HR-kommunikation handler om at udveksle information mellem HR-afdelinger og alle andre – nye medarbejdere, jobansøgere og andre interessenter. Det handler om, hvordan vigtige oplysninger kan flyde problemfrit frem og tilbage og holde folk ajour.
Den omfatter et væld af information fra en række forskellige kilder. På grund af dette kan det nogle gange blive lidt kaotisk – for ikke at nævne forvirrende, især når man har at gøre med virksomhedsdækkende politikker og opdateringer.
Derfor har du brug for en klar, effektiv og handlingsrettet HR-kommunikationsplan. Dette kan sikre, at vigtige budskaber videregives fra HR-afdelingen til medarbejderne rettidigt og effektivt.
Lad os undersøge, hvorfor dit HR-team har brug for en kommunikationsstrategi, og hvordan man får denne arbejdsgang op at køre.
Fordelene ved en HR-kommunikationsstrategi
En effektiv HR-kommunikationsstrategi kan bidrage til at forbedre medarbejderengagementet og opbygge tillid. Det giver en række fordele for organisationer, herunder:
Forbindelse
Effektiv kommunikation mellem HR og andre afdelinger eller medarbejdere kan være afgørende for at opretholde en positiv virksomhedskultur. Det hjælper alle med at føle sig engagerede og informerede om, hvad der sker med hensyn til virksomhedens politikker, initiativer og forretningsmål.
Når HR praktiserer god kommunikation med andre afdelinger, sikrer det, at alle er på samme bølgelængde og arbejder hen imod de samme mål.
Tillid
Tydelig kommunikation demonstrerer autenticitet og hjælper med at opbygge en ægte forbindelse mellem HR og medarbejdere. Dine kolleger vil føle sig værdsatte som medlemmer af din organisation, hvis du holder dem opdateret og lægger vægt på empati i din interne kommunikation.
At etablere en transparent tovejskommunikationsproces, hvor medarbejdere kan stole på deres HR-team, kan fremme en dybere følelse af tilhørsforhold, hvilket igen øger medarbejdertilfredshed og -fastholdelse.
Konsistens
En strategi gør det muligt for dig at opbygge og vedligeholde en ensartet tone og et brand, som medarbejderne føler, at de kan genkende og stole på. Fra onboardingprocessen for nye medarbejdere til offboardingprocessen for dem, der forlader virksomheden, er konsistens nøglen.
En tidsplan for rettidig og passende kommunikation om interne meddelelser og virksomhedsnyheder undgår potentielle misforståelser og frustrationer.
Forbedring
En effektiv kommunikationsstrategi, der hjælper medarbejdere med at forstå virksomhedens ændringer og fremskridt, kan reducere risikoen for interne konflikter mellem teammedlemmer eller afdelinger.
Du kan også bruge dette som en mulighed for at indsamle feedback fra dine kolleger om, hvordan du kan forbedre dig, og hvad de ønsker at se for at forbedre medarbejderoplevelsen.
Sådan skaber du en HR-kommunikationsstrategi
For at skabe en effektiv HR-kommunikationsstrategi, bør du overveje følgende trin:
Ting at overveje
Før HR-medarbejdere udvikler en kommunikationsstrategi, bør de overveje en række faktorer, herunder:
- De kommunikationstyper, der anvendes i din organisation
- Opadgående kommunikation— information flyder opad fra medarbejdere til ledelse og HR
- Nedadgående kommunikation– information flyder nedad fra HR og ledelse til medarbejdere
- Tværfunktionel kommunikation— information flyder frit på tværs af forskellige afdelinger og nedbryder siloer mellem teams
- De forskellige kanaler, din organisation bruger til at muliggøre denne kommunikation
- E-mailadresse
- Virksomhedens intranet
- Medarbejderkommunikationsværktøjer som Slack eller Zoom
- Apps eller platforme, du bruger til at administrere og sende medarbejdermaterialer, f.eks. Dropbox Sign eller DocSend
- Møder på tværs af hele virksomheden eller på borgermøder
1. Definer dine mål
Overvej formålet med din kommunikation, og hvad du vil opnå med den. Prøver du at:
- Forbedre ydeevnen?
- Gøre tingene nemmere eller mere bekvemme for medarbejderne?
- Skabe opmærksomhed omkring noget?
- Anmode om eller opfordre til en handling?
- Konsultere medarbejdere eller forfine idéer?
- Inspirere og engagere?
Hvis du mangler idéer, så indhent feedback fra medarbejdere for at finde ud af, hvad de kan og ikke kan lide ved den nuværende interne kommunikationsstrategi. Du kan også bruge analysefunktioner som Dropbox’ Send og spor til at få indsigt i den kommunikation og de materialer, som medarbejderne interagerer mest med.
2. Finjuster din arbejdsgang
Ingen kommunikationsstrategi kan fungere uden en handlingsplan. Inden for dette skal du overveje:
- Hvem vil være ansvarlig for dens oprettelse og distribution
- Den tiltænkte målgruppe og de kanaler eller platforme, der bruges til at nå dem
- Hvornår kommunikationen skal leveres for at maksimere dens effekt
- Eventuelle opfølgende handlinger, der skal give strategien mulighed for at udvikle sig og sikre, at medarbejderfeedback eller -svar kan håndteres hurtigt
Dropbox leverer et enkelt og centralt sted til at administrere dine HR-processer. Fra projektplaner til deling af onboardingmateriale har Dropbox et omfattende sæt værktøjer og funktioner til at strømline HR-kommunikationen.
3. Forbered dit indhold og lav en tidsplan
Måske vil du oprette skabeloner til indhold, der ofte genbruges – f.eks. et jobtilbudsbrev, onboardingplaner eller opdateringer af retningslinjer – for at gøre det hurtigere og nemmere at sende kommunikation ud med et ensartet udseende og tempo. Alt indhold bør have en defineret målgruppe og en leveringstidslinje eller -tidsplan.
Du kan også bruge dine engagementsanalyser fra Send og spor til at møde dine medarbejdere, hvor de er. I stedet for at sende kommunikation ud på ubelejlige tidspunkter, kan du sende det, præcis når medarbejderne er mest aktive på din valgte platform eller kanal.
4. Evaluer og forbedr
Overvåg din strategis effektivitet for at måle dens effektivitet og foretag justeringer i overensstemmelse hermed.
For at gøre det kan du udføre en revision og se på målinger som f.eks. åbningsrater for dokumenter, klik og medarbejderfeedback under din evaluering. Du bør se på en række forskellige målinger for at få et fulde billede af, hvordan din strategi bliver modtaget af målgruppen.
Opret forbindelse, samarbejd og kommuniker – alt sammen ét sted
Dårlig kommunikation mellem HR og medarbejdere er en sikker måde at sætte en stopper for organisationens succes. Det er afgørende at udvikle og vedligeholde en HR-kommunikationsplan for at opbygge medarbejdertillid og skabe et positivt arbejdsmiljø, hvor alle føler sig hørt.
Dropbox har alle de værktøjer, som HR-medarbejdere skal bruge for at udvikle og implementere en effektiv kommunikationsstrategi – lige fra samarbejde med kolleger om nye idéer til et centralt sted til alt dit indhold.
