Una mejora de categoría de seguridad viene con beneficios adicionales para Aquamarine Capital

Desafío: sistemas obsoletos de almacenamiento y uso compartido

Aquamarine es una asociación de inversión inspirada en las asociaciones originales de Buffett de 1950, dirigida por Guy Spier, que sigue una estrecha réplica de las reglas originales de la asociación de Buffett. Al administrar millones de dólares en activos, el fondo de inversión crece constantemente y confía en DocSend para administrar de forma segura sus comunicaciones con clientes potenciales y otras partes externas.

Antes de Dropbox y DocSend, David Jud, gerente de finanzas de Aquamarine, comentó que su organización utilizaba sistemas obsoletos para almacenar y compartir internamente archivos entre su equipo global.Además, el equipo buscaba una forma más segura de compartir y hacer un seguimiento externo de los informes técnicos con inversores, clientes potenciales y otras partes externas.

Como parte de un equipo acelerado y distribuido globalmente que administra un fondo de inversión, David colabora todo el tiempo con sus compañeros de equipo y se comunica con inversionistas, clientes potenciales y otras partes externas. Inicialmente, Aquamarine utilizaba software heredado para guardar y realizar copias de seguridad de los archivos. “Teníamos muchos problemas con nuestro sistema de almacenamiento de archivos heredado. No podíamos compartir archivos con personas ajenas a nuestra empresa ni ver documentos que se abrían en un explorador”, compartió David. Sin una plataforma segura para compartir documentos, agregó David, era "un problema para nosotros comunicarnos con personas fuera de nuestra organización". El equipo de Aquamarine necesitaba un sistema basado en la nube para sincronizar y almacenar sus archivos desde cualquier lugar.

Solución: una forma sencilla de sincronizar y compartir archivos con Dropbox

David recurrió a la solución de sincronización de archivos de Dropbox y a la plataforma de uso compartido seguro de documentos de DocSend para unificar el almacenamiento de contenido de su organización, así como para distribuir comunicaciones con clientes potenciales y otras partes externas de forma segura.

Cuando la organización empezó a usar Dropbox hace varios años, de inmediato sintieron los beneficios de un sistema especialmente diseñado que realizaba una copia de seguridad automática de todos sus documentos importantes y de la investigación de inversiones. “Un miembro de nuestro equipo en los Estados Unidos podría estar trabajando en la investigación de inversores y hacer que un miembro del equipo de Suiza hiciera comentarios al respecto simultáneamente”, compartió David. Dropbox se ha convertido en la plataforma de almacenamiento de archivos de referencia del equipo que facilita el trabajo conjunto desde cualquier lugar. "Estamos muy contentos con Dropbox", agrega David.

David puede cargar documentos en DocSend y crear vínculos protegidos para que personas ajenas a la organización accedan a documentos técnicos, informes y fichas de datos de la industria. Los archivos de DocSend están protegidos con una lista de excepciones de correo electrónico, fechas de vencimiento y protección con contraseña adicional, lo que limita el acceso a personas acreditadas. Estos documentos, alojados originalmente en Dropbox para la colaboración interna, se comparten de forma externa mediante DocSend. Antes de que un destinatario abra un documento, firma un acuerdo de confidencialidad en DocSend con un solo clic. En lugar de administrar múltiples documentos y vínculos, el acuerdo de confidencialidad de Aquamarine está integrado de forma personalizada en la experiencia de visualización de documentos dentro de DocSend. Toda esta protección no solo proporciona tranquilidad a Aquamarine, sino que también permite una experiencia de usuario sin fricciones.

Durante la pandemia de COVID-19, Guy Spier, socio gerente de Aquamarine, lanzó un pódcast llamado Educación de un inversor de valor. Inspirándose en el título de su libro del mismo nombre, Spier mantiene conversaciones con líderes de pensamiento influyentes, donde cubre de todo: estrategias de inversión, mindfulness, aprendizaje automático y más. El pódcast se ha convertido en la piedra angular de cómo la empresa crea conciencia y hace crecer su red. Aunque Spier y su equipo producían contenidos valiosos, era difícil hacer un seguimiento de la interacción individual de los usuarios entre los oyentes que accedían al material en un host de terceros.

Una forma innovadora en que David responde a este desafío es incluir transcripciones de podcasts en DocSend dentro de la descripción de cada episodio. "DocSend es muy conveniente. Cargamos nuestras transcripciones de pódcasts a vínculos únicos de DocSend y cada espectador ingresa con su correo electrónico antes de leer", compartió David. Los nuevos oyentes que interactúan con las transcripciones a menudo se convierten en miembros activos de la red de Aquamarine. Con DocSend, David puede realizar un seguimiento de estos usuarios potenciales y sus viajes a lo largo del tiempo, mientras enriquece la experiencia general del oyente al permitir el acceso al pódcast en un formato alternativo. "Puedo recibir notificaciones si ciertos episodios ganan terreno, y puedo ver quién interactúa con nuestro contenido", compartió David. DocSend hace que el proceso de selección de contenido sea intuitivo, lo que permite a cualquier persona de la empresa crear contenido controlado y realizar un seguimiento de la participación de los oyentes a lo largo del tiempo, independientemente de sus antecedentes técnicos de marketing.

La integración intuitiva de DocSendcon Salesforce y Virtual datos Rooms enriquece las conferencias de inversores

La integración de DocSend con Salesforce simplifica la forma en que David realiza un seguimiento de la interacción del usuario con el contenido. Al usar constantemente Salesforce, a David le complace que todas las interacciones de los espectadores con la investigación de inversores alojada en DocSend también se reflejen en la información a nivel de cuenta en Salesforce. "Me ahorra un montón de tiempo no tener que alternar entre dos softwares. Podemos ver en Salesforce cómo las personas interactúan con los documentos que enviamos”. Para David, Salesforce es su única fuente confiable. DocSend enriquece la información básica que obtiene de Salesforce, al proporcionar "datos más detallados sobre cómo los contactos interactúan con nuestro contenido", agrega David.

Guy Spier celebra una conferencia anual con colegas para compartir actualizaciones sobre su investigación de inversiones. Los asistentes presentan sus hallazgos y estas presentaciones son confidenciales, por lo que deben alojarse en un entorno virtual seguro.

David usa las salas de datos virtuales de DocSend para realizar presentaciones y materiales de conferencias que se comparten con los asistentes. "Es mucho más fácil para nosotros usar una sala de datos de DocSend para celebrar todas las presentaciones de la conferencia, en lugar de enviar veinte vínculos únicos a cada asistente", compartió David. Solo una lista aprobada de personas puede acceder a las presentaciones antes de la conferencia en una sala de datos de fácil acceso.

A través del poder combinado de Dropbox y DocSend, Aquamarine ofrece una forma optimizada de actualizar, administrar y compartir contenido, ya sea con un empleado internamente o con una persona externa.