Aspectos generales

Durante más de 100 años, el Motion Picture & Television Fund (MPTF) ha brindado ayuda financiera, atención médica y acceso a vivienda a los trabajadores de la industria del entretenimiento. Ya sea que se trate de brindar apoyo a los actores entre proyectos, ayudar a los equipos detrás de escena a cubrir gastos o llevar a cabo su teletón anual, la misión de MPTF es clara: identificar una necesidad y atenderla.

Desafío: uso compartido de archivos caótico y poco confiable

Sin embargo, para que esa misión siga adelante, hay que trabajar con rapidez. El pequeño pero muy competente equipo de marketing de MPTF se encarga de todo, desde las campañas de recaudación de fondos hasta la recopilación de videos aportados por los colaboradores famosos. Desde grabaciones de eventos hasta gráficos para redes sociales, MPTF comparte archivos todo el tiempo, ya sea internamente, con los proveedores y con los colaboradores de alto perfil. La cuestión es que su antiguo sistema no era adecuado para su forma de trabajar. 

• Los vínculos a los archivos fallaban con mucha frecuencia, lo que dificultaba el acceso al contenido por parte de los socios.
• La recopilación de activos era caótica, ya que quienes hacían aportes utilizaban diferentes métodos para enviar archivos.
• Las aprobaciones eran muy lentas, lo que ralentizaba las campañas y la producción de eventos en vivo.

Cuando se trataba de su evento más importante de recaudación de fondos, la teletón anual, estos problemas eran aún más apremiantes. MPTF necesitaba una forma de recopilar, compartir y revisar rápidamente los activos provenientes de distintos colaboradores, desde editores hasta celebridades.

Solución: recopilación, envío y revisión de archivos sin contratiempos.

Para simplificar el uso compartido de archivos y trabajar de manera más eficiente, MPTF hizo la transición a Dropbox. “El equipo de Dropbox nos brindó un apoyo increíble y siempre estuvo muy dispuesto a atender nuestras necesidades”, comenta Clymer. “Nos presentaron diferentes soluciones, nos concedieron acceso anticipado a algunas características y se aseguraron de que tuviéramos todo lo que necesitábamos. Nos sentimos bien atendidos.”

Algunos empleados también se mostraron entusiasmados con el cambio a Dropbox, ya que habían disfrutado de su facilidad de uso en el pasado. LaRosa agrega: “Sabía lo fácil que era trabajar con Dropbox, porque cuando tienes todo online, puedes acceder a ello rápidamente y en cualquier momento, incluso si llevas más de dos años sin abrir ese archivo”.

MPTF estableció rápidamente un nuevo flujo de trabajo para recopilar activos. Ahora, los empleados simplemente comparten un vínculo público, lo que permite a los colaboradores cargar archivos directamente en las carpetas correctas, incluso si no tienen una cuenta de Dropbox.

Para LaRosa, ahora es más fácil colaborar en proyectos como el boletín de noticias de MPTF. Antes, gestionaba los comentarios sobre el boletín de noticias a través de documentos y correos electrónicos, donde las ediciones podían perderse fácilmente. Ahora, realiza un seguimiento de las ediciones y los comentarios directamente en Dropbox Paper, etiqueta a los editores para que aporten información y crea vínculos a los activos relevantes, todos los cuales se encuentran y se mantienen organizados en Dropbox.

El equipo de MPTF también utiliza Dropbox Replay para revisar las grabaciones.

Anteriormente, Clymer revisaba los videos online, escribía notas y códigos de tiempo en un documento y se los enviaba por correo electrónico al editor. Sin marcadores exactos, el editor tenía que hacer muchas conjeturas. Con Replay, Clymer puede simplemente hacer clic en un vínculo, ver el video y dejar comentarios sobre fotogramas específicos. “Es como estar juntos en un estudio de edición, incluso cuando trabajamos a distancia”, agrega Clymer.

Resultados: colaboración más sencilla y rápida

Dropbox no solo ayudó a MPTF a optimizar su flujo de trabajo, sino que también le permitió recuperar  tiempo para centrarse en su misión.

• Aprobaciones de contenido 20 % más rápidas
• Más activos aportados por celebridades, gracias a la facilidad de carga
• Producción de eventos más fluida, con acceso instantáneo a archivos clave

En la última teletón, una celebridad envió un video de último minuto, justo antes de salir al aire. Con Dropbox, el equipo lo descargó al instante y pudo integrarlo al programa sin ningún problema.

Y en cuanto al Instant Film Festival de MPTF, Dropbox permitió a los equipos colaborar sin perder el ritmo, manteniendo los activos organizados y los proyectos avanzando a la velocidad de la producción.

Para Clymer, lo más valioso es que Dropbox hace que todo sea más sencillo para todos, desde el equipo de MPTF hasta las celebridades y los socios que lo apoyan. “A las celebridades se les piden favores constantemente, así que hay que ponérselo lo más fácil posible para que digan que sí. Con Dropbox, simplemente decimos: ‘Graba esto con tu teléfono, haz clic en este enlace y cárgalo’. Eso es todo”, agrega Clymer.

Según Clymer, la mayor ventaja es la facilidad con la que la empresa y los colaboradores envían y reciben activos mediante el uso de vínculos. “Entiendo perfectamente a las personas que simplemente quieren abrir un archivo sin tener que completar un sinfín de pasos. Dirían algo así como: ‘No entiendo. Solo quiero echarle un vistazo. ¿Por qué no puede ser fácil?’ Con Dropbox, finalmente lo es”, afirma ella.