So konnte Darakwon schneller publizieren, die Kosten senken und zugleich mehr Kontrolle gewinnen

Hintergrund

Darakwon publiziert Sprachlernmaterialien für Lernende weltweit. Das in Südkorea ansässige Unternehmen arbeitet mit 86 Partnern in 27 Ländern zusammen. Alles, von den ersten Entwürfen bis hin zu den finalen Print-Dateien, wird ständig übertragen – in andere Länder, an andere Teams und in andere Zeitzonen.

Herausforderung: Langsame Zustellung von Dateien und hoher IT-Aufwand

Jahrelang hat Darakwon Dateien auf altmodische Art weitergegeben – auf USB-Sticks, Festplatten und sogar Blu-rays, die ins Ausland verschickt wurden. Das konnte mitunter ein bis zwei Monate dauern. Außerdem kam es beim Transport zu Beschädigungen und Verlusten.

Darakwon speicherte Dateien auf lokalen Servern. Die Verwaltung dieses Systems war jedoch aufwendig:

• Die Hardware musste laufend aktualisiert werden.
• Ausfälle waren häufig und beeinträchtigten die Arbeit.
• Die Wartungskosten waren hoch.
• Das Erstellen von Backups war kompliziert und deren Sicherheit oft zweifelhaft.

Einige Teams experimentierten mit dem Einsatz eigener Cloud-Tools, was jedoch nur neue Probleme zur Folge hatte: isolierte Daten, Sicherheitsrisiken und fehlende Verwaltung. Darakwon benötigte eine zentrale Plattform.

Lösung: Speicherung, Versand und Verwaltung von Dateien an einem Ort

Darakwon entschied sich aufgrund der Einfachheit, Zuverlässigkeit und des Supports für Dropbox. Was die Plattform vor anderen auszeichnete, war der lokale Support in koreanischer Sprache, die starke globale Performance und das bessere Preis-Leistungs-Verhältnis.

Heute befinden sich alle Inhalte von Darakwon an einem Ort. Das gesamte Team profitiert von einfachem Zugriff auf Dateien. Dabei gewährleisten differenzierte Berechtigung, dass Nutzer nur Zugriff auf Inhalte bekommen, die sie auch benötigen. Das Team versendet große Dateien wie Druckfahnen für Bücher, Audiodateien und Designs mit Dropbox Transfer an Partner in Südkorea und auf der ganzen Welt.

Bei E-Learning-Projekten kommt Dropbox Replay zum Einsatz. Die framegenauen Kommentare im Rahmen von Remote-Reviews der Video- und Audiodateien erleichtern die Bearbeitung.

Außerdem nutzt das Unternehmen Dropbox Sign für die digitale Unterzeichnung von Verträgen – ohne Dropbox zu verlassen.

Ergebnisse: schnellere Zustellung, geringere Kosten, höhere Zuverlässigkeit

Heute kann Darakwon Dateien in Sekundenschnelle freigeben – ohne Ausfälle und Verzögerungen.

Durch die beschleunigte Freigabe und die Beseitigung von Engpässen können Projekte jetzt schneller erledigt werden. „Mit dem Wechsel von unserem vorherigen System konnten wir eine Steigerung der allgemeinen Arbeitseffizienz um 5–10 % verzeichnen“, ergänzt Shin Kyung-chul, der Geschäftsführer von Darakwon.

Dropbox hat zudem zu Kostensenkungen auf breiter Front beigetragen:

• Die Versandkosten haben sich von ca. 30.000 USD im Jahr 2021 auf ca. 15.000 USD im Jahr 2024 verringert, da Dateien mittlerweile meist digital versendet werden.
• Das Team verbringt weniger Zeit mit dem Druck, der Verpackung und dem Versand von Materialien.
• Durch den Verzicht auf ein lokales System entfallen die Kosten für Hardware sowie rund 7.500 USD pro Jahr an Wartungskosten.

Das neue System ist zuverlässig. „Die Versionsverwaltung von Dropbox ist einfach fantastisch“, so Shin. „Sie hat uns nach dem Verlust oder der Beschädigung von Dateien mehr als einmal gerettet.“ Zudem profitiert das Unternehmen von besserem Schutz geistigen Eigentums und mehr Kontrolle über dieses.

Abschließend hilft die Verwaltungskonsole dem Team beim schnelleren On- und Offboarding von Mitarbeitern, während sich anhand der ausführlichen Aktivitätsprotokolle genau nachvollziehen lässt, wer auf eine Datei zugegriffen, sie bearbeitet oder gelöscht hat. Systemmeldungen wie Benachrichtigungen zu großen Dateitransfers ermöglichen dem IT-Team, ungewöhnliche Aktivitäten zu erkennen und schnell einzugreifen.

Die Verringerung der Anzahl an Verzögerungen sowie die vereinfachten Arbeitsabläufe haben Darakwon den Ausbau seiner weltweiten Tätigkeit erleichtert.