Space Machines Company ahorra costos generales en trabajos de misión crítica

Aspectos generales

Al igual que los automóviles, los satélites requieren mantenimiento para permanecer en el espacio. Allí, pueden ser reparados por Space Machines Company. Fundada en Australia en 2019, la empresa está construyendo una flota de vehículos de servicio que pueden reparar satélites en órbita. ¿Su mantra? Lograr que el espacio sea más sostenible prolongando la vida útil de nuestra infraestructura celestial.

Desafío: una solución de almacenamiento simple y segura

Space Machines Company intercambia datos y contenido entre tres oficinas en dos países. Además, colabora con una red global de socios. En el pasado, la empresa experimentó problemas con carpetas compartidas desordenadas, archivos duplicados y controles de acceso confusos, por lo que necesitaba una solución de almacenamiento centralizada que le permitiera colaborar fácilmente.

La seguridad y la integridad de los datos fueron una de las mayores preocupaciones. Era fundamental poder alojar datos en centros de datos australianos para cumplir con las normativas locales. “Trabajamos con clientes confidenciales, por lo que la seguridad y la integridad de los datos son esenciales”, explica Sharmila Fernando, jefa de Marketing de Space Machines Company.

Space Machines Company también necesitaba una solución fácil de usar que ofreciera un alto tiempo de actividad, una rápida velocidad de carga y la capacidad de controlar la jerarquía de archivos de forma centralizada. “Nuestros ingenieros trabajan con archivos de diseño de gran tamaño y los comparten en oficinas globales en India y Australia. Es importante que podamos acceder a ellos lo más rápido posible para continuar trabajando sin inconvenientes”, agrega Fernando. 

Por último, el equipo de Operaciones Comerciales de Space Machines Company buscaba una solución con funciones de firma integradas. “Anteriormente, enviábamos archivos PDF por correo electrónico para que la gente los firmara. A menudo, nos los devolvían con un formato incorrecto, y era molesto rehacer todo el proceso”, afirma Ben Spoor, jefe de personal y director de Operaciones Comerciales de Space Machines Company. “Al buscar una solución, Dropbox fue la única que cumplía todos nuestros requisitos”.

Solución: una jerarquía de archivos clara y derechos de acceso predeterminados

Lo primero que hicieron fue configurar una arquitectura de archivo y controles de acceso claros. Luego, llegó el momento de migrar los datos de la solución anterior. “La consola de administración de Dropbox es muy fácil de usar, por lo que la migración fue sencilla”, recuerda Spoor. “El equipo de Dropbox se aseguró de que nuestros datos llegaran de forma segura, con la estructura de archivos y los derechos de acceso intactos”.

Luego, el equipo empezó a usar Dropbox Sign para firmar documentos. Solo es necesario hacer clic con el botón secundario en un documento, colocarlo en el flujo de trabajo de firma, definir un orden de firma y enviarlo. El equipo recibe notificaciones cuando las personas firman, y la versión completada se guarda en la carpeta de Dropbox original. “Necesitamos herramientas como esta para optimizar nuestro tiempo y esfuerzo, lo cual es importante para que una empresa emergente tenga éxito”, comparte Fernando.

Por último, el equipo integró Dropbox con Microsoft Word y Google Suite. De esta manera, el personal puede crear documentos de Microsoft o Google dentro de Dropbox o guardar vínculos externos en el sistema de archivos internos. “Dropbox ofrece un millón de otras integraciones, pero la clave para nosotros es vincular nuestra herramienta de almacenamiento con las herramientas de nuestra oficina”, agrega Spoor.

Resultados: ahorro de tiempo, mantenimiento sencillo y seguridad para los datos

Gracias a la estructura de archivos ordenada y simple, los empleados tienen menos dudas sobre dónde encontrar o guardar la información. Algunos empleados disfrutan de guardar activos en carpetas, mientras que otros prefieren la función de búsqueda de Dropbox para encontrar lo que necesiten.

Con los derechos de acceso adecuados, todos pueden realizar su trabajo fácilmente. A cada nuevo miembro del equipo se le asigna un grupo preestablecido con todos los derechos de acceso necesarios, lo que hace que la incorporación de empleados sea muy sencilla.

Como resultado, Space Machines Company disfruta de un ahorro de tiempo y una productividad mayores.

Su nuevo entorno de almacenamiento más productivo también es más fácil de mantener. “Para una empresa emergente que está siempre preocupada por el resultado final, Dropbox da en el blanco. No disponemos de los recursos para contratar a muchas personas que mantengan una solución de gestión de documentos. Una sola persona es suficiente para configurar todo y asegurarse de que funcione correctamente, lo cual disminuye nuestros costos generales”, agrega Fernando. Esto significa que la empresa tampoco necesita invertir en sesiones de capacitación: unas cuantas páginas de Wiki fueron suficientes para lograr que todo el equipo se sumara al proyecto.

Otro gran beneficio es el de contar con un registro de auditoría claro para cada documento. Este registro es especialmente importante cuando varias partes interesadas externas colaboran en carpetas compartidas. Las alertas automatizadas también indican si una persona mueve datos de manera accidental, con lo cual se garantiza la integridad de los datos. “Dropbox me brinda una supervisión centralizada con un mínimo esfuerzo”, afirma Spoor.

Los socios de Space Machines Company, especialmente las agencias gubernamentales, también necesitan asegurarse de que sus datos estén seguros. Aquí es donde el alojamiento de datos desempeña un rol clave. Al respetar las leyes australianas, la empresa reduce el riesgo de acceso no autorizado. “Para proyectos tan confidenciales, algunos clientes prefieren trabajar en Dropbox por cuestiones de seguridad y alojamiento de datos”, comparte Fernando.

Dropbox ya se puso a prueba durante el lanzamiento del vehículo de servicio orbital Optimus. Space Machines Company utilizó Dropbox para compartir archivos y configurar permisos para varias partes interesadas. El siguiente paso es la misión Space MAITRI. La empresa colaborará con la Agencia India de Investigación Espacial para lanzar otro vehículo en un cohete indio, lo que implicará una gran cantidad de pruebas para validar la nave espacial. Administrar e intercambiar datos de pruebas de manera eficiente entre el equipo en Australia y la India será fundamental. “Tuvimos una buena experiencia con Dropbox, así que estoy seguro de que todo saldrá bien. No estoy preocupado”, agrega Spoor.

Con cientos de nuevos satélites en el espacio, los objetos colisionarán y los desechos espaciales se acumularán. Space Machines Company se esfuerza por mantener sostenible el espacio. Con una solución de almacenamiento segura e intuitiva, la empresa está lista para crecer y hacer frente al desafío.