Con sus archivos accesibles y organizados en Dropbox, Sagafilm puede centrarse en la creatividad
Sagafilm reemplazó cinco plataformas con Dropbox, aportando así estructura y simplicidad a sus flujos de trabajo. Los archivos son fáciles de encontrar, compartir y revisar, lo que da al equipo más tiempo para centrarse en contar historias para grandes audiencias.
"Mantener y actualizar uno de nuestros viejos sistemas habría costado el equivalente a diez meses de Dropbox. Solo por eso ya vale la pena el cambio."
Aspectos generales
Sagafilm es la empresa líder de Islandia en producciones para el cine y la televisión. Con 30 empleados a tiempo completo y trabajando con hasta 1200 contratistas cada año, abordan todo tipo de proyectos, desde documentales locales hasta producciones globales para plataformas como Netflix.
Desafío: mejorar la gestión de herramientas y suscripciones
El flujo de trabajo de Sagafilm lo cubre todo, desde la planificación y la filmación hasta la edición y la entrega final. Durante la producción, el metraje se revisa en forma de "dailies" y se comparte para recibir comentarios. La posproducción implica edición, subtitulación, gradación de color y preparación de los entregables finales, como archivos de video y hojas de referencia.
Sin embargo, al usar cinco plataformas diferentes (para transferir archivos, realizar un seguimiento de las versiones y compartir las ediciones), no era fácil mantener todo en orden. Las personas tenían que recordar dónde se había cargado cada archivo, cuál versión era la más reciente y cómo compartirla. Eso a menudo requería un mayor intercambio de mensajes y ralentizaba la colaboración.
Trabajar con múltiples plataformas también implicaba lidiar con diferentes modelos de precios, tarifas ocultas y servicios que requerían un mantenimiento constante. Algunas eran gratuitas, pero para actualizarlas o mantenerlas, se requería más tiempo y conocimientos técnicos de los que el equipo podía dedicar. Otras generaban costos que eran difíciles de cuantificar, hasta que llegaba la factura. “En este negocio, el trabajo fluctúa mucho, con períodos de mucha actividad seguidos de meses lentos. Cuanto menos sean los servicios que tengamos que gestionar para ampliar o reducir nuestras herramientas, mejor”, afirma Örn Sveinson, gerente de Postproducción en Sagafilm.
"Ahora solo tengo un marcador de Dropbox en mi explorador, y puedo hacerlo todo desde allí. Para compartir un archivo, ahora solo basta con enviar un vínculo, sin que haya que cargarlo primero a algún otro sitio. Eso hace una gran diferencia."
Solución: una única plataforma para todo
Sagafilm hizo el cambio a Dropbox, lo que le permitió reemplazar cinco plataformas con una sola que facilita el acceso y mantiene todo sincronizado y seguro. Ahora, gracias a una clara estructura de carpetas, es fácil encontrar y gestionar todo tipo de archivos, desde videos hasta hojas de referencia y contratos. El equipo también utiliza Dropbox Transfer para realizar un seguimiento de la actividad relacionada con los archivos y para compartir carpetas, en lugar de enviar múltiples correos electrónicos con archivos específicos a diferentes destinatarios. Los productores y clientes que se encuentran en el extranjero reciben cortes preliminares a través de vínculos protegidos con contraseña, lo que les permite revisar el metraje sin necesidad de descargar archivos grandes.
Además, con Dropbox Replay, los comentarios fluyen de forma rápida y sin fricciones. Los editores reciben notas con marca de tiempo directamente en el video. Los ingenieros de sonido pueden agregar comentarios directamente en sus herramientas de edición. Incluso la subtitulación resulta más fácil, ya que los revisores pueden sugerir cambios directamente en la línea de tiempo.
Resultados: menos estrés, más historias contadas
En general, tener todo en Dropbox simplifica todos los procesos:
- Todos los activos se pueden encontrar en un solo lugar, y dentro de una estructura de carpetas clara.
- Las suscripciones a las herramientas son más fáciles de gestionar.
- La colaboración con directores y editores fluye perfectamente.
- Los vínculos protegidos con contraseña y los derechos de acceso controlados ayudan a garantizar el cumplimiento normativo.
- Los equipos no tienen que revisar correos electrónicos de forma exhaustiva ni realizar un seguimiento de las versiones en diferentes plataformas.
“Al tener un solo servicio en lugar de cinco es mucho más fácil aumentar o reducir las licencias si es necesario”, afirma Sveinsson, quien ya no tiene que preocuparse por costos ocultos, como tarifas de suscripción pasadas por alto, o por las actualizaciones de hardware. Esto ha reducido los costos generales.
Con mucha menos energía y tiempo desperdiciados en lidiar con archivos dispersos o con las suscripciones, el equipo puede centrarse más en la creatividad, en dar vida a las historias y en crear programas que cautiven a más personas.
"Mis colegas a menudo se impresionan cuando les cuento todo lo que hacemos con esa única plataforma. Con Dropbox, podemos hacer todo lo que hacíamos cuando usábamos cinco servicios separados, e incluso más, gracias a la centralización de los archivos.” Sagafilm planea incorporar otra herramienta muy pronto, al adoptar Dropbox Sign para gestionar los contratos digitales.
