Mange drømmer om at arbejde freelance, men lad os nu bare være helt ærlige: Det kan være et mareridt at administrere fakturaer. Det minder om et endeløst spil finansielt Tetris, når man skal få alle tal og forfaldsdatoer til at passe sammen. Og lad os endelig ikke glemme glæderne ved at rykke kunder for ubetalte regninger.
Men med de rigtige værktøjer og strategier kan du strømline processen og få udbetalt hurtigere. I denne artikel deler vi fem tips til fakturahåndtering, der kan hjælpe dig med at holde dig organiseret og komme tilbage til det, du gør bedst – at imponere kunder og vækste din virksomhed.
Hvorfor er fakturahåndtering så vigtigt?
Hvis du har en effektiv proces til håndtering af fakturaer, kan det hjælpe dig – og dine kunder – med at undgå dyre fejl i behandlingen og betalingen af dine fakturaer. Dette kan hjælpe dig med at undgå forsinkelser i betalingen af dine produkter eller tjenester, som skyldes menneskelige fejl i dataangivelser. Du kan i stedet få en god faktureringsoplevelse helt uden stress, som kan skabe positive relationer til dine kunder.
Udstyret med de rette værktøjer kan fakturastyring også hjælpe dig med at styre din pengestrøm og dit lager samt forudsige din økonomi og vækst.
Sådan administrerer du fakturaer på en effektiv måde
Her er 5 tips til, hvordan du kan administrere dine fakturaer på en effektiv måde:
1. Vælg den bedste software til dig
Dit første skridt mod en effektiv fakturahåndtering er at vælge den bedste software. Nogle kunder foretrækker måske at få tilsendt fakturaer som Word-, Google- eller PDF-dokumenter, så de kan uploade dem direkte til deres eget system til håndtering af fakturaer for at behandle dem der.
For at gøre processen enklere for alle, kan du dog overveje software, der giver dig mulighed for at oprette, administrere og sende dine fakturaer fra ét sted.
Dropbox tilbyder en centraliseret placering til opbevaring af alle fakturaer, hvilket gør det nemmere at få adgang til, administrere og dele dem fra enhver enhed, hvor som helst. Dette eliminerer behovet for fysisk lagring, såsom papirfiler eller lokal computerlagring, som kan være udsat for tab eller beskadigelse.
Og hvis du leder efter en måde at forbinde dine filer til din fakturerings- eller projektstyringssoftware, integrerer Dropbox med en række værktøjer som ActiveCollab og Xero Tax.
2. Gør det nemt for dine kunder at betale dig
En af de værste situationer er, hvis en kunde bliver overrasket over at modtage en faktura. Det er vigtigt at drøfte betalingsbetingelserne med din kunde så hurtigt som muligt – helst inden du går i gang med arbejdet. På den måde kan du gøre det klart, hvordan du foretrækker at modtage betaling, så det er så nemt som muligt for kunden, når fakturaen skal betales.
En simpel betalingsproces er gavnlig for alle – kunder kan aflaste nogle af de tidskrævende opgaver forbundet med fakturabehandling, og du kan forbedre din likviditet ved at modtage betalinger hurtigere.
Elektroniske betalingsmetoder som Stripe og PayPal er mere sikre end traditionelle kontantbetalinger. De er også meget hurtigere end at skulle sende bankoverførsler via netbank.
3. Automatiser processen
Et digitalt faktureringsværktøj kan hjælpe dig med at undgå mange af de potentielle fejl, der normalt opstår i forbindelse med fakturaer i papirform. Dine fakturaer kan sendes til kunden direkte fra dit faktureringsværktøj og går ikke tabt i posten.
Hvis du har brug for at indsamle underskrifter til dine fakturaer, kan et værktøj som Dropbox Sign hjælpe dig med at fremskynde dette ved at automatisere en stor del af processen. Du kan oprette genbrugelige skabeloner og forududfyldte formularer, som du kan tilpasse og sende til klienter for at få en e-signatur. Du modtager e-mail-notifikationer, når din klient ser, åbner eller underskriver din faktura.
4. Spar tid med brugerdefinerede skabeloner
Hvis du har brug for at fakturere tilbagevendende betalinger eller regelmæssigt arbejde for kunder, kan du spare masser af tid og kræfter med en skabelon.
På den måde er de samme oplysninger, som du ville have indtastet manuelt igen og igen, forudfyldt. Tilføjelse af dit brandlogo og tilpasning af stilen på dine skabeloner sikrer også, at dine fakturaer er mere genkendelige for kunderne.
Hvis du ikke har brug for underskrifter på dine fakturaer, giver Dropbox dig mulighed for nemt at redigere PDF-dokumenter, så du kan oprette nye fakturaer fra en skabelon med et par klik. Versionskontrol giver dig mulighed for at spore ændringer i fakturaer – hvilket kan være nyttigt til revision. Du kan derefter dele disse filer med et simpelt link, og kunder, leverandører eller andre interessenter kan få adgang til disse filer, selvom de ikke har en Dropbox-konto.
5. Hav en plan for ubetalte fakturaer
Mange freelancere kan berette, at forfaldne og ubetalte fakturaer desværre er helt almindeligt. Der er mange faktorer, der kan være skyld i dette – fra fakturaer, der ikke leveres til de rette personer eller afdelinger, til kunder, der simpelthen bare har for travlt til at behandle dem.
Derfor er det vigtigt, at du har lavet en proces for manglende betaling. Denne proces kan f.eks. omfatte:
- Angivelse af gebyrer for sen betaling eller opkrævning af renter i den kontrakt, du har med din kunde
- Anmodning om betaling ved modtagelse, som betyder, at kunden skal betale dig, så snart denne har modtaget fakturaen
- Angivelse af en rimelig betalingsperiode, så kunden ikke føler sig stresset
- Planlægning af påmindelser, der skal sendes til klienten via e-mail, i tilfælde af at din faktura uskyldigt er blevet væk i din klients e-mails
- For eksempel syv dage før forfaldsdatoen, på selve forfaldsdatoen og syv dage efter forfaldsdatoen
Sådan administrerer du fakturaer med Dropbox
Hvis du ikke bruger faktureringssoftware, men i stedet manuelt opretter dine fakturaer som dokumenter, kan Dropbox være en god måde til at gemme, organisere og dele dine fakturaer på.
Upload fakturaer til din Dropbox-konto, og få dem synkroniseret med dine enheder med det samme. Del derefter blot dokumenter direkte fra din cloud-lagring med et par klik.
Fakturahåndtering på den nemme måde
Fremskynd processen med at oprette, tilpasse og sende fakturaer med Dropbox.
Dropbox fungerer som et centraliseret knudepunkt til at gemme, redigere og dele dine fakturaer, så du kan holde dig organiseret og have styr på din økonomi.
