Cómo Cully Automation consiguió controlar los contratos mediante Dropbox

Desafío

Cully Automation es una empresa de ingeniería irlandesa que ofrece todo, desde diseño e instalación, hasta automatización de procesos a gran escala. El equipo está especializado en la planificación, la construcción, la automatización y el mantenimiento de servicios de agua críticos en Irlanda.

Cully Automation confió en Dropbox para gestionar la colaboración entre los equipos de las oficinas y de las instalaciones durante varios años. Pero, cuando llegó el COVID-19, el equipo necesitaba una solución que pudiera ampliar esta colaboración en tiempo real a la firma de contratos. A pesar de que los empleados trabajaban a distancia, Cully Automation seguía dependiendo de correos electrónicos y cartas para enviar contratos y documentos para su firma; esto costaba dinero, hacía perder un valioso tiempo a los empleados y dificultaba la seguridad del proceso de firma.

La solución también debió tener en cuenta a los equipos que trabajan en el campo desde áreas de bajo ancho de banda, quienes debían realizar actualizaciones sin conexión que podrían sincronizarse más tarde, una vez restablecida esta.

Solución

Dado que cada visitante y empleado debía rellenar una encuesta de vuelta al trabajo y declarar de manera oficial que no tenía síntomas de COVID-19 antes de entrar en las instalaciones, el antiguo método de imprimir, firmar y recoger formularios en papel se convirtió rápidamente en un proceso lento y costoso. Esto, sumado a la necesidad de firmar y actualizar periódicamente importantes documentos de salud y seguridad, evaluaciones de riesgos e informes de lesiones, significaba que la empresa tenía que lidiar con un intenso camino de papeles y con retrasos administrativos innecesarios.

Al querer habilitar a los empleados, visitantes y contratistas a firmar documentos y declaraciones de forma remota, Cully Automation recurrió a Sign y a Dropbox. Esto permitió que la empresa creara, firmara y almacenara de forma segura documentación legalmente vinculante para cada uno de los diferentes sitios y oficinas que se ingresan en tiempo real. Además, la instalación fue rápida y simple, lo que significa que el equipo comenzó a beneficiarse de la nueva tecnología en cuestión de días.

Resultados

Tras los altos niveles de adopción —y el aumento de la velocidad y la precisión del proceso de declaración del COVID-19— los equipos de finanzas, RR. HH. y contratos de Cully Automation decidieron adoptar un flujo de trabajo similar. Ahora, todo, desde la facturación y el reclutamiento hasta la contratación, se gestiona a través de Dropbox y Sign.

Juntas, estas herramientas crean un espacio único y unido para que todos los departamentos de Cully Automation gestionen los documentos de forma eficaz. Desde el inicio del proyecto hasta su implementación, Dropbox y Sign garantizan que todos los documentos estén seguros en una ubicación fácilmente accesible, lo que permite una mejor colaboración y actualizaciones en tiempo real.