Table of contents
- Lav tjeklister til medarbejderudviklingssamtaler
- Brug skabeloner til onboarding, ansættelse og andre dokumenter
- Send, underskriv og opbevar ansættelses-, onboarding- og offboarding-dokumenter
- Lav onboarding-materialer
- Gør det nemt at udfylde formularer
- Etabler et centralt arkiv til alle HR-dokumenter med nem adgang på tværs af afdelinger.
- Opret taggingsystemer til søgbarhed
HR-processer behøver ikke at være besværlige. Ved at udarbejde skabeloner, udvikle tjeklister og strømline funktioner såsom onboarding- og offboarding-processen kan HR-chefer udvikle arbejdsgange, der er nemme at følge og effektive, hvilket giver dem og deres kolleger tid til at fokusere på mere kreative og omsætningsgenererende opgaver. Nøglen er mindre administrativt bøvl og mere bedste praksis.
Men hvordan kan HR nå disse mål? Hvad er nogle enkle måder at skabe og udvikle disse processer på? Her er seks aspekter af HR, du skal overveje, og steder, hvor du kan effektivisere. Brug disse tips til at gøre arbejdslivet lettere for alle.
Lav tjeklister til medarbejderudviklingssamtaler
Medarbejderudviklingssamtaler er et af de vigtigste elementer i opbygningen af en succesfuld organisation, men også et af de mest følsomme. Selvom det er vigtigt at evaluere præstationer effektivt og retfærdigt, kan det være svært at gøre uden standarder. Fremsynede HR-afdelinger bør udarbejde tjeklister for hver enkelt medarbejdertype for at hjælpe bedømmerne med at skabe kontekst til de individuelle evalueringer. Overvej også at udvikle en tjekliste til medarbejderudviklingssamtaler for at hjælpe den person, der udfører evalueringen, med at huske at inkludere alt, samtidig med at der opretholdes ensartede standarder på tværs af evalueringerne.
Brug skabeloner til onboarding, ansættelse og andre dokumenter
En god måde at strømline HR-processer på er at udvikle skabeloner til de ting, der sker ofte. Dropbox tilbyder f.eks. en skabelon til onboarding af nye medarbejdere, som samler oplysninger, der hjælper nye medarbejdere med at komme godt i gang, sætter dem i forbindelse med vigtige ressourcer og opretter en tjekliste med opgaver til de første par dage. (Tjeklister!) Herudover giver ansættelsesdokumentet HR mulighed for at konsolidere kandidatdata, administrere planer for samtaler og redigere samtalespørgsmål sammen. Du kan også lave skabeloner til medarbejderaftaler ved at uploade og forudindstille de felter, der bruges gentagne gange, så det eneste, der skal ændres, er primære oplysninger som navn, løn og personalegoder. Kun HR-afdelingens fantasi sætter grænser for værdien af skabelonerne. Brug skabeloner til organisationens HR-behov, så kører det.
Send, underskriv og opbevar ansættelses-, onboarding- og offboarding-dokumenter
To af de mest dokumenttunge perioder i en medarbejders ansættelse er, når vedkommende bliver ansat, og når personen forlader sit job. Onboarding og offboarding kræver masser af papirarbejde og kan involvere mange underskrifter. Et værktøj som Dropbox’ produkt til e-signaturer, der hedder Dropbox Sign, kan hjælpe med at automatisere papirarbejdet ved medarbejderes ansættelser og fratrædelser ved at gøre det nemt at indhente juridisk bindende elektroniske underskrifter. Og eftersom HelloSign kan integreres med eksisterende apps og arbejdsgange, er det nemt at opbygge og vedligeholde et system til at sende og opbevare dokumenter, der er lettilgængelige i fremtiden (eller du kan bare bruge Dropbox DocSend).
Lav onboarding-materialer
En ny medarbejder ønsker ikke at komme til en organisation og stå over for en kaotisk onboardingproces. De ønsker en nem måde at blive onboardet på, få deres dokumenter underskrevet og starte deres job. Med dette i tankerne bør HR etablere standardiserede onboardingmaterialer, så alle medarbejdere får den samme indledende oplevelse. Det betyder dokumenter, men det betyder også video. Ved at samarbejde med forskellige afdelinger og ledere kan HR-teams oprette skærmoptagelser og videobeskeder om almindelige onboarding-emner – hvilket fjerner behovet for at gentage sig selv, hver gang nye medarbejdere ansættes. I stedet vil nye medarbejdere kunne afspille videoerne i deres eget tempo og ro.
Gør det nemt at udfylde formularer
Hvad hvis det ikke var så besværligt at indtaste oplysninger i formularer? Med HelloWorks behøver det ikke at være sådan. Brug produktets kodefri arbejdsgangsværktøj til at omdanne komplekse formularer som jobansøgninger eller papirer til tilmelding til personalegoder til mobilvenlige formularer, som kandidater eller medarbejdere kan udfylde og sende fra hvor som helst. Og endnu bedre – de data, der indtastes, vil blive overført til eksisterende systemer, hvilket sparer HR tid og hjælper dem med at undgå kedelig dataoverførsel. Det har aldrig været nemmere at oprette og udfylde ansøgninger og andre formularer for alle.
Etabler et centralt arkiv til alle HR-dokumenter med nem adgang på tværs af afdelinger.
De bedste HR-dokumenter, videoer og processer er ikke gode, hvis ingen ved, hvor de er. Dette problem kan elimineres ved at oprette en central database, der indeholder alt, hvad HR har brug for. Alle skabeloner og dokumenter til ansættelse, onboarding, evaluering, spørgeskemaundersøgelser og offboarding samlet ét sted, organiseret og så det giver mest mening for organisationens ledere. Ved at bruge Dropbox til at bygge dette system kan HR også kontrollere, hvem der har adgang til hvilke filer, samt vide, hvem der ser og downloader filerne for at sikre, at kun de korrekte medarbejdere bruger dem.
Opret taggingsystemer til søgbarhed
Og når systemet er på plads, skabelonerne er oprettet, arbejdet er gjort, kan HR etablere et taggingsystem, der gør alt søgbart. Tags kan være alt muligt, lige fra #2022 eller #skabelon til #onboarding eller #kontrakt. Da flere filer eller mapper kan have flere tags – og alt i en tagget mappe automatisk får tilføjet det tag - er taggingsystemet så robust og fleksibelt, som HR ønsker det. Nu kan du gå ud og finde nogle fremragende medarbejdere, og få dem ansat.
