¿Qué es el proceso y metodología DMAIC?

¿Qué es DMAIC?

En el mundo de los negocios, a veces escuchamos jerga que entra por un oído y sale por el otro. “DMAIC" es un buen ejemplo de ello. Sobre todo porque la metodología DMAIC puede ser sumamente útil para mejorar tus esfuerzos de trabajo.

En resumen, “DMAIC” es un enfoque de resolución de problemas basado en datos que implica mejoras y optimizaciones incrementales de productos, diseños y procesos.

¿Qué significa DMAIC?

En términos simples, este acrónimo significa “Define, Measure, Analyze, Improve, and Control” (Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar).

El ingeniero de Motorola Bill Smith creó DMAIC en la década de 1980 como parte de la metodología Six Sigma, que se basa en la medición y el análisis para que las operaciones sean lo más eficientes posible. ¿Su objetivo? La mejora de procesos.

¿Cuáles son los diferentes fases del proceso DMAIC?

Smith diseñó los cinco pasos interconectados o "fases" del DMAIC para que tuvieran un efecto acumulativo: aprovechar la información y los datos generados en las etapas previas e iterar a partir de los descubrimientos.

Define (Definir)

En la fase de definición del DMAIC, se establece cuál es el problema y qué se necesita para resolverlo. Suena obvio, pero esta parte del proceso (indicar el problema, el objetivo y el alcance necesario para lograrlo) es fundamental.

Al definir, sabrás qué elementos son esenciales para la calidad, también conocidos como "CTQ". Los líderes de equipo y los gerentes de proyectos generalmente elaboran un diagrama SIPOC (SIPOC significa "Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers" [Proveedores, Entradas, Proceso, Salidas, Clientes]) para su equipo o su documento de definición del proyecto.

Measure (Medir)

¿Entiendes el problema? ¡Excelente! Entonces especifiquemos cómo vas a medir y observar los cambios que hagas. La fase de medición del DMAIC tiene por objeto lo siguiente:

• Establecer el rendimiento de tu proceso actual.
• Determinar qué datos analizarás.

A partir de allí, puedes utilizar un plan de recopilación de datos para monitorear tu rendimiento a medida que realizas cambios y para comparar los resultados al final del proyecto.

Analyze (Analizar)

Ahora ya deberías tener datos de referencia que puedes usar para comenzar a tomar decisiones relacionadas con el proceso. ¡Felicitaciones! Bienvenido a la fase de análisis del proceso DMAIC, que es donde evalúas esos datos. 

Tú y tu equipo elaborarán un mapa del proceso actual utilizando los datos para detectar dónde comenzaron los problemas.

Tampoco es necesario usar una de las complicadas herramientas de Six Sigma: los gráficos de espina de pescado y los diagrama de Pareto son métodos perfectamente suficientes y suelen utilizarse para realizar análisis de causa raíz.

Una vez que hayas identificado varias causas principales, incluye a tu equipo para que ayuden a determinar el enfoque de tu proceso DMAIC de aquí en más.

Improve (Mejorar)

Es hora de empezar a hacer mejoras reales en el proceso. Durante la fase “Improve” (Mejorar) del DMAIC, trabaja con tu equipo para encontrar soluciones creativas que se puedan implementar y medir. Es fundamental realizar sesiones de lluvia de ideas y organizar reuniones efectivas. Una vez que tengas las soluciones en mente, deberás evaluarlas, ponerlas a prueba y aplicarlas. Los ciclos PDCA (Plan-Do-Check-Act [Planear, Hacer Verificar, Actuar]) son un método que se utiliza comúnmente para esto, al igual que el FMEA (Análisis de modos de falla y efectos), para anticipar posibles problemas. Por último, crea un plan de implementación detallado que sirva de guía para resolver los problemas existentes en el proceso.

Control

El último paso del DMAIC puede ayudarte a verificar y mantener el éxito de tu solución. En la fase de control del DMAIC, tu equipo crea, ¡adivinaste!, un plan de control. Esto ayuda a tu equipo a reevaluar continuamente el impacto de los cambios implementados en el proceso. 

También debes crear un plan de respuesta para tomar medidas en caso de que el rendimiento comience a disminuir de nuevo. Poder revisar cómo se llevaron a cabo las mejoras y qué soluciones se implementaron puede ser invaluable. En momentos como estos, es fundamental contar con documentación y un control de versiones adecuados en relación con el proceso de mejora.

Cabe señalar que, si ya sabes de la metodología DMAIC, tal vez oíste hablar de un paso inicial diferente, conocido como la fase Recognize (Reconocer). Es una distinción semántica menor: las dos fases son esencialmente idénticas.

PDCA, DMAIC y DMADV: ¿cuál es la diferencia?

DMAIC y DMADV son metodologías Six Sigma, un enfoque basado en datos para mejorar los procesos.

DMADV significa Define, Measure, Analyze, Design, and Verify (Definir, Medir, Analizar, Diseñar y Verificar). Mientras que la metodología DMAIC se utiliza para mejorar los procesos existentes, el enfoque DMADV se usa para desarrollar un nuevo proceso.

Por su parte, PDCA (Plan, Do, Check, Act [Planificar, Hacer, Verificar, Actuar]) es un enfoque más general de gestión, centrado en la mejora continua.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas del enfoque DMAIC?

En la industria, la adopción de Six Sigma y DMAIC ayudó a impulsar un enfoque de manufactura esbelta con el objetivo de eliminar el desperdicio, los defectos y la sobreproducción.

Los fabricantes descubrieron que cuantas más desviaciones estándar hubiera entre sus límites de calidad promedio y aceptable, menos probable sería que sobrepasaran esos límites. De esta manera, Six Sigma, o seis desviaciones estándar, se convirtió en el patrón de oro para definir los límites de producción. ¿Cómo? Ayudando a reducir el número de defectos y a mejorar los procesos.

Este enfoque estadístico orientado a identificar y corregir las causas de los problemas fue fundamental para impulsar mejoras en la industria de la manufactura en los años noventa y en la primera década del siglo XXI? Otras metodologías, como Kaizen, también jugaron un papel importante.

Ventajas de DMAIC

Ya sea que trabajes o no en la fabricación, el beneficio principal de DMAIC es que es increíblemente riguroso. Los experimentos de resolución de conflictos con nuevos procesos a menudo pueden terminar no dando respuestas definitivas sobre lo que ha cambiado. Al usar DMAIC, estás en una mejor posición para evaluar y medir el progreso usando datos.

El marco estandarizado y estructurado de cinco pasos que tiene DMAIC mantiene a todos al tanto de cada etapa del proceso. Al producir documentación para resumir todas las decisiones adoptadas y los progresos realizados, puedes desplazarte sin problemas de un paso a otro. Y, al tener un proceso definitivo, puedes ayudar a guiar a los equipos de acuerdo con sus objetivos actuales.

A sus fans les encanta que DMAIC sea iterativo y continuo: la fase de control de este enfoque requiere que los responsables de los procesos continúen monitoreando el impacto de la optimización. Al contar con un plan para monitorear los datos, los nuevos datos de tu proceso funcionan naturalmente como la referencia para una nueva fase de medición. La metodología DMAIC puede identificar continuamente problemas o impactos en los procesos de negocio, y además proporciona una manera de abordarlos de inmediato.

Desventajas de DMAIC

Los aspectos exhaustivos y estructurados de DMAIC son parte de su atractivo. Sin embargo, esto significa que seguir esta metodología puede ser un proceso largo, que puede consumir mucho tiempo y recursos. No es lo ideal si eres un pequeño equipo de marketing que maneja múltiples proyectos o una empresa emergente que necesita moverse rápido para completar el trabajo.

Eso es parte del problema con DMAIC en su conjunto: no funciona bien en situaciones que requieren flexibilidad o dinamismo. Y no se supone que deba hacerlo: DMAIC es una metodología rígida, diseñada para mejorar los procesos de forma incremental en lugar de lograr avances rápidos. Eso puede hacer que la innovación se vea limitada, ya que no “encaja” en el enfoque incremental.

Una última desventaja de DMAIC es su dependencia de los datos. Para que el proceso tenga éxito, la recopilación y el análisis de datos son factores fundamentales. Recopilar involuntariamente datos de mala calidad puede llevar a conclusiones incorrectas y soluciones poco efectivas. Además, ninguna empresa quiere haber invertido tiempo, dinero y un esfuerzo considerable para llegar a una solución mal fundamentada.

¿Cuándo debes usar la DMAIC?

El DMAIC requiere alineación del equipo y tiempo para entender. Como gerente, vale la pena preguntarse, "¿Qué proceso o equipo se beneficia más de DMAIC?"

Ten en cuenta que esto no necesariamente es la opción adecuada para tu problema, industria o cultura organizacional. Los problemas del proceso fácilmente identificables con potenciales soluciones simples respaldadas por datos convincentes implican que tal vez no sea necesario un proceso DMAIC completo.

Cuando el problema del proceso es más complejo o de alto riesgo, como cuando no puedes permitirte una disminución del rendimiento, DMAIC puede ser una táctica inteligente. Incluso si implica un presupuesto mayor del conveniente, el proceso, cuando se implementa adecuadamente, debería producir resultados.

Cómo apoyar el proceso DMAIC

Tratar de completar un proyecto DMAIC por primera vez puede resultar abrumador, sobre todo si tu organización tiene problemas importantes. ¿La clave para hacer que funcione? Colaboración y una comunicación clara. Ahí es donde entra en escena Dropbox.

Cómo puede Dropbox apoyar la metodología DMAIC

Comienza por crear un documento de Dropbox Paper para que todo el equipo detalle sus ideas y hallazgos, todo en un solo lugar. 

Define el problema, establece cómo lo medirás y pide a cada miembro del equipo que escriba sus hallazgos en el documento para analizarlos en grupo. Juntos, pueden colaborar en este documento vivo y dinámico, y encontrar formas de mejorar gradualmente el proceso de resolución de problemas.

Incluso puedes finalizar el proyecto detallando un plan de control colectivo y un plan de respuesta en caso de que el proceso vuelva a fallar en el futuro.

De principio a fin, Dropbox Paper te permite mantener todo el proyecto DMAIC en un único documento colaborativo. Además, se puede compartir con cualquier persona que necesite consultarlo y se puede acceder a él desde cualquier lugar, gracias a la nube.

Lo mejor de todo es que esto es solo el principio de cómo Dropbox puede ayudarte a colaborar con tu equipo, compartir archivos sin esfuerzo y realizar tu trabajo. Para obtener más información, explora nuestros planes.