Hintergrund

In einer wachsenden Agentur sorgt nicht immer die Arbeit für Verzögerungen. Es sind andere Faktoren: der Link im falschen Chat, die nicht mehr auffindbare Präsentation und die Frage, die in dieser Woche bereits fünf Mal beantwortet wurde. Solche kleinen Verzögerungen häufen sich unmerklich an und bremsen Sie aus.

In dieser Welt bewegen sich Kaitlyn Miner, People & Culture Leader, und Kim Siercks, Process Improvement Analyst, bei Pathfinders Advertising. Die Agentur beschäftigt 50 Personen und ist spezialisiert auf Markenstrategie, Creatives, Medien und digitale Durchführung für regional und national tätige Kunden.

Für die Leiterin der Abteilung „People and Culture“ Miner ist ein klares und konsistentes Vorgehen bei allen Belangen rund um die Mitarbeiter gerade in der Wachstumsphase der Agentur besonders wichtig. Siercks ist mit Abläufen befasst, spürt Engpässe auf und sorgt dafür, dass Projekte bei Verzögerungen wieder vorankommen.

Die beiden wussten genau, was in der Agentur funktioniert (und was nicht).

Herausforderung: schnelles Wachstum mit Verlust des Blicks für das Wesentliche

Das größte Problem vom Onboarding neuer Mitarbeiter bis zur Freigabe an den Kunden – der Zeitverlust der Teams bei der Suche nach Informationen.

Miner kennt dieses Feedback nur zu gut. „Ständig wurden Fragen gestellt. Aber es waren die gleichen Fragen von unterschiedlichen Mitarbeitern.“

Bei Pathfinders kam Dropbox bereits seit Jahren zum Einsatz, um Dateien organisiert und abrufbar zu halten. Ob Kreativassets oder Willkommenspakete – alles hatte seinen Platz. Mit dem Wachstum kamen neben Dropbox neue Tools hinzu. Unterhaltungen wurden in Teams geführt, Feedback per E-Mail bereitgestellt. Notizen wurden an Präsentationen angehängt. Bald konnte niemand mehr das Gesuchte finden.

Die Inhalte waren nicht verschwunden. Sie waren nur überall verstreut.

Lösung: Ein Ort für die schnelle Suche und Nachverfolgung

Die Führungsebene wollte die Suche nach Informationen im Unternehmen vereinfachen, ohne die Abläufe zu ändern. Mit Dropbox Dash fand die Agentur eine geeignete Lösung. Dash funktioniert mit den Tools, die in der Agentur bereits verwendet werden, und bringt Inhalte, Unterhaltungen und Kontext an einem durchsuchbaren Ort zusammen.

„Wir speichern in Dropbox [bereits] all unsere Inhalte. Dash [hilft uns] bei der Suche nach den benötigten Dateien“, so Siercks.

Durch die Verknüpfung von Tools wie Dropbox, Microsoft Teams und anderen Apps ermöglicht Dash eine zentrale, KI-gestützte Suche im gesamten Pathfinders-Ökosystem. Die Mitarbeiter müssen sich nicht den Speicherort merken, sondern suchen einfach in allen Dateien, Threads und Dokumenten. Dabei werden Berechtigungen beachtet. Den Mitarbeitern wird also nur das angezeigt, worauf sie zugreifen dürfen.

Wiederholte Anfragen werden reduziert. „[Jetzt] frage [ich], hast du das schon gedasht?“, so Miner. „Teammitglieder werden dazu angeregt, selbst nach Informationen zu suchen. Trotzdem erhalten sie die notwendige Unterstützung.“

Dash fasst Dokumente zusammen und listet die wichtigen Details auf. Teams können sich einen Überblick verschaffen, ohne Dateien öffnen zu müssen. Anstatt Threads und Ordner durchsuchen zu müssen, werden die richtigen Inhalte innerhalb von Sekunden aufgeführt.

Ergebnisse: 750 Arbeitsstunden eingespart – und alle finden, wonach sie suchen

Siercks konnte den Wert von Dash bei einer Intensivsitzung mit einem neuen Kunden erleben. „Normalerweise benötigen wir etwa eine Woche, die Ergebnisse eines solchen Arbeitstags als Download bereitzustellen“, so Siercks. Mit Dash konnte das Team die wichtigsten Erkenntnisse in einem einstündiges Briefing zusammenfassen und am nächsten Tag loslegen.

Miner hat ähnliche Erfahrungen beim Leistungsmanagement gemacht. Sie nutzte das Chat-Feature in Dash, um den Mitarbeitern beim Ausfüllen der Performance Management Review (PMR) zu helfen. „[Das Team] kann den Chat über einen Zeitraum von sechs Monaten speichern und Gewinne sofort eintragen“, so Miner. „Am Ende verfügen Sie über eine vollständig integrierte PMR, die übermittelt werden kann.“

In beiden Fällen konnte mit Dash Zeit bei der Verarbeitung von Kontext gespart werden, sodass mehr Zeit für die Einarbeitung blieb.

Miner hat den Wert für das Unternehmen berechnet. Die Mitarbeiter im Kreativteam sparen fünf bis sechs Stunden pro Woche ein. Führungskräfte im operativen Bereich haben mehr Zeit, um Probleme zu lösen. Die Personalabteilung erhält weniger sich wiederholende Anfragen, ohne den Support zu vernachlässigen. „Mit Dash sparen wir wahrscheinlich zwei bis drei Stunden pro Woche ein“, so Miner. „Das sind 750 Stunden pro Jahr pro Person.”

Die Zeit, die Teams nicht mit der Suche nach Links und Antworten verbringen, können sie in „Investitionsarbeit“ stecken: Lernen, Verfahren verbessern und Kultur stärken.

„Dank Dash haben wir mehr Zeit für Zusammenarbeit“, so Siercks, „und Zeit, in das Unternehmen und uns selbst zu investieren.“