Con el socio adecuado, escalar es fácil: BlackMatter Creative aumenta el ancho de banda con Dropbox Dash.

Aspectos generales

Si alguien entiende el valor de una buena colaboración, ese es BlackMatter Creative. “En lugar de trabajar con una lista de verificación de tareas, colaboramos contigo para determinar cuál es tu objetivo final y luego te acompañamos en un proceso para comprender lo que necesitas”, afirma Jessica Lytle, gestora de cuentas.

Este enfoque auténtico ha ayudado a BlackMatter a labrarse una reputación impresionante y a atraer a clientes globales de docenas de industrias. Sin embargo, como una pequeña empresa, tiene que aprovechar al máximo sus recursos internos. Confían en su kit de herramientas para ahorrar tiempo, mejorar la producción y facilitar la comunicación entre los miembros del equipo y los clientes.

“Somos una agencia pequeña. Colaboramos con clientes y creativos externos, ya sean escritores, redactores publicitarios, fotógrafos o videógrafos. Por eso, es muy importante garantizar que todos dispongan de las herramientas necesarias para iniciar un proyecto de manera eficiente”, afirma Paul Woodard, presidente y director creativo de BlackMatter Creative.

Desafío: una agencia pequeña con muchas piezas móviles

Antes de contar con esas herramientas, comenzar un nuevo proyecto solía implicar pasar por muchas dificultades.

"Uno de nuestros mayores desafíos fue organizar todo, desde los elementos y piezas que necesitábamos hasta los miembros del equipo que participarían en el proyecto".

Para los gestores de cuentas como Lytle, el siguiente gran obstáculo era el flujo del proyecto.

“El simple hecho de mantenerse al día con el trabajo puede ser un desafío”, afirma. “Tenemos tantos proyectos en marcha que queremos asegurarnos de que se cumplan todas las prioridades y plazos de nuestros clientes. Esto significa que debemos trabajar de la manera más eficiente posible”.

Además, BlackMatter necesitaba una forma confiable de interactuar con los clientes, brindarles soporte y gestionarlos desde cualquier lugar. La capacidad de trabajar a nivel nacional e internacional era especialmente importante para miembros del equipo como el diseñador senior Ben Gennetay.

“Trabajo en Francia y mis compañeros están en Oklahoma, por lo que necesitamos compartir todo constantemente. He trabajado en agencias creativas que antes no tenían software en la nube para el almacenamiento, y eso complica todo y añade molestias adicionales”.

Solución: dedicar menos tiempo a buscar y más tiempo a crear

BlackMatter se conectó con Dropbox, cuya plataforma basada en la nube ayudó inicialmente al equipo a almacenar y organizar los grandes recursos proporcionados por los clientes.

“Como agencia creativa, contamos con una enorme base de datos de ilustraciones, fuentes y proyectos de una amplia variedad de clientes, por lo que Dropbox nos ahorra mucho tiempo”, dice Woodard.

El equipo organiza los archivos por cliente en Dropbox, de modo que pueden profundizar en los archivos del proyecto para localizar cualquier cosa que alguien pueda necesitar para un proyecto determinado. “Dropbox hace que sea muy fácil pasar de un proyecto a otro, de un cliente a otro”, afirma Lytle.

A medida que BlackMatter ha crecido, también lo ha hecho su relación con Dropbox. Se convirtieron en miembros del programa Design Partner y adoptaron Dropbox Dash para que los miembros del equipo pudieran encontrar archivos, imágenes, videos y más en múltiples plataformas de trabajo. Con estas capacidades adicionales, el equipo de BlackMatter puede localizar materiales más rápidamente, organizar proyectos de manera más eficiente y comunicarse con mayor eficacia, todo lo cual le da al equipo lo que necesita para escalar de manera más inteligente y entregar trabajo en plazos ajustados.

Han ido un paso más allá, al crear contenido promocional más rápidamente con herramientas de análisis, resumen y redacción impulsadas por IA. Recientemente, Gennetay utilizó Dash para comenzar a crear diapositivas para redes sociales, introduciendo en el software parámetros sobre el número de diapositivas y los temas de cada una. Esto impulsó el proceso de pensamiento creativo, lo que le permitió ponerse a trabajar en su perfeccionamiento.

También están utilizando las características de Dash AI para resaltar detalles importantes a través de un chat personalizado. Durante una reunión, algunos clientes preguntaron a Woodard sobre detalles específicos del proyecto. Sabía que estaba en algún correo electrónico, pero normalmente le habría tomado mucho tiempo encontrarlo solo con la función de búsqueda. “Así que abrí Dash, escribí una palabra clave en la barra de búsqueda y me dio una respuesta precisa de inmediato. Me encanta poder usar Dash sobre la marcha en una reunión de negocios para dar a los clientes una respuesta excelente con los detalles que necesitan”.

Estos momentos son importantes, no solo para generar confianza en los clientes, sino también para mantenerse al día con las líneas de tiempo que cambian rápidamente.

“En nuestro negocio todo está sujeto a plazos, y cualquier segundo extra que podamos sacar del día nos ayuda”, afirma Lytle. “Disponer de una ubicación centralizada en la que pueda buscar entre todos nuestros archivos creativos y extraer lo que necesitamos es muy eficiente, y estamos muy emocionados por ampliarlo”.

Resultados: gestionar cargas de trabajo más grandes con menos esfuerzo

La carga de trabajo de BlackMatter sigue aumentando. El aumento del trabajo puede significar un aumento del estrés, pero el equipo no está preocupado.

“Dash nos brinda las herramientas que necesitamos para ser más eficientes y poder manejar algunas de las nuevas y mayores cargas de trabajo que surgen”, afirma Woodard.

Diseñadores como Gennetay no pueden imaginar un día sin el software. “Dropbox ha cambiado mi vida, honestamente. “Si no existiera Dropbox, no estaría trabajando para una agencia en Estados Unidos”.

Tal y como esperaba el equipo, uno de los mayores impactos ha sido en su capacidad de escalar. Antes de Dropbox, el equipo estaba ocupado trabajando en el funcionamiento diario del negocio. Ahora que no tienen que preocuparse por organizar, almacenar o compartir contenido, tienen libertad para estar presente con los clientes y mantener conversaciones que estimulan su mejor trabajo creativo.

También tienen más margen de maniobra para tareas como actualizaciones del sitio web y ajustes en los mensajes de los productos. A medida que el equipo sigue atrayendo a más clientes, iniciativas creativas y asociaciones, saben que Dropbox siempre estará ahí para brindarles apoyo.

“Pasar por este proceso con Dash y trabajar con el equipo de Dropbox nos ha hecho sentir realmente apreciados como cliente. “Ha sido una colaboración maravillosa”, dice Woodard.