Cómo Darakwon aceleró la publicación, redujo costos y obtuvo el control

Aspectos generales

Darakwon publica materiales de aprendizaje de idiomas para estudiantes de todo el mundo. Con sede en Corea del Sur, colaboran con 86 socios/asociados en 27 países. Desde los primeros borradores hasta los archivos finales para impresión, el contenido se mueve constantemente, cruzando fronteras, equipos y zonas horarias.

Desafío: entrega lenta de archivos y gran sobrecarga de TI

Durante años, Darakwon compartió archivos a la antigua usanza: grabándolos en memorias USB, discos duros e incluso Blu-rays, y luego enviándolos al extranjero. Cada transferencia podía tardar alrededor de un mes, a veces dos. Y no siempre funcionaba: los dispositivos se dañaban, las descargas fallaban y los archivos desaparecían.

Darakwon almacenó archivos en servidores locales, pero el sistema era difícil de gestionar:

• El hardware necesitaba subir de categoría constantemente.
• Las averías eran habituales y a menudo ralentizaban el trabajo.
• Los costos de mantenimiento seguían acumulándose.
• Las copias de seguridad eran complicadas y no siempre parecían seguras.

Algunos equipos intentaron usar sus propias herramientas en la nube, pero eso solo generó nuevos problemas: datos dispersos, riesgos de seguridad y ninguna forma clara de gestionarlo todo. Darakwon necesitaba una plataforma que pudiera reunirlo todo.

Solución: un solo lugar para almacenar, enviar y gestionar archivos

Darakwon eligió Dropbox por su simplicidad, confiabilidad y soporte. En ese momento, lo que más destacaba era el soporte local en idioma coreano, un sólido desempeño global y un valor general superior al de otras plataformas.

Ahora, todo el contenido de Darakwon se encuentra en un solo lugar. Todo el equipo tiene fácil acceso a los archivos, pero los controles de permisos detallados garantizan que cada persona vea solo lo que necesita. El equipo utiliza Dropbox Transfer para enviar archivos de gran tamaño (como diseños de libros, archivos de audio y trabajos de diseño) a socios/asociados en Corea del Sur y en todo el mundo.

Para los proyectos de aprendizaje electrónico, ocasionalmente utilizan Dropbox Replay para dejar comentarios específicos de cada cuadro en archivos de video y audio, lo que facilita las ediciones cuando es necesario realizar una revisión remota.

También utilizan Dropbox Sign para gestionar contratos digitalmente, sin salir de Dropbox.

Resultados: entrega más rápida, menores costos, más confianza

Ahora, Darakwon comparte archivos en segundos, sin fallas ni demoras.

Gracias a un intercambio más rápido y menos cuellos de botella, los proyectos pasan ahora más rápidamente de la fase de borrador a la de entrega. “Desde que cambiamos nuestro sistema anterior, la eficiencia general del trabajo ha mejorado entre un 5 y un 10%”, añade Shin Kyung-chul, Gerente General de Darakwon.

Dropbox también ha ayudado a reducir los costos en todos los ámbitos:

• Los costos de envío bajaron de aproximadamente $30.000 en 2021 a alrededor de $15.000 en 2024, y la mayoría de los archivos ahora se envían digitalmente.
• El equipo dedica menos tiempo a imprimir, embalar y enviar materiales.
• Al dejar de utilizar un sistema local, ahorraron costos de hardware y alrededor de $7.500 al año en personal de TI.

La nueva configuración ha traído tranquilidad. “El control de versiones de Dropbox nos ha salvado la vida”, dice Shin. “Nos ha salvado más de una vez cuando se han perdido o dañado archivos”. La empresa también tiene más seguridad y control sobre la propiedad intelectual.

Por último, la consola de administración ayuda al equipo a incorporar y despedir personal rápidamente, mientras que los registros detallados de actividad muestran exactamente quién accedió, editó o eliminó un archivo. Las alertas del sistema, como las notificaciones de transferencias de archivos de gran tamaño, ayudan al equipo de TI a detectar actividades inusuales y responder rápidamente.

Con menos retrasos y flujos de trabajo más simples, Darakwon ha ampliado sus esfuerzos editoriales en el mundo más confianza y facilidad.