Wo können Sie in Ihrem Unternehmen mit der Verwendung von elektronischen Signaturen beginnen?

Eine sichere E-Signatur-Plattform kann Ihnen helfen, neue Mitarbeiter einzugliedern, mehr Verkäufe abzuschließen und der Rechtsabteilung Zeit zu sparen. Und all das schneller, als Sie „Papierkram nervt!“ sagen können.

Wir finden, dass es Zeit ist, das „notwendig“ aus dem „notwendigen“ Übel des Papierkrams zu streichen. 2025 ist Paperkram einfach nur noch ein „Übel“. Zum Glück wird es immer einfacher, im Beruf auf Papierkram zu verzichten.

Im Folgenden finden Sie einige Anwendungsbeispiele, die Unternehmen den Einstieg in die Nutzung von E-Signaturen erleichtern. So lassen sich das Onboarding neuer Mitarbeiter effektiv durchführen und schnell neue Geschäftsabschlüsse erzielen – unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und Gewährleistung der Sicherheit.

E-Signaturen helfen bei der Skalierung des Onboardings

Aufsetzen, Drucken, Faxen, Scannen, Abheften, Beheben von Fehlern gelten in den meisten Abteilungen als notwendige Übel. Dies gilt besonders für die mit der Einstellung und dem Onboarding neuer Mitarbeiter befasste Personalabteilung.

Aber sollten wir im Zeitalter der digitalen Transformation, in dem Sie wortwörtlich digitale Arztbesuche wahrnehmen können, Papierkram nicht langsam aus der Personalabteilung verbannen?

Wir finden schon!

Die Vorteile von E-Signaturen beim Onboarding von Mitarbeitern

Eine Personalabteilung, die eine papierlose E-Signatur-Plattform in ihren Onboarding-Prozess für Mitarbeiter integriert, profitiert von zahlreichen Vorteilen.

Optimiertes Onboarding-Erlebnis für alle Beteiligten

Mit der Dropbox Sign-API können Personalabteilungen während der Registrierung von Bewerbern angegebene Daten erfassen und für folgende Zwecke verwenden:

• Automatisches Ausfüllen aller notwendigen Dokumente
• Erstellen personalisierter (und übersichtlicher) PDFs
• Versenden fertiger Dokument zur elektronischen Unterschrift durch die jeweilige Person direkt auf einem Desktop- oder Mobilgerät

Dies beseitigt nicht nur Redundanzen für das HR-Team, sondern behebt auch Reibungspunkte, die zur Abwanderung von Bewerbern führen können. Das ist entscheidend, wenn Ihr Unternehmen schnell viele Mitarbeiter einstellen muss.

Ein Drittanbieter bei technischen Problemen

Digitale Transformation ist kaum möglich, wenn Sie komplett neue Verwaltungsmitarbeiter einstellen müssen, nur um alle Tools einzurichten und zu verwalten. Das ist ein wesentlicher Grund, warum das Modell von Dropbox Sign in Personalabteilungen so beliebt ist. Die E-Signatur-Plattform Dropbox Sign verfügt über ein von Entwicklern geführtes Support-Team, das in weniger als einer Woche alles für Sie einrichten und alle technischen Aspekte verwalten kann.

Wie Instacart dank E-Signatur-Software schnell wuchs

Mit Dropbox Sign und Dropbox Forms konnte der On-Demand-Lebensmittel-Lieferdienst Instacart die Abschlussrate über die eigene Shopper-App für selbstständige Mitarbeiter um 270 % steigern und über 50 Stunden pro Woche bei Onboarding-Aufgaben einsparen.

Zu jedem Zeitpunkt schließt Instacart Verträge mit über zehntausend „Shoppern“ ab, die Lebensmittel auswählen, verpacken und an Kunden liefern.

Bei diesem Volumen war der papierbasierte Ablauf ein erheblicher Reibungspunkt. Die Mitarbeiter im Büro mussten den physischen Papierkram und das Onboarding jedes einzelnen Shoppers erledigen. Da sie auf 80 % der US-Haushalte skalieren wollten, war dieser zeitaufwändige Prozess ebenso schlecht für das interne Personal wie für die qualifizierten Mitarbeiter, die sie nur schwer einbinden und halten konnten.

Mithilfe unseres von Entwicklern geführten API-Supportteams hat Instacart rechtsverbindliche E-Signaturen für Shopper und die Erstellung und Verwaltung von HR-Dokumenten direkt in ihre App eingebettet. Sie haben nicht nur digitalisiert – sie sind vollständig mobil geworden, um ihre mobile Belegschaft ideal bedienen zu können. 

Jetzt können Shopper alle wichtigen Beschäftigungs- und Onboarding-Dokumente erhalten und rechtsverbindlich unterschreiben – direkt von ihren Handys aus.

Darüber hinaus kann das HR-Team von Instacart mit der Vorlagenfunktion von Dropbox Sign wichtige Onboarding-Vorlagen erstellen, formatieren und speichern, um sich wiederholende Nacharbeit zu vermeiden.

E-Signaturen erleichtern den Vertrieb

Es ist einleuchtend, warum der herkömmliche Prozess, wichtige Dokumente per E-Mail zu senden und den Empfänger zu bitten, sie auszudrucken, zu unterschreiben und zurückzusenden, nicht mehr zeitgemäß ist.

Ein digitalisierter Sende- und Unterzeichnungs-Workflow vereinfacht nicht nur den Vertrieb – er ermöglicht schnelleren Umsatz und senkt gleichzeitig die Gemeinkosten!

Die Vorteile von E-Signaturen für den Vertrieb

Wenn Ihre Vertriebsabteilung Ihrem Unternehmen Umsätze bereiten möchte, anstatt alles für manuelle, zeitraubende Prozesse auszugeben, werden Ihnen die folgenden Vorteile von E-Signaturen wirklich gefallen.

Schneller Umsätze erzielen

Mit durchdachten Business-Class-Features wie CC-Setzen, Vorlagen und Statusbenachrichtigungen warten Vertriebsteams nie wieder darauf, dass jemand den Stapel Papierkram auf dem Schreibtisch oder im Posteingang unterschreibt und zurücksendet, damit die Partnerschaft endlich beginnen kann.

Zwei Möglichkeiten für Einsparungen

Neben den großen Einsparungen bei den Betriebskosten, die mit einer E-Signatur-Plattform einhergehen, ermöglicht Dropbox Sign auch Einsparungen durch kostengünstige Jahres- und Monatspakete. Mit einer kostenlosen Testversion, transparenten Preisen und ohne versteckte Kosten können Vertriebsteams in Start-ups und Konzernen gleichermaßen das Abo finden, das ihrem Budget entspricht.

Für Teams, die die Leistungsfähigkeit und Anpassbarkeit unserer Dropbox Sign-API wünschen, ist unsere API-Preisgestaltung genauso einfach und Sie müssen sich nicht auf den Kundensupport verlassen, um loszulegen (auch wenn das tolle Leute sind).

Wie Vendini E-Signaturen einsetzte, um Verkäufe in Rekordzeit abzuschließen

Vendini musste den Vertriebsprozess beschleunigen, um sowohl für das Team als auch für die kurz angebundenen Kunden ein reibungsloses Erlebnis zu gewährleisten.

Ehrlich gesagt war die Lösung für die Verzögerungen im Vertrieb von Vendini ziemlich einfach – und wir sind sicher, dass das auch in Ihrer Vertriebsabteilung der Fall ist.

Überraschung: Es waren E-Signaturen!

Genauer gesagt eine intelligente E-Signatur-Plattform, die Ihren Workflow verbessert, ohne großen Geldaufwand für die Einrichtung oder Zeitaufwand für die Verwaltung.

Vendini nutzte die Google Drive-Integration von Dropbox Sign, um MSAs zu erstellen und zu formatieren, die dann an Kunden gesendet wurden, die die Dokumente mit nur wenigen Klicks signieren und zurücksenden können. Die Dokumente und Unterschriften blieben während des gesamten Prozesses sicher und wurden zum einfachen Abruf sowohl in Drive als auch im Dropbox Sign-Konto von Vendini gespeichert.

Dank dieser einen Integration war das Vertriebsteam von Vendini plötzlich in der Lage, Verträge blitzschnell zu senden. Manchmal wurden Geschäfte abgeschlossen, noch während der Vertriebsmitarbeiter mit dem Interessenten telefonierte!

Die Vertriebsmitarbeiter nutzten auch das „CC“-Feature von Dropbox Sign, um sicherzustellen, dass CFO, Manager und alle anderen, die beteiligt sein mussten, E-Mail-Benachrichtigungen zum Fortschritt wichtiger Verkaufsdokumente erhielten. Vendini fand sogar einen geeigneten Nutzen für die Dropbox Sign für Slack-Integration. Ihre Vertriebsmitarbeiter konnten in Echtzeit sehen, wann ein Dokument unterzeichnet wurde, und entsprechend feiern.

E-Signaturen beflügeln die Rechtsabteilung

Zwar muss Ihre Rechtsabteilung vermutlich nicht allzu bald einen Fall verhandeln, hat aber wohl einige administrative Schmerzpunkte, mit denen alle Rechtsorganisationen konfrontiert sind – Bedenken hinsichtlich Sicherheit und Rechtsverbindlichkeit, lästige Arbeitsabläufe und hohe Gemeinkosten.

Wie jede Rechtsabteilung von E-Signaturen profitieren kann

Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Rechtsabteilungen von der Einführung eines einfachen, effizienten E-Signatur-Dienstes profitieren können, ohne Einbußen bei wichtigen Sicherheitsvorkehrungen.

Genaue, sichere Dokumentation

Bei sensiblen Dokumenten und hochrangigen Kunden oder einflussreichen Führungskräften benötigen Rechtsabteilungen eine Lösung für E-Signaturen, die nicht nur genau, sondern auch äußerst sicher ist.

Aus diesem Grund bietet Dropbox Sign mehrschichtige Sicherheitsfunktionen wie SSL-Verschlüsselung während der Dateiübermittlung und eine sichere Serverinfrastruktur, die in einem hochmodernen, SSAE-16-zertifizierten Tier-III-Rechenzentrum mit ISO 27001-Zertifizierung gehostet wird.

Einfachere Technologie-Integration und Automatisierung

Dank unserer API, die fortlaufend von unserem internen Entwicklerteam aktualisiert und unterstützt wird, lässt sich Dropbox Sign problemlos in die meisten vorhandenen Workflows integrieren.

Egal, ob Sie Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive oder so gut wie jede andere führende Geschäftsanwendung verwenden – Sie können darauf wetten, dass Dropbox Sign problemlos damit funktioniert.

Erhöhte Effizienz und besserer Service

Das Papierproblem übt schon lange zu viel Kontrolle über die Geschwindigkeit und die Kosten juristisch relevanter Situationen aus. Anstatt Ausgaben durch Einbußen beim Service zu senken, können Rechtsabteilungen moderne Technologien wie E-Signaturen nutzen, um ihre Gemeinkosten zu drücken.

Die Unternehmensfeatures von Dropbox Sign helfen Ihnen bei der Digitalisierung Ihrer wichtigsten Rechtsdokumente, um einen Workflow zum Teilen und Unterschreiben zu schaffen, der schnell und sicher ist, ob bei 2 oder 20 Beteiligten.

Einfache Pflege von Audit-Trails

Sobald Sie eine Unterschrift anfordern, fügt Dropbox Sign eine Audit-Trail-Seite am Dokument selbst an. Der resultierende nicht editierbare Audit-Trail stellt sicher, dass Aktionen an Ihren Dokumenten sorgfältig verfolgt und mit Zeitstempeln versehen werden, um Zugriffe, Überprüfungen und Signaturen zu belegen.

Dropbox Sign: die beste E-Signatur-Lösung

G2 Crowd bewertete Dropbox Sign als E-Signatur-Lösung Nummer 1 für kleine Unternehmen. Wir belegten zudem den dritten Platz als insgesamt bestes Softwareprodukt für kleine Unternehmen. Nicht übel!

Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen sind, das nicht über die Mittel für eine Schar an papiergebundenen Buchhaltern verfügt, oder ein Konzern mit notorischem Zeitmangel – mit einer intelligenten E-Signatur-Plattform wie Dropbox Sign sparen Sie viel Zeit in der Rechtsabteilung, helfen Ihrem Vertriebsteam dabei, mehr Geschäfte abzuschließen, und arbeiten neue Mitarbeiter schneller in Ihr Team ein, als Sie „Papierkram nervt!“ sagen können. Wenn Sie mit digitalen oder Papierdokumenten arbeiten, sind Sie bei Dropbox Sign genau richtig.

Starten Sie noch heute mit Ihrer kostenlosen Testversion. Aber Vorsicht: Wenn Sie einmal auf die Sonnenseite kommen, werden Sie nie wieder zu haptischem Papierkram zurückkehren wollen.