Falls Sie schon einmal versucht haben, eine große Datei wie ein hochauflösendes Video, eine Photoshop-Datei mit Ebenen oder eine große Präsentation über Gmail zu versenden, dann haben Sie vermutlich die Größenbeschränkung von 25 MB bemerkt. Müssen Kundentermine eingehalten oder dringend finale Ergebnisse geliefert werden, ist diese Begrenzung nicht nur unpraktisch – sie behindert den Workflow.
Doch was können Sie tun? Sie können Dateien komprimieren (und dabei die Qualität opfern), Assets auf mehrere E-Mails verteilen oder sich mit fehlerhaften Links und E-Mail-Bounces herumschlagen. All das wirkt wenig professionell und kostet Zeit.
Zum Glück gibt es einen einfacheren Weg, die lästigen Dateigrößenbeschränkungen von Gmail zu umgehen. Mit Dropbox haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Dateien direkt im Cloud-Speicher freigeben, wenn diese gemeinsam bearbeitet werden
- Eine nicht komprimierte Kopie einer Datei mit Dropbox Transfer versenden
In diesem Leitfaden erfahren Sie außerdem, wie Sie die automatische Google Drive-Eingabeaufforderung in Gmail für den Versand großer Dateien nutzen, wenn Komprimierung kein Problem für Sie bedeutet.
Alle Varianten umgehen die Größenbeschränkung, sind stressfrei und bieten Ihnen volle Kontrolle. Sie möchten große Dateien in Gmail richtig versenden? Im Folgenden erfahren Sie, wie einfach das wirklich ist.
Warum wird meine Datei in Gmail nicht als Anhang hinzugefügt?
Wir alle kennen das: Man versucht, in Gmail eine Datei anzuhängen, und nichts passiert. Oder noch schlimmer, die versendete E-Mail kann nicht zugestellt werden. Woran kann es liegen, wenn eine große Datei in Gmail nicht angefügt oder gesendet werden kann?
Die üblichen Verdächtigen:
- Datei zu groß: Anhänge sind bei Gmail auf nur 25 MB beschränkt. Das war 2005 toll, ist bei der Arbeit mit Videos, Bildern, Designdateien und anderen großen Assets jedoch nicht wirklich viel. Sobald das Limit erreicht ist, kommen Sie nicht weiter.
- Internetverbindung zu schlecht: Eine instabile Verbindung kann den Upload verhindern, insbesondere bei größeren Dateien. Bei schlechter WLAN-Verbindung oder wenn Sie etwas zu weit vom Router entfernt sind, können Uploads leicht fehlschlagen.
- Dateityp unzulässig: Gmail blockiert bestimmte Dateitypen (wie EXE, BAT und ZIP) aus Sicherheitsgründen – auch wenn die Dateien selbst völlig harmlos sind. Das ist ärgerlich, wenn man mit diesen Dateitypen arbeitet und einfach nicht weiterkommt.
- Mailbox-Speicherkontingent ausgeschöpft: Anhänge können mitunter nicht versendet werden, wenn das Speicherplatzlimit Ihres Google-Kontos fast erreicht ist. Das ist insbesondere für Freiberufler und Einzelunternehmer ein Problem, die auf die Basisversion von Gmail angewiesen sind.
- Gmail-Version veraltet: Browsererweiterungen oder ältere Gmail-Versionen können Funktionsstörungen verursachen. Dies ist häufig bei Mobilgeräte- und Tablet-Nutzern der Fall, die ihre Geräte nur gelegentlich für E-Mails verwenden.
Probleme beim Anhängen einer Datei an eine E-Mail kommen nicht nur bei Ihnen vor. Es gibt einfachere Methoden, mit denen sich große Dateien problemlos versenden lassen. Sehen wir uns einige davon näher an.
Drei Möglichkeiten für den Versand großer Dateien über Gmail
Wenn Sie regelmäßig mit großen Dateien arbeiten, wird die Größenbeschränkung für Anhänge bei Gmail schnell zum Problem für Ihren Workflow. Es gibt jedoch clevere Lösungen, mit denen Sie Ihre Dateien dennoch senden können. Sehen wir uns drei einfache Möglichkeiten an:
1. Gmail und Google Drive
Wenn Ihre Datei größer als 25 MB ist, schlägt Gmail die Verwendung eines Google Drive-Links vor. Das ist eine gute Option, jedoch keine perfekte. Im Folgenden finden Sie einige der Nachteile:
- Bei Drive werden Dateien mitunter komprimiert oder umgewandelt, was Probleme mit der Formatierung nach sich ziehen kann.
- Außerdem kann es vorkommen, dass Kunden Dateien unbeabsichtigt verändern oder umbenennen, was die Versionsverwaltung schwierig macht.
Bei Dropbox gibt es diese Nachteile nicht. Dateien bleiben genau so, wie Sie sie hochladen – ohne Komprimierung, Umwandlung und Probleme.
2. Dropbox mit nachverfolgbarem Link
Von mehr Kontrolle und Zuverlässigkeit ohne Unterbrechung Ihres Workflows profitieren Sie, indem Sie Dateien mithilfe eines Dropbox-Links versenden. So funktioniert das direkt vom Cloud-Speicher aus:
- Laden Sie eine Datei hoch, klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf Ihren Cloud-Speicher und wählen Sie „Link kopieren“ aus.
- Fügen Sie diesen Link in Ihre Gmail-Nachricht ein – ganz ohne Komprimierung oder Aufteilung.
Mit dieser Methode erhalten Kunden direkten, professionellen Zugriff auf die Datei. So wie es sein sollte. Sie geben eine Live-Datei frei und können festlegen, wer sie bearbeiten, anzeigen und herunterladen darf.
Weitere Vorteile sind Features wie Passwortschutz, Dateiablaufdaten und die Anzeigeverfolgung. Mit diesen profitieren Sie von voller Kontrolle und Transparenz. So lassen sich Projekte perfekt managen und Fortschritte im Blick behalten.
Geteilte Links eignen sich perfekt für die Zusammenarbeit. Für den Versand finaler Dateien, bei denen keine weitere Bearbeitung erfolgt, ist Transfer jedoch womöglich die geeignetere Lösung.
3. Dropbox Transfer für große Dateien
Versenden Sie Endprodukte in Form von großen, nicht bearbeitbaren Dateien mit Transfer. Das ist einfach, praktisch und nicht zuletzt auch absolut sicher. So geht‘s mit wenigen Klicks:
- Wechseln Sie einfach zu dropbox.com/transfer.
- Laden Sie das Dokument hoch und senden Sie es an den Empfänger.
Diese Methode eignet sich bestens für den Versand von Videos, Bildern oder Designdateien mit bis zu 100 GB. Probleme mit der Dateigröße und Bearbeitungen durch den Empfänger gehören so der Vergangenheit an. Sie profitieren von einer reibungslosen und zuverlässigen Zustellung sowie von kurzen Upload- und Downloadzeiten.
Zudem können Sie bei Transfer ganz einfach ein individuelles Branding hinzuzufügen, ein Passwort festlegen und im Blick behalten, wann ein Kunde die Datei öffnet oder herunterlädt. Brauchen Sie noch mehr Speicherplatz? Kein Problem, mit dem Dropbox Replay-Add-on können Sie Dateien mit zu 250 GB versenden.
Dies ist die für Fotografen, Bearbeiter, Designer und alle, die professionelle Dateien an Kunden senden, am besten geeignete Methode. Ob Sie unter Zeitdruck arbeiten oder einfach Ihren Workflow nicht unterbrechen möchten: Transfer macht den Versand großer Dateien einfach.
Tipps für den erfolgreichen Versand großer Dateien über Gmail
Selbst wenn Sie die besten Tools nutzen, sollten Sie einige Punkte beachten. Ob Sie eine große Datei an einen Kunden senden oder gemeinsam bearbeiten möchten, mit den folgenden Tipps gestalten Sie die Dateifreigabe reibungsloser und professioneller:
- Versionsnummern oder Datumsangaben zu Dateinamen hinzufügen: Die eindeutige Benennung von Dateien verhindert Verwechslungen bei Ihnen oder Ihren Kunden.
- Ordner statt Dateien freigeben: Bei Dropbox lassen sich zusammengehörige Dateien (z. B. Belege) übersichtlich in einem Ordner zusammenführen.
- Benachrichtigungen oder Aufrufverfolgung aktivieren: Mit Tools wie Dropbox lassen sich Aufrufe und Downloads im Blick behalten, sodass Sie nie wieder fragen müssen, ob jemand Ihre Mitteilung im Posteingang übersehen hat.
Diese einfachen Tricks sparen Ihnen Zeit und Aufwand. Außerdem überzeugen Sie durch Organisationstalent, da Sie nicht mehr nach Dateien suchen und sich auch nicht über die Einschränkungen von Gmail ärgern müssen.
Häufig gestellte Fragen
Bei Gmail lassen sich Dateien mit einer Größe von bis zu 25 MB anhängen. Ist eine Datei größer, fordert Gmail Sie auf, Google Drive zu verwenden. Das ist zwar hilfreich, geht jedoch unter Umständen mit der Komprimierung von Dateien einher und bietet weniger Kontrolle darüber, wie der Dateizugriff erfolgt.
Ordner können bei Gmail nicht direkt als Anhang verwendet werden. Sie können jedoch den Cloud-Speicher in Ihrem Dropbox-Konto verwenden und einen Link zum Ordner freigeben. Laden Sie hierzu den Ordner hoch, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Link kopieren“ aus, um einen Freigabelink zu erstellen, den Sie einfach in die E-Mail einfügen können. Das Hochladen von Ordnern ist oft schneller und einfacher, wenn mehrere zusammengehörige Dateien freigegeben werden sollen.
Nicht direkt. Doch wenn Gmail große Dateien über Google Drive umleitet, werden Bilder oder Videos unter Umständen verkleinert, um die Dateigröße zu reduzieren. Das beeinträchtigt die Qualität. Mit Tools wie Dropbox lassen sich Dateien ohne Qualitätsverlust freigeben.
Sie können große Dateien mit Dropbox freigeben – ohne die bei Gmail, Outlook oder anderen E-Mail-Clients üblichen Größenbeschränkungen. Laden Sie große Dateien für den Versand per Gmail einfach in Dropbox hoch, erstellen Sie einen Link und senden Sie diesen anschließend in einer Gmail-Nachricht. So umgehen Sie die Größenbeschränkungen und profitieren vom Zugriff auf zusätzliche Features wie Passwörter, Gültigkeitsdauer, Dateiverfolgung und vieles mehr.
