Was sind der DMAIC-Prozess und die entsprechende Methodik?

Was bedeutet DMAIC?

Manchmal hören wir in der Geschäftswelt Begriffe, die wir sofort wieder vergessen. „DMAIC“ (ausgesprochen „D-mey-ik“) ist ein gutes Beispiel. Vor allem deshalb, weil Sie mit DMAIC Ihre Arbeitsweise effektiv optimieren können.

Kurz gesagt, ist DMAIC ein datenbasierter Problemlösungsansatz, der u. a. schrittweise Verbesserungen von Produkten, Designs und Prozessen umfasst.

Wofür steht DMAIC?

Ganz einfach. Dieses Akronym steht für „Define (definieren), Measure (messen), Analyze (analysieren), Improve (verbessern) und Control (kontrollieren)“.

Der Motorola-Ingenieur Bill Smith hat DMAIC in den 1980er-Jahren als Teil der Six-Sigma-Methodik entwickelt, die sich auf Messung und Analyse stützt, um den Betrieb so effizient wie möglich zu gestalten. Das Ziel der Methodik? Prozessverbesserung.

Aus welchen Phasen setzt sich das DMAIC-Verfahren zusammen?

Smith hat die fünf miteinander verbundenen Schritte bzw. Phasen von DMAIC so konzipiert, dass sie eine kumulative Wirkung haben: Sie bauen auf den in vorhergegangenen Phasen erzeugten Informationen und Daten auf und werden basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen wiederholt.

Define (definieren)

In der „Define“-Phase von DMAIC wird festgelegt, was das Problem ist und was Sie tun müssen, um es zu lösen. Das klingt offensichtlich, aber dieser Teil des Verfahrens – das Problem, das Ziel und den erforderlichen Aufwand zu definieren – ist von entscheidender Bedeutung.

Durch die Definition erfahren Sie, welche Elemente für die Qualität (bzw. die sogenannten „QTCs“) wichtig sind. Teamleiter und Projektmanager entwickeln normalerweise für ihre Team- oder Projekt-Charta ein SIPOC-Diagramm. SIPOC steht für „Suppliers (Lieferanten), Inputs (Eingangsgrößen), Process (Prozess), Outputs (Ergebnisse), Customers (Kunden)“.

Measure (messen)

Verstehen Sie das Problem? Super! Dann können wir bestimmen, wie Sie die Änderungen messen und nachverfolgen, die Sie am Prozess vornehmen möchten. Die „Measure“-Phase von DMAIC hat das Ziel:

• die Leistung des bestehenden Verfahrens zu ermitteln und
• zu bestimmen, welche Daten analysiert werden sollen.

Anschließend können Sie einen Datenerfassungsplan nutzen, um die Leistung nach den vorgenommenen Änderungen zu beurteilen und die Ergebnisse am Ende des Projekts mit den Daten vom Projektbeginn zu vergleichen.

Analyze (Analysieren)

Nun sollten Sie über Ausgangsdaten verfügen, auf deren Basis Sie Entscheidungen zum Prozess treffen können. Glückwunsch! Sie sind jetzt in der „Analyze“-Phase von DMAIC angekommen, in der Sie diese Daten analysieren.

Sie und Ihr Team erstellen anhand der Daten nun eine aktuelle Prozessabbildung, um herauszufinden, wo die Probleme erstmals auftraten.

Sie müssen auch nicht zwingend eines der komplexeren Instrumente von Six Sigma verwenden: Fischgräten- und Paretodiagramme, häufig genutzte Methoden für die Ursachenanalyse, sind völlig ausreichend.

Sobald Sie mehrere Ursachen identifiziert haben, ist es an der Zeit, Ihr Team miteinzubeziehen. Entscheiden Sie zusammen, wo Sie ab jetzt den Schwerpunkt des DMAIC-Prozesses setzen sollten.

Improve (verbessern)

Es ist an der Zeit, mit den tatsächlichen Prozessverbesserungen zu beginnen. In der „Improve“-Phase von DMAIC überlegen Sie sich zusammen mit Ihrem Team kreative Lösungen, die Sie implementieren und messen können. Brainstorming und effektive Meetings sind hierbei besonders wichtig. Wenn Ihnen Lösungen eingefallen sind, müssen Sie sie testen, ausfallsicher gestalten und implementieren. Hierfür nutzt man häufig PDCA-Zyklen – „Plan (planen), Do (umsetzen), Check (prüfen), Act (handeln)“ – und die Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (Failure Mode and Effects Analysis, FMEA). Abschließend erstellen Sie einen detaillierten Implementierungsplan, der als Leitfaden für die Behebung von bestehenden Prozessproblemen dient.

Kontrolle

Der letzte DMAIC-Schritt soll Ihnen helfen, den Erfolg Ihrer Lösung zu überprüfen und aufrechtzuerhalten. In der „Control“-Phase von DMAIC erstellt Ihr Team – Sie werden es schon vermuten – einen Kontrollplan. Mit dessen Hilfe kann Ihr Team kontinuierlich die Wirkung der umgesetzten Prozessänderungen neu bewerten. 

Sie sollten auch einen Reaktionsplan erstellen, damit Sie angemessen reagieren können, falls die Leistung wieder nachlässt. Dabei kann es sehr hilfreich sein, rückblickend zu analysieren, wie die Verbesserungen umgesetzt und welche Lösungen eingeführt wurden. Zu diesem Zeitpunkt ist es sehr wichtig, über eine korrekte Dokumentation und Versionskontrolle zum Verbesserungsprozess zu verfügen.

Wichtig: Sollten Sie bereits von DMAIC gehört haben, kennen Sie vielleicht einen anderen ersten Schritt, nämlich die „Recognize“-Phase (erkennen). Dabei handelt es sich nur um einen kleinen semantischen Unterschied – beide Phasen sind im Wesentlichen identisch.

PDCA, DMAIC und MDADV: Wie unterscheiden sie sich?

DMAIC und DMADV sind Methodologien von Six Sigma, einem datengestützten Ansatz für die Prozessoptimierung.

DMADV steht für „Define (definieren), Measure (messen), Analyze (analysieren), Design (entwerfen) und Verify (verifizieren)“. MIT DMAIC werden vorhandene Prozesse verbessert, mit DMADV dagegen neue entwickelt.

PDCA, das für „Plan (planen), Do (umsetzen), Check (prüfen), Act (handeln)“ steht, ist ein breiter ausgerichteter Verwaltungsansatz, der sich auf die fortlaufende Optimierung konzentriert.

Welche Vor- und Nachteile hat der DMAIC-Prozess?

In der Industrie hat die Einführung von Six Sigma und DMAIC dazu beigetragen, eine schlanke Fertigung voranzutreiben, bei der Abfälle, Defekte und die Überproduktion eliminiert werden sollen.

Wie die Fertigungsunternehmen feststellten, sank mit zunehmender Anzahl an Standardabweichungen zwischen den durchschnittlichen und akzeptablen Qualitätsgrenzwerten die Wahrscheinlichkeit, dass diese Grenzen überschritten wurden. Somit wurde Six Sigma – die sechs Standardabweichungen – zum Goldstandard bei der Definition von Produktionsgrenzen. Wie? Durch die Reduzierung der Anzahl an Defekten und die Prozessoptimierung.

Dieser statistische Ansatz für die Bestimmung und Behebung von Problemursachen spielte eine entscheidende Rolle für die Verbesserungen in der Fertigung in den 1990er- und 2000er-Jahren. Andere Methoden wie Kaizen trugen ebenfalls dazu bei.

Vorteile von DMAIC

Der Hauptvorteil von DMAIC besteht darin, dass es einen unglaublich rigorosen Ansatz darstellt – ob für die Fertigung oder für andere Bereiche. Experimente mit neuen Prozessen zur Problemlösung führen häufig dazu, dass Sie keine eindeutigen Antworten darauf erhalten, was sich genau geändert hat. Mit DMAIC können Sie besser Fortschritte anhand von Daten bewerten und messen.

Durch das standardisierte, aus fünf Schritten bestehende Framework von DMAIC bleibt jeder bei jedem Schritt umfassend informiert. Indem Sie eine Dokumentation erstellen, in der alle Entscheidungen und der erzielte Fortschritt zusammengefasst werden, können Sie nahtlos von einem Schritt zum nächsten übergehen. Und wenn Sie einen definierten Prozess haben, können Sie Ihre Teams besser darin anleiten, was ihre Ziele sind.

Befürworter des DMAIC-Verfahrens schätzen die Tatsache, dass es iterativ und fortlaufend ist. Für die Kontrollphase von DMAIC ist es notwendig, dass die Prozessverantwortlichen die Auswirkungen der Optimierung beobachten. Wenn ein Plan für die Datenüberwachung vorliegt, bilden die Prozessdaten ganz natürlich die Ausgangsdaten für die neue Messphase. Die DMAIC-Methode kann kontinuierlich Probleme oder Auswirkungen auf Geschäftsprozesse identifizieren und bietet eine Möglichkeit, diese Probleme zu beheben.

Nachteile von DMAIC

Die strukturierten, gründlichen Aspekte von DMAIC machen einen Teil des Reizes dieser Methode aus. Die Einhaltung des vorgegebenen Rahmens kann allerdings langwierig, zeitaufwendig und ressourcenintensiv sein. Für kleine Marketingteams, die mehrere Projekte betreuen, oder Start-ups, die schnell handeln müssen, um erfolgreich zu sein, ist DMAIC daher weniger geeignet.

Das gehört zum Problem, das DMAIC insgesamt mit sich bringt: Das Verfahren funktioniert nicht gut in Situationen, die Flexibilität oder Dynamik erfordern. Und das ist auch gar nicht das Ziel: DMAIC ist ein starres Verfahren, das keine schnellen Durchbrüche erzielen, sondern Prozesse inkrementell verbessern soll. Das kann dazu führen, dass Innovationen unterdrückt werden, weil sie nicht zum Schritt-für-Schritt-Ansatz passen.

Ein letzter Nachteil von DMAIC ist die Abhängigkeit von Daten. Damit das Verfahren erfolgreich ist, müssen zwingend Daten erfasst und analysiert werden. Werden unabsichtlich Daten von geringer Qualität erfasst, kann es zu falschen Schlussfolgerungen und ineffektiven Lösungen kommen. Und kein Unternehmen dieser Welt möchte Zeit, Geld und viel Arbeit für eine Lösung investieren, die auf falschen oder unzureichenden Daten basiert.

Wann sollte ich DMAIC einsetzen?

DMAIC erfordert ein informiertes Team und ausreichendes Verständnis des Prozesses. Als Manager sollten Sie sich die Fragen stellen: „Welcher Prozess oder welches Team profitiert am meisten von DMAIC?“

Denken Sie daran, dass DMAIC nicht unbedingt das beste Verfahren für Ihr Problem, Ihre Branche und Ihre Unternehmenskultur sein muss. Bei leicht identifizierbaren Prozessproblemen, deren Lösung unkompliziert ist und auf überzeugenden Daten basiert, ist das komplette DMAIC-Verfahren vielleicht gar nicht notwendig.

Wenn das Prozessproblem etwas komplexer oder risikoreicher ist, z. B. wenn Sie sich eine Leistungsminderung nicht leisten können, kann DMAIC eine geeignete Taktik sein. Selbst wenn das benötigte Budget größer ist als unbedingt vorgesehen, wird der Prozess bei richtiger Implementierung Ergebnisse liefern.

So unterstützen Sie das DMAIC-Verfahren

Die erstmalige Durchführung eines DMAIC-Projekts kann einschüchternd sein, vor allem, wenn in Ihrem Unternehmen größere Probleme bestehen. Wie gelingt Ihnen die erfolgreiche Umsetzung? Mit Zusammenarbeit und einer klaren Kommunikation. Hier kommt Dropbox ins Spiel.

So unterstützt Dropbox die DMAIC-Methodik

Erstellen Sie zunächst ein Dropbox Paper-Dokument, in dem Sie Ihre Überlegungen und Ergebnisse als Team zentral festhalten. 

Definieren Sie das Problem, legen Sie fest, wie Sie es messen möchten, und fordern Sie alle Teammitglieder dazu auf, ihre Ergebnisse in diesem Dokument zu notieren, damit Sie sie gemeinsam analysieren können. Über dieses aktive, flexible Dokument können Sie zusammenarbeiten und Möglichkeiten finden, wie sich der problematische Prozess schrittweise optimieren lässt.

Sie können sogar das Projekt mit einem gemeinsamen Kontrollplan und einem Reaktionsplan abschließen, für den Fall, dass bei dem Prozess eines Tages wieder Probleme auftreten.

Mit Dropbox Paper können Sie das gesamte DMAIC-Projekt von Anfang bis Ende in einem kollaborativen Dokument festhalten. Außerdem können Sie dieses Dokument an alle weitergeben, die Einsicht benötigen – dank der Cloud ist es überall zugänglich.

Und das Beste: Dropbox unterstützt die Zusammenarbeit mit Ihrem Team, die mühelose Freigabe von Dateien und die Erledigung Ihrer Arbeit mit vielen weiteren Features. Sehen Sie sich unsere Abos an, um mehr darüber zu erfahren.