Aspectos generales

En una agencia en expansión, el mayor obstáculo no siempre es el trabajo en sí. Son esos momentos intermedios: el enlace enviado al chat equivocado, la presentación que nadie encuentra y la pregunta que ya se ha respondido cinco veces esta semana. Cuando todo se mueve rápido, esos pequeños retrasos se acumulan y te frenan silenciosamente.

Ese es el mundo en el que se desenvuelven Kaitlyn Miner, responsable del Departamento de Personas y Cultura, y Kim Siercks, Analista de Mejora de Procesos, en Pathfinders Advertising. Esta agencia, con una plantilla de 50 personas, se especializa en estrategia de marca, creatividad, medios de comunicación y ejecución digital para clientes regionales y nacionales.

Miner dirige el departamento de Personas y Cultura de la agencia, donde la claridad y la coherencia influyen directamente en la experiencia de los empleados a medida que la empresa crece. Siercks se encarga de la parte operativa, interviniendo para identificar cuellos de botella y ayudar a reactivar el trabajo cuando los proyectos se estancan.

Entre los dos, tenían una visión clara de en qué aspectos funcionaba la agencia (y en cuáles no).

Desafío: crecer rápidamente y perder de vista lo que importa

Desde la incorporación de nuevos empleados hasta la entrega al cliente, el problema era el mismo. Los equipos dedicaban demasiado tiempo a buscar información.

Miner escuchó estos comentarios de primera mano. “Me hacían preguntas constantemente. Y eran siempre las mismas preguntas por parte de varios empleados".

Pathfinders llevaba años utilizando Dropbox para mantener sus archivos organizados y accesibles. Desde recursos creativos hasta paquetes de bienvenida, todo tenía su lugar. Pero a medida que la agencia crecía, Dropbox dejó de ser el único lugar donde se almacenaba el trabajo. Las conversaciones se desarrollaban en Teams. Los comentarios se intercambiaban por correo electrónico. Las notas se adjuntaban a las presentaciones. Y nadie podía encontrar lo que necesitaba cuando lo necesitaba.

No faltaba información. Es que estaba fragmentada.

Solución: un único lugar para buscar y comprender rápidamente

Los directivos comenzaron a buscar maneras de facilitar la búsqueda de información en toda la empresa sin alterar el funcionamiento habital. Cuando descubrieron Dropbox Dash, vieron que era la solución. Dash se integraría con las herramientas que los equipos ya utilizan, reuniendo contenido, conversaciones y contexto en un único lugar con función de búsqueda.

“Ya utilizamos Dropbox para guardar todo lo que hacemos. Dash nos ayuda a encontrar todos los resultados que necesitamos”, dice Siercks.

Al conectar herramientas como Dropbox, Microsoft Teams y otras aplicaciones de trabajo, Dash crea una función de búsqueda centralizada y basada en inteligencia artificial en todo el ecosistema de Pathfinders. En lugar de tener que recordar dónde se encuentra cada cosa, los empleados pueden realizar una sola búsqueda y obtener resultados de todos sus archivos, hilos de conversación y documentos. Además, cada solicitud tiene en cuenta los permisos, por lo que solo ven aquello a lo que tienen acceso autorizado.

Para Miner, esto significa menos solicitudes repetidas. “[Ahora pregunto], '¿Ya lo has tachado?'”, dice. Esto ayuda a que las personas se animen a buscar información por sí mismas, al tiempo que garantiza que los empleados se sientan respaldados".

Dash también resume los documentos y muestra rápidamente los detalles clave, lo que ayuda a los equipos a orientarse sin tener que abrir y revisar varios archivos. En lugar de rebuscar entre hilos y carpetas, obtienen el contenido correcto en segundos.

Resultados: 750 horas recuperadas, y todos pueden encontrar lo que necesitan.

Siercks pudo apreciar el valor de Dash durante una sesión de "inmersión" con un nuevo cliente. “Normalmente, nos llevaría alrededor de una semana convertir ese día en un archivo que el equipo pudiera utilizar”, dice. Con Dash, el equipo sintetizó las ideas clave en una sesión informativa de una hora y comenzó a ejecutar el plan al día siguiente.

Miner ha observado avances similares en la gestión del rendimiento. Mientras enseñaba a los empleados cómo realizar la Evaluación de Gestión del Desempeño (PMR, por sus siglas en inglés), utilizó la función de chat de Dash para ayudarles a redactar las evaluaciones con sus propias palabras. “A lo largo de un ciclo de seis meses, [el equipo] puede guardar el chat y añadir los logros a medida que se producen”, dice Miner. “Al final, tendrás un PMR totalmente integrado y listo para funcionar”.

En ambos casos, Dash ha permitido dedicar menos tiempo a procesar el contexto y más tiempo a aplicarlo.

Miner calculó el impacto en toda la empresa. Los creativos afirman que ahorran entre cinco y seis horas a la semana. Los responsables de operaciones recuperan tiempo para resolver los problemas con mayor rapidez. El departamento de recursos humanos recibe menos consultas repetidas sin dejar de ofrecer asistencia. “Dash me ha ahorrado probablemente entre dos y tres horas a la semana”, afirma. “Si hacemos los cálculos, resulta que son 750 horas al año por persona”.

Y una vez que los equipos dejen de buscar enlaces y respuestas, podrán dedicar ese tiempo a lo que Pathfinders denomina "trabajo de inversión": aprendizaje, mejora de procesos y fortalecimiento de la cultura.

“Dash nos permite pasar más tiempo juntos”, afirma Siercks, "y dedicar más tiempo al negocio y a nosotros mismos”.