørt om et andet indledende trin, kendt som genkendelsesfasen. Det er en mindre semantisk forskel – de to er i det væsentlige identiske.
PDCA vs. DMAIC vs. DMADV: Hvad er forskellen?
DMAIC og DMADV er begge metoder inden for Six Sigma – en datadrevet tilgang til forbedring af processer.
DMADV står for Definer, Mål, Analyser, Design og Verificer. Hvor DMAIC bruges til at forbedre eksisterende processer, bruges DMADV til at udvikle en ny proces.
PDCA (Plan, Do, Check, Act) er i mellemtiden en mere generel tilgang til ledelse med fokus på løbende forbedringer.
Hvad er fordelene og ulemperne ved DMAIC-tilgangen?
I industrien bidrog indførelsen af Six Sigma og DMAIC til at fremme en lean produktionstilgang med det mål at eliminere spild, defekter og overproduktion.
Producenterne fandt ud af, at jo flere standardafvigelser der var mellem deres gennemsnitlige og acceptable kvalitetsgrænser, desto mindre sandsynligt var det, at de ville overskride disse grænser. Således blev Six Sigma – eller seks standardafvigelser – guldstandarden til at definere produktionsgrænser. Hvordan? Ved at hjælpe med at reducere antallet af fejl og forbedre processer.
Denne statistiske tilgang til at identificere og løse de grundlæggende årsager til problemer var afgørende for forbedringer inden for fremstillingsindustrien i 90'erne og 2000'erne. Andre metoder, som f.eks. Kaizen, spillede også en stor rolle.
Fordele ved DMAIC
Den primære fordel ved DMAIC-modellen er dens utrolige grundighed – det gælder uanset om du arbejder med produktion eller ej. Hvis eksperimenter med problemløsning involverer nye processer, kan de ofte give uklare svar på, hvad der er blevet ændret. Når du bruger DMAIC-modellen, får du bedre mulighed for at vurdere og måle fremgang ved hjælp af data.
DMAIC-modellen har en standardiseret struktur i fem trin, som holder alle orienteret omkring alle trin af processen. Hvis du udarbejder dokumenter, der opsummerer alle beslutninger og fremskridt, kan I nemt gå fra det ene trin til det næste. Og med en fastlagt proces kan du hjælpe teams godt på vej efter til deres aktuelle målsætning.
Dens fans elsker, at DMAIC er iterativ og løbende: Processens kontrolfase kræver, at procesejere fortsætter med at overvåge optimeringens virkninger. Med den dataovervågningsplan på plads danner dine nye procesdata naturligt grundlaget for en ny målefase. DMAIC-metoden er i stand til løbende at identificere problemer eller påvirkninger af forretningsprocesser – plus en måde at målrette disse problemer med det samme.
Ulemper ved DMAIC
De strukturerede og grundige aspekter af DMAIC er en del af dens appel. Det betyder dog, at det kan være en langvarig, tidskrævende og ressourcekrævende proces at følge den. Ikke ideelt, hvis du er et lille marketingteam, der jonglerer med flere projekter, eller en startup, der skal bevæge sig hurtigt for at få arbejdet gjort.
Det er en del af problemet med DMAIC som helhed – det fungerer ikke godt i situationer, der kræver fleksibilitet eller dynamik. Og det er ikke meningen, det skal den: DMAIC er en rigid proces, der er designet til at forbedre processer trinvist i stedet for at skabe hurtige gennembrud. Det kan betyde, at innovation hæmmes, fordi den ikke "passer ind i" den inkrementelle tilgang.
En sidste ulempe ved DMAIC er dens afhængighed af data. For at processen kan lykkes, er dataindsamling og -analyse afgørende. Utilsigtet indsamling af data af dårlig kvalitet kan føre til forkerte konklusioner og ineffektive løsninger. Og ingen virksomhed ønsker at have brugt tid, penge og betydelige kræfter på at finde frem til en uhensigtsmæssig løsning.
Hvornår skal man bruge DMAIC?
DMAIC-modellen kræver, at hele teamet er på linje og har tid til at sætte sig ind i tingene. Som leder er det værd at spørge: “Hvilke processer eller teams vil få mest ud af DMAIC-modellen?”
Husk, at det ikke nødvendigvis er den rette løsning på dit problem, for din branche eller for din virksomhedskultur. Hvis procesproblemer let kan identificeres og har eventuelle simple løsninger, der er understøttet af overbevisende data, er det muligvis ikke nødvendigt med en komplet DMAIC-proces.
Når procesproblemet er mere kompliceret eller indebærer høj risiko, f.eks. når du ikke kan tåle dårligere resultater, kan det være en smart taktik at anvende DMAIC-modellen. Selv om dette kræver et større budget, end du måske kunne ønske, bør processen – hvis den implementeres korrekt – give resultater.
Sådan understøtter du DMAIC-processen
Det kan være skræmmende at forsøge sig med et DMAIC-projekt for første gang – især hvis din organisation har store problemer. Nøglen til at få det til at fungere? Samarbejde og tydelig kommunikation. Det er her, Dropbox kommer ind i billedet.
Hvordan Dropbox kan understøtte DMAIC-metoden
Start med at oprette et Dropbox Paper-dokument, hvor I kan præcisere jeres tanker og resultater som et team, alt sammen ét sted.
Definer jeres problem, fastlæg, hvordan I vil måle det, og bed hvert teammedlem om at indsætte deres resultater i dokumentet, så de kan analysere det som en gruppe. Sammen kan I samarbejde i dette levende dokument og finde måder at forbedre problemprocessen gradvist.
Du kan endda afslutte projektet ved at udarbejde en fælles kontrolplan og en responsplan, hvis processen skulle bryde sammen igen i fremtiden.
Fra start til slut giver Dropbox Paper dig mulighed for at huse hele DMAIC-projektet i ét fælles dokument. Desuden kan det deles med alle, der har brug for at se det, parat og tilgængeligt hvor som helst takket være skyen.
Og det bedste af det hele er, at det kun er begyndelsen på, hvordan Dropbox kan hjælpe dig med at samarbejde med dit team, dele filer uden besvær og få arbejdet klaret. Udforsk vores planer for at få mere at vide.
