Cómo la mejora de la seguridad y el acceso a los archivos simplificó la colaboración con los clientes

Desafío: una filtración de datos revela la necesidad de aumentar la seguridad de los archivos

Fundada en 1984, The Shopping Center Group (TSCG) es la mayor empresa inmobiliaria comercial privada centrada específicamente en el comercio minorista y la restauración. Al mantenerse fieles al comercio minorista, han desarrollado relaciones sólidas y duraderas con minoristas de renombre. Su dedicación al comercio minorista y su compromiso de seguir estudiando el sector les permite evitar distracciones y aportar una visión aguda de los retos a los que se enfrentan sus clientes.

Para TSCG, la seguridad y la protección de la información de los clientes son de vital importancia. Además de proteger los datos financieros, la información estratégica puede suponer un desastre si cae en las manos equivocadas. Por ejemplo, si un gran minorista está interesado en introducirse en un mercado concreto, a mucha gente le gustaría conocer esa información con antelación.

A raíz de un incidente de seguridad sufrido por uno de los socios antiguos de TSCG, el equipo reconoció la importancia de la transición a un nuevo proveedor de servicios y llevó a cabo una revisión exhaustiva de sus prácticas de almacenamiento de archivos.

Debido a la naturaleza del trabajo de TSCG, no todo se lleva a cabo internamente. Aunque TSCG crea gran cantidad de información internamente, es necesario compartirla con los clientes. El proceso para compartir era complejo: el equipo tenía que ponerse en contacto con su socio informático, que creaba una carpeta de uso compartido, y esas carpetas se centralizaban en un sistema tradicional de almacenamiento de archivos.
Querían hacerlo mejor, y plantearon ese reto a varios proveedores de servicios gestionados (MSP) para ver quién tenía la mejor solución.

Solución: almacenamiento seguro en la nube que facilita el uso compartido y la accesibilidad

Durante las conversaciones de TSCG con posibles MSP, éstos comentaron sus preocupaciones y retos sobre la seguridad, el almacenamiento y el uso compartido de archivos. A lo largo de estas conversaciones, Dropbox ocupó un lugar destacado porque comprendía el valor de la seguridad y disponía de sistemas que protegían la información al tiempo que facilitaban el acceso a las personas adecuadas. Para Bryan Chandler, vicepresidente ejecutivo y director general de Innovación y Tecnología de TSCG, también era importante que pudieran apoyarse en la experiencia que Dropbox tiene trabajando con otros clientes y recibir garantías de que su información está segura. Cuando los clientes preguntan: “¿Qué hacen para protegernos?”. TSGC puede compartir las medidas que Dropbox tiene en marcha. “Esto ayuda a generar confianza en nuestras relaciones”, afirma Chandler.

Dropbox se convirtió en el mecanismo central de intercambio de archivos de TSCG, y sus 300 empleados tienen acceso a Dropbox. La plataforma viene instalada en las computadoras portátiles de todos los nuevos usuarios para que los documentos, las descargas y las fotos vayan a Dropbox. Los agentes de TSCG también pueden iniciar sesión en Dropbox desde sus dispositivos móviles cuando están de viaje. Y como Dropbox sincroniza los archivos en todos los dispositivos, cada empleado trabaja con la versión más actualizada. “Elimina esa preocupación mental sobre dónde están los documentos. Los guardas y, estés donde estés, tienes acceso a ellos”, dice Chandler. Los agentes trabajan en operaciones complejas con documentos complejos, pero ahora, siempre que tengan acceso a internet, podrán acceder a los archivos que necesiten. Este tipo de movilidad y flexibilidad también ha permitido a TSCG adoptar un modelo de trabajo híbrido.

Además de proporcionar almacenamiento seguro de archivos, las funciones de Dropbox facilitan la colaboración tanto para los agentes de TSCG como para sus clientes. El uso compartido de archivos, por ejemplo, permite a TSCG crear espacios virtuales para sus clientes con toda su información y, a continuación, basta con enviar un vínculo al cliente para darle acceso y garantizar que todo el mundo opera con los mismos datos. “Ha sido muy bien recibido, no sólo por nuestros agentes, sino también por nuestros clientes”, dice Chandler. Las adquisiciones conllevan muchas diligencias, y una transacción reciente implicaba muchos acuerdos en torno a varias suscripciones y contratos que una empresa tenía con distintos proveedores. La gestión de este tipo de operaciones requiere mucha comunicación, normalmente por correo electrónico. Chandler utilizó la función de solicitud de archivos de Dropbox, que permitía a la otra parte compartir material en el espacio que él había creado.

“Ahorra muchos intercambios de correos electrónicos”, dice Chandler. “En lugar del desorden en mi bandeja de entrada, el cliente podía simplemente subirlo donde ambos tuviéramos acceso a él. Era un proceso mucho más ágil. Cuando mueves tantos archivos, ayuda a mitigar el problema de 'creía que ya lo había enviado'”. TSCG también se basa en la posibilidad de seguir determinadas carpetas. Los usuarios pueden recibir una notificación cada vez que alguien añade algo nuevo a un espacio. “La función de seguimiento de carpetas es una joya oculta dentro de Dropbox, pero tiene un poder inmenso”, afirma Chandler. “Yo subo boletines, artículos y otros recursos útiles a la carpeta. Cualquiera que encuentre útiles estos recursos puede seguir la carpeta y recibir una notificación cuando añado contenido nuevo”.

Dropbox también funciona bien con el resto de la gama tecnológica de TSCG, que incluye aplicaciones como la herramienta de gestión de proyectos monday.com y el gestor de seguimiento de activos y contenidos Airtable. “Puedo simplemente hacer clic en dos botones y extraer cualquier archivo de Dropbox en estas aplicaciones, y funciona a la perfección”, dice Chandler. Las características de integración de Dropbox también ofrecen escalabilidad, que TSCG espera aprovechar en un futuro próximo. “Definitivamente hay una mayor oportunidad para que impulsemos cada vez más la colaboración entre las aplicaciones que aprovechamos en el día a día y Dropbox”.