Aufgaben am Arbeitsplatz priorisieren und die Produktivität boosten

Wenn wir Dinge trotz knapper Fristen und hoher Arbeitsbelastung erledigen müssen, ist das Projektmanagement oft das Letzte, woran wir denken. Wenn Sie Ihre Arbeitsaufgaben jedoch nicht priorisieren, kann dies Ihre Effizienz beeinträchtigen – und sogar Ihr gesamtes Projekt zum Scheitern verurteilen.

Um dies zu vermeiden, müssen Sie ein System für das Zeitmanagement und die Aufgabenpriorisierung entwickeln. Eine solide Strategie zur Priorisierung Ihrer Arbeitsaufgaben kann Ihnen dabei helfen, konzentriert zu bleiben und ständige Ablenkungen auszublenden. 

Bevor wir uns einige praktische Möglichkeiten zur Priorisierung von Aufgaben ansehen, wollen wir uns zunächst einmal daran erinnern, warum dies so wichtig ist.

Warum ist es wichtig, Arbeitsaufgaben zu priorisieren?

In der hektischen Welt von heute kann die Versuchung manchmal groß sein, mehrere Elemente auf Ihrer Aufgabenliste gleichzeitig zu jonglieren. Das kann sich jedoch kompliziert gestalten – denn wo soll man überhaupt anfangen?

Wenn Sie Aufgaben nicht priorisieren, erscheint es Ihnen möglicherweise einfacher, zuerst die einfachen oder nicht dringenden Aufgaben zu erledigen. Doch tatsächlich kann das Erzielen schneller Erfolge zunächst den falschen Eindruck vermitteln, dass Sie Fortschritte gemacht haben. Sobald es dann jedoch an die wichtigen oder dringende Aufgaben geht, sind Sie erschöpft.

Es wird schwierig, den Überblick über Ihre Arbeitsbelastung zu behalten, wenn Sie zur falschen Zeit an den falschen Dingen arbeiten. Das Abhaken vieler kleiner Aufgaben mag zwar so wirken und sich so anfühlen, als seien Sie produktiv, tatsächlich könnte sich dies jedoch negativ auf Ihre Effizienz auswirken. Sie könnten sogar länger brauchen, um ein Projekt abzuschließen, wenn Sie Ihre Aufgaben nicht richtig priorisieren.

5 Tipps zur Priorisierung von Aufgaben bei der Arbeit

Niemand mag verpasste Deadlines. Aus diesem Grund ist die Priorisierung Ihrer Arbeitsaufgaben von entscheidender Bedeutung. Sie hilft Ihnen dabei, konzentriert zu bleiben, Ihre Zeit effizient einzuteilen und letztendlich Ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen.

Sehen wir uns fünf umsetzbare Methoden zur Aufgabenpriorisierung an.

1. Identifizieren, was wichtig ist – und was dringend ist

Wichtige Aufgaben sind solche, die auf Ihrer Aufgabenliste stehen müssen, weil sie die langfristigen Ziele oder die Strategie Ihres Projekts unterstützen, sind aber nicht zeitkritisch. Dabei kann es sich um täglich anfallende Aufgaben handeln oder um Aufgaben mit einer Deadline, die erst später auf der Projekt-Zeitachse liegt.

Dringende Aufgaben hingegen sind solche, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Sie können es sich nicht leisten, diese Aufgaben zu überspringen, da eine nicht sofortige Bearbeitung unmittelbare negative Folgen für das Projekt oder Ihr Team haben könnte.

Der erste Schritt zur Priorisierung Ihrer Aufgaben besteht darin, wichtige von dringenden Aufgaben zu unterscheiden. Sobald Sie wissen, an welchen Aufgaben Sie zuerst arbeiten sollten, können Sie mit der Implementierung der richtigen Tools und Methoden beginnen, um konzentriert zu bleiben.

2. Kein Multitasking

Wenn Sie Ihren Terminkalender mit zu vielen konkurrierenden Prioritäten und komplexen Aufgaben vollstopfen, ist das ein sicheres Rezept für ein Burnout. Konzentrieren Sie sich jeweils auf eine Aufgabe, damit Sie dieser Ihre volle Aufmerksamkeit widmen können. Sie werden später froh sein, wenn Sie Ihre Arbeit überprüfen und weniger Änderungen vornehmen müssen.

Dies ist eine einfache und effektive Methode zur Effizienzsteigerung. Wenn bei der Arbeit konkurrierende Prioritäten im Vordergrund stehen, haben viele von uns das Bedürfnis, Hunderte von Tabs im Browser zu öffnen, um sicherzustellen, dass wir für alle Fälle alles zur Hand haben, was wir möglicherweise brauchen.

Ziehen Sie stattdessen in Erwägung, Ihre Projektdateien, Links, E-Mails und anderen Inhalte in Gruppen zu bündeln, auf die Sie bei Bedarf zurückgreifen können.

In Dropbox Dash nennen wir diese Gruppen „Stacks“. Sie nutzen KI, um Ihre Inhalte – aus all Ihren Apps und Ihrem Browser – an einem Ort gebündelt abzulegen. Stacks nutzen dann KI, um Ihre Inhalte zu organisieren, sodass Sie sich mehr auf das „Was“ und „Wie“ bei der Erledigung Ihrer wichtigen Aufgaben konzentrieren können und weniger auf das „Wo“.

3. Einen Zeitplan erstellen und einhalten

Ein klarer Zeitplan kann Ihnen dabei helfen, Ihre Zeit effektiv zu planen, zu verwalten und einzuteilen. Er dient als Fahrplan und gibt an, welche Aufgaben bis zum Ende des Tages, der Woche oder des Monats erledigt werden müssen. 

Ein KI-gestütztes zentralisiertes Tool wie Dropbox Dash kann Ihnen dabei helfen, Ihren Arbeitstag auf einer zentralen Seite zu verwalten. An welchen Meetings müssen Sie teilnehmen, welche Dateien benötigen Sie und welches Projekt hat Priorität? All das erfahren Sie auf einem einzigen Tab.

Durch die Nutzung leistungsstarker KI entfällt das mühsame manuelle Durchsuchen mehrerer Kalender, Aufgabenlisten und Erinnerungen zur Festlegung Ihres Zeitplans. Alles ist nahtlos in eine zentrale Plattform integriert, die personalisierte Empfehlungen passend zu Ihrem Workflow bietet.

4. Ein Team-weites Priorisierungssystem einrichten

Wir arbeiten nicht isoliert voneinander. Wenn in Ihrem Team Zusammenarbeit großgeschrieben wird, können Sie durch die Einführung eines klaren Priorisierungssystems Probleme aufgrund von Missverständnissen hinsichtlich Terminen, Arbeitsumfang und zugewiesenen Aufgaben vermeiden.

Wenn Sie die Projektarbeit als Team priorisieren, können Sie die Aufgaben unter den Teammitgliedern aufteilen, je nachdem, wer über die entsprechende Zeit, den Kontext und die Erfahrung verfügt. Auf diese Weise können Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die dringenden und wichtigen Aufgaben richten, die sofortiger Erledigung bedürfen.

5. Ablenkungen verwalten

Manchmal scheint es, als bestünde die Lösung zum Auffinden einer einfachen Datei oder Information darin, auf Ihrem Desktop oder Browser hin und her zu springen und Ihre vielen Apps, Tabs und Tools zu durchsuchen. Wenn Sie jedoch so viele Dinge gleichzeitig geöffnet haben, kann es leicht passieren, dass Sie Ihre eigentliche Aufgabe aus den Augen verlieren. Vielleicht sind Sie versucht, schnell diese kurze spontane Anfrage eines Kollegen zu beantworten oder Ihre privaten E-Mails abzurufen.

Anstatt zwischen Apps hin- und herzuschalten und in die Falle der Verzögerungen zu tappen, sparen Sie Zeit und vermeiden Ablenkungen mit einem universellen Suchtool, mit dem Sie alles von einer einzigen Suchleiste aus finden können.

Sparen Sie nicht nur Zeit, sondern nutzen Sie sie sinnvoll

Dropbox interagiert mit den Tools, die Sie täglich nutzen, damit Sie sich weniger auf Routinearbeiten und mehr auf die großen Ideen konzentrieren können.

Minimieren Sie die Zeit, die Sie mit langweiligen Verwaltungsaufgaben und alltäglichen Aktivitäten verbringen – und konzentrieren Sie Ihre Energie und Kreativität auf das Wesentliche, damit Sie intelligenter und nicht härter arbeiten.