The Digitale simplifica el cifrado de extremo a extremo con Dropbox, lo que ahorra un 30 % de tiempo y esfuerzo

Aspectos generales

Si necesitas comercializar un producto o servicio difícil de explicar, The Digitale, una agencia de marketing digital con sede en Alemania, está aquí para ayudarte. “Siempre que una empresa tiene aspectos como recorridos de clientes largos, perfiles de compradores complejos o audiencias objetivo limitadas, es el proyecto perfecto para nosotros”, dice Dominique Korschinek, director general y socio gerente de The Digitale. La empresa ofrece servicios como analítica, inteligencia comercial, estrategia, creación de contenido, diseño, UX y optimización de conversiones. “Nuestra misión es hacer que el marketing digital impulse el negocio de nuestros clientes. No se trata solo de crear videos divertidos. “Se trata de ofrecer resultados que importen”, agrega Korschinek. A The Digitale le gusta trabajar con clientes y empresas que compartan su visión e impulsen la digitalización en Europa, como Allianz, Deloitte, Deutsche Telekom y Microsoft.  

Desafío: simplificar el cifrado de extremo a extremo

Al ser una agencia alemana que también trabaja con empresas internacionales de primera línea, The Digitale debe proteger los datos confidenciales para preservar la confianza y cumplir las leyes de privacidad de la Unión Europea (UE). “Para algunos archivos, por ejemplo, todo lo que incluya datos de posibles clientes, documentos de recursos humanos o varios archivos estratégicos y financieros, debemos emplear cifrado de extremo a extremo (E2EE). Con esta tecnología, solo uno mismo y su socio son dueños de la clave de cifrado, y ni siquiera Dropbox, que almacena el archivo, o el gobierno, pueden acceder a estos datos”, explica Peter Bilz-Wohlgemuth, director de operaciones y socio gerente en The Digitale.

Inicialmente, The Digitale empleaba un servicio de E2EE, Boxcryptor, que era difícil de usar. “Teníamos que capacitar específicamente a nuestro personal sobre cómo cifrar archivos”, explica Bilz-Wohlgemuth. “Y, si el software no se usaba adecuadamente, solo la persona que cifraba un archivo podía descifrarlo, por lo que, si ese empleado se iba de la empresa, el archivo se volvía inaccesible. A veces, los archivos también se bloqueaban por completo. Al final, la tecnología era excelente, pero su uso era desastroso”.

The Digitale emplea Dropbox para el uso compartido de archivos desde sus inicios. “Trabajamos con profesionales autónomos y otros socios, y necesitamos software para simplificar la colaboración entre equipos híbridos de Dropbox. Cuando empezamos, Dropbox era, con diferencia, la solución ideal”, recuerda Bilz-Wohlgemuth. “Por eso, cuando Dropbox adquirió la tecnología Boxcryptor e introdujo el cifrado de extremo a extremo en su plataforma, aprovechamos la oportunidad de ser uno de los primeros en adoptarlo”. 

Solución: 2 en 1: E2EE y uso compartido de archivos en Dropbox 

The Digitale decidió emplear el servicio de cifrado de extremo a extremo de Dropbox. Los archivos que antes estaban cifrados con Boxcryptor se migraron y se cifraron con Dropbox. Primero, la empresa descifró los archivos con el software anterior. Luego, el equipo movió los archivos (manteniendo la estructura de carpetas) y configuró los derechos de acceso.

Después de la migración, The Digitale cifra archivos, subcarpetas o incluso una carpeta entera con un solo clic. Esto le permite almacenar todos sus archivos, desde contenido de marketing hasta maquetas de sitios web y datos de posibles clientes, en un solo ecosistema. Luego, The Digitale emplea Dropbox Transfer para compartir los archivos con su red global de socios o sus clientes, algunos de los cuales no tienen una cuenta de Dropbox propia. The Digitale también puede configurar vínculos con fecha de vencimiento y ver cuándo se abrieron o se descargaron los archivos.

Por último, The Digitale puso el cifrado a disposición de más empleados. “Antes, teníamos que limitar la cantidad de licencias porque tenían un costo adicional”, explica Bilz-Wohlgemuth. “Ahora, ni lo tenemos que pensar. “Como el 100 % de nuestros empleados ya usan Dropbox, también pueden usar el cifrado”.

Resultados: cifrado de archivos sin problemas 

Hoy, The Digitale cifra archivos dentro de Dropbox en lugar de alternar entre dos servicios. “El proceso es cinco veces más sencillo, y dedicamos aproximadamente un 30 % menos de tiempo a gestionar el cifrado y el descifrado”, afirma Bilz-Wohlgemuth. Esto permite que el personal de The Digitale se concentre en ofrecer un trabajo de alta calidad para sus clientes. “Nuestro enfoque es dedicarnos a nuestros clientes, trabajar en estrategias con ellos, crear contenido y entregar excelentes resultados. Todo lo demás debe funcionar y no robarnos tiempo. “Esta característica es un cambio radical para nosotros, ya que mejora la seguridad y la facilidad de uso de una sola vez”, agrega Bilz-Wohlgemuth.

Esto permite a The Digitale simplificar su enfoque de capacitación e incorporación de empleados. “Con la solución de E2EE anterior, dedicábamos aproximadamente una hora para capacitar a los nuevos empleados. “Ahora solo tenemos una charla de cinco minutos sobre dónde está todo y por qué está organizado de esta manera”, explica Bilz-Wohlgemuth.

Al tratar con datos confidenciales de forma regular, el equipo de liderazgo de The Digitale ahora puede disfrutar de una experiencia de uso compartido de archivos más fluida. Esto también simplificó el proceso para sus asesores fiscales. “Antes, nuestra empresa de impuestos debía instalar el software de cifrado en su computadora para poder trabajar con nosotros. “Ahora, pueden acceder Dropbox desde un explorador”, afirma Bilz-Wohlgemuth.

Por último, la migración aportó más seguridad a The Digitale. Con un cifrado más simple, su personal se ve incentivado a proteger más archivos. “Ahora que cifrar datos es tan sencillo, se cifra el doble de archivos”, afirma Bilz-Wohlgemuth. Dado que Dropbox cumple con las regulaciones de la UE y de Alemania, The Digitale ahora también puede demostrar más fácilmente que cumple con la norma ISO y otras certificaciones. Esto facilita el trato con proveedores de ciberseguros y socios o clientes de alto perfil.

En la actualidad, The Digitale busca nuevas maneras de simplificar aún más el uso compartido de archivos. Para empezar, la empresa está considerando servicios como Dropbox Sign para integrar las firmas electrónicas dentro del mismo ecosistema. “Es fundamental contar con un uso compartido de archivos confiable, fácil de usar y rápido, sobre todo, para empresas con una gran producción de contenido como la nuestra”, resume Bilz-Wohlgemuth. A quienes aún estén investigando sobre soluciones de uso compartido de archivos, Bilz-Wohlgemuth les ofrece el siguiente consejo: hagan la tarea e inviertan en capacidades de seguridad y de cifrado de extremo a extremo. “Cuanto mejor funcionen nuestras soluciones de software, almacenamiento o uso compartido, más tiempo podremos dedicar a actividades que generen ingresos”, agrega.