Personalkommunikation bezeichnet den Informationsaustausch zwischen der Personalabteilung und neuen Mitarbeitern, Bewerbern sowie anderen Beteiligten. Erfolgt dieser Austausch reibungslos, sind alle Beteiligten auf dem gleichen Stand.
Personalkommunikation umfasst eine Fülle von Informationen aus einer Vielzahl unterschiedlicher Quellen. Insbesondere wenn es um unternehmensweite Richtlinien und Aktualisierungen geht, kann es daher schnell unübersichtlich werden.
Aus diesem Grund benötigen Sie eine klare, effektive und umsetzbare Strategie für die Personalkommunikation. Diese stellt sicher, dass wichtige Mitteilungen der Personalabteilung die Belegschaft zeitnah und effizient erreichen.
Sehen wir uns an, warum Ihre Personalabteilung eine Kommunikationsstrategie benötigt und wie Sie einen entsprechenden Workflow einrichten.
Vorteile einer Strategie für die Personalkommunikation
Eine effektive Strategie für die Personalkommunikation kann das Mitarbeiterengagement verbessern und Vertrauen aufbauen. Unternehmen profitieren von zahlreichen Vorteilen, darunter:
Verbindung
Effektive Kommunikation zwischen der Personalabteilung und anderen Abteilungen bzw. Mitarbeitern trägt wesentlich zu einer positiven Unternehmenskultur bei. Sie sorgt dafür, dass sich alle Beteiligten eingebunden fühlen und auf dem Laufen bleiben, was Richtlinien, Initiativen und Ziele des Unternehmens angeht.
Gute Kommunikation der Personalabteilung sorgt dafür, dass alle an einem Strang ziehen und auf die gleichen Ziele hinarbeiten.
Vertrauen
Klare Kommunikation bedeutet Authentizität und trägt zum Aufbau einer echten Verbindung zwischen Personalabteilung und Mitarbeitern bei. Kollegen erfahren Wertschätzung als Beschäftigte des Unternehmens, wenn Sie sie auf dem Laufenden halten und in der internen Kommunikation Empathie zeigen.
Die Etablierung transparenter, wechselseitiger und vertrauensvoller Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und der Personalabteilung kann das Zugehörigkeitsgefühl stärken, was wiederum die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeiter begünstigt.
Konsistenz
Mithilfe einer Strategie sorgen Sie für einheitliche und konsistente Kommunikation. Der Wiedererkennungswert sichert das Vertrauen der Mitarbeiter. Vom Onboarding neuer Mitarbeiter bis zum Offboarding von jenen, die das Unternehmen verlassen – auf Kontinuität kommt es an.
Ein Zeitplan für die zeitnahe und angemessene Kommunikation von internen Ankündigungen und News zum Unternehmen verhindert Missverständnisse und Frust.
Verbesserung
Eine effektive Kommunikationsstrategie, die den Mitarbeitern Veränderungen im Unternehmen und Fortschritte vermittelt, verringert das Risiko interner Konflikte zwischen Teammitgliedern oder Abteilungen.
Sie können dies auch als Gelegenheit nutzen, Feedback von Kollegen einzuholen, was Sie besser machen können und wie Sie für eine bessere Mitarbeitererfahrung sorgen können.
So entwickeln Sie eine Strategie für die Personalkommunikation
Berücksichtigen Sie bei der Entwicklung einer effektiven Strategie für die Personalkommunikation folgende Schritte:
Wichtige Punkte
Mitarbeiter der Personalabteilung müssen vor der Entwicklung einer Kommunikationsstrategie eine Reihe von Faktoren berücksichtigen, darunter:
- Die im Unternehmen verwendeten Arten der Kommunikation
- Bottom-up-Kommunikation: Informationsfluss von den Mitarbeitern nach oben zur Geschäftsleitung und zur Personalabteilung
- Top-down-Kommunikation: Informationsfluss von der Personalabteilung und der Geschäftsleitung nach unten zu den Mitarbeitern
- Horizontale Kommunikation: freier Informationsfluss zwischen Abteilungen zum Abbau von Barrikaden zwischen Teams.
- Die unterschiedlichen, im Unternehmen für diese Kommunikation genutzten Kanäle
- Intranet des Unternehmens
- Tools für die Mitarbeiterkommunikation wie Slack oder Zoom
- Apps oder Plattformen für die Bearbeitung und den Versand von Mitarbeiterunterlagen, z. B. Dropbox Sign oder DocSend
- Unternehmensweite Mitarbeiterversammlungen oder Town-Hall-Meetings
1. Ziele festlegen
Berücksichtigen Sie den Zweck und die Ziele Ihrer Kommunikation. Möchten Sie Folgendes:
- Die Leistung steigern?
- Abläufe für Mitarbeiter vereinfachen oder praktischer gestalten?
- Die Aufmerksamkeit auf einen bestimmten Punkt lenken?
- Zu einer Handlung auffordern?
- Feedback von Mitarbeitern einholen oder Ideen ausarbeiten?
- Inspirieren oder motivieren?
Holen Sie Feedback von den Mitarbeitern ein, wenn Sie Ideen benötigen. Diese können Ihnen mitteilen, was ihnen an der derzeitigen Strategie für die interne Kommunikation gefällt und was nicht. Selbstverständlich können Sie auch über Analysefeatures wie „Senden und nachverfolgen“ von Dropbox Insights zu den Mitteilungen und Materialien erhalten, mit denen sich Mitarbeiter am häufigsten beschäftigen.
2. Workflow abstimmen
Jede Kommunikationsstrategie erfordert einen Handlungsplan. Beachten Sie diesbezüglich Folgendes:
- Wer ist für die Ausarbeitung und Verbreitung zuständig?
- Wie sieht die Zielgruppe aus und über welche Kanäle bzw. Plattformen wird diese angesprochen?
- Wann sollten Mitteilungen zugestellt werden, damit diese maximale Wirkung erzielen?
- Mit welchen Folgemaßnahmen lässt sich die Weiterentwicklung der Strategie sicherstellen und gewährleisten, dass Feedback oder Antworten der Mitarbeiter schnell berücksichtigt werden?
Dropbox ist der übersichtliche, zentrale Ort für das Management von Personal-Workflows. Von Projektplänen bis hin zur Freigabe von Onboarding-Materialien – Dropbox bietet umfassende Tools und Features zur Optimierung der Personalkommunikation.
3. Inhalte vorbereiten und Zeitplan ausarbeiten
Erwägen Sie, Vorlagen für wiederverwendbare Inhaltsbausteine zu erstellen (Anschreiben im Zusammenhang mit Stellenangeboten, Onboarding-Plänen oder Richtlinienaktualisierungen). Diese vereinfachen und beschleunigen die einheitliche Kommunikation. Hierbei sollte jeweils eine Zielgruppe und ein Veröffentlichungszeitplan festgelegt werden.
Sie können auch die Engagement-Analysen von „Senden und nachfolgen“ nutzen, um Mitteilungen zu versenden, wenn die Mitarbeiter auf der gewählten Plattform bzw. im gewählten Kanal am aktivsten sind.
4. Evaluieren und verbessern
Messen Sie die Effektivität Ihrer Strategie und nehmen Sie gegebenenfalls Korrekturen vor.
Geeignet hierfür ist die Durchführung eines Audits oder die Auswertung von Kennzahlen wie Öffnungsrate von Dokumenten, Klicks und Mitarbeiterfeedback. Werten Sie mehrere Kennzahlen aus. So erhalten Sie ein umfassendes Bild davon, wie Ihre Strategie von der Zielgruppe aufgenommen wird.
Vernetzen, zusammenarbeiten, kommunizieren – alles an einem Ort
Mangelhafte Kommunikation zwischen Personalabteilung und Mitarbeitern gefährdet den Unternehmenserfolg. Die Entwicklung und Pflege eines Kommunikationsplans für die Personalabteilung tragen wesentlich dazu bei, das Vertrauen der Mitarbeiter zu stärken und ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem alle Beteiligten berücksichtigt werden.
Mit Dropbox erhalten Mitarbeiter der Personalabteilung Tools für die Entwicklung und Umsetzung einer effektiven Kommunikationsstrategie – von der Zusammenarbeit mit Kollegen an neuen Ideen bis hin zu einem zentralen Speicherort für Inhalte.
