Trabajar de forma autónoma es el sueño de muchas personas, pero seamos realistas, administrar la facturación puede ser una pesadilla. Es como un juego interminable de Tetris financiero para encajar todos esos números y plazos. Y no nos olvidemos de la divertida aventura de perseguir a los clientes por pagos atrasados.
Sin embargo, con las herramientas y las estrategias adecuadas, puedes agilizar el proceso y recibir el pago más rápido. En este artículo, compartiremos cinco sugerencias para la gestión de facturas que te ayudarán a mantenerte organizado y volver a lo que mejor sabes hacer: impresionar a los clientes y hacer crecer tu negocio.
¿Por qué es importante administrar la facturación?
Un proceso eficaz de administración de facturas te ayuda a ti (y a tu cliente) a evitar errores costosos en el procesamiento y pago de las facturas. Esto puede ayudarte a evitar retrasos en el cobro por tus productos o servicios que pueden generarse por error humano en la entrada de datos. Como resultado, una experiencia de facturación fluida y libre de estrés puede construir relaciones positivas con tus clientes.
Equipada con las herramientas apropiadas, la administración de facturas también puede ayudarte a administrar tu flujo de dinero e inventario y pronosticar tus finanzas y crecimiento.
Cómo administrar la facturación de forma efectiva
Estas son cinco sugerencias para ayudarte a administrar la facturación de forma efectiva:
1. Elige el mejor software para ti
El primero paso para lograr una administración de facturas efectiva es elegir el mejor software. Es probable que algunos clientes prefieran que les envíes las facturas como documento de Word, de Google o en PDF para que puedan cargarlas en su propio sistema de administración de facturas a fin de procesarlas.
Sin embargo, para hacer que el proceso sea más simple para todas las personas, busca un software que te permita crear, administrar y enviar las facturas desde un solo lugar.
Dropbox proporciona una ubicación centralizada para almacenar todas las facturas, lo que facilita el acceso, la administración y el intercambio desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Esto elimina la necesidad del almacenamiento físico, como archivos en papel o almacenamiento en una computadora, que es propenso a pérdidas o daños.
Y si buscas una forma de conectar tus archivos con tu software de facturación o de gestión de proyectos, Dropbox se integra con una variedad de herramientas como ActiveCollab y Xero Tax.
2. Facilita el pago a tus clientes
No hay nada peor para un cliente que lo sorprenda una factura. Es importante hablar sobre los términos de pago con tu cliente lo antes posible, idealmente incluso antes de comenzar a trabajar. De esa manera, podrás dejar en claro cómo prefieres recibir el pago para que sea lo más fácil posible para el cliente cuando llegue el momento.
Un proceso de pago sencillo es beneficioso para todos: los clientes pueden aliviar algunas de las tareas que consumen mucho tiempo relacionadas con el procesamiento de facturas y tú puedes mejorar tu flujo de dinero al recibir los pagos más rápido.
Los métodos de pago electrónico, como Stripe y PayPal, son más seguros que los pagos en efectivo tradicionales. También son mucho más rápidos que enviar transferencias bancarias a través de banca en línea.
3. Automatiza el proceso
Una herramienta de administración de facturas digitales puede ayudarte a evitar muchos de los posibles errores que son comunes con las facturas en papel. Puedes enviar tus facturas directamente desde la herramienta de facturación de tu cliente sin perderte con los correos electrónicos.
Si necesitas recopilar firmas para tus facturas, una herramienta como Dropbox Sign puede ayudarte a agilizar el proceso automatizando gran parte de éste. Puedes crear plantillas reutilizables y formularios rellenados previamente que puedes personalizar y enviar a los clientes para que los firmen electrónicamente. Recibirás notificaciones por correo electrónico cuando los clientes vean, abran o firmen la factura.
4. Ahorra tiempo con plantillas personalizadas
Si necesitas facturar pagos periódicos o proyectos regulares para clientes, una plantilla te ahorrará mucho tiempo y esfuerzo.
De esa manera, la misma información que deberías ingresar una y otra vez, se rellena previamente. Agregar el logo de tu marca y personalizar el estilo de las plantillas también garantiza que los clientes puedan reconocer mejor tus facturas.
Si no necesitas firmas en tus facturas, Dropbox te permite editar documentos PDF fácilmente para que puedas crear nuevas facturas a partir de una plantilla con unos pocos clics. El control de versiones te permite hacer un seguimiento de los cambios en las facturas, lo que puede resultar útil para la auditoría. Luego, puedes compartir estos archivos con un simple vínculo y los clientes, los proveedores o las partes interesadas pueden acceder a ellos incluso si no tienen una cuenta de Dropbox.
5. Ten un plan para las facturas impagas
Muchos profesionales autónomos te dirán que las facturas vencidas e impagas son, lamentablemente, algo habitual. Hay muchos factores que pueden causar esto, desde facturas que no se enviaron a las personas o los departamentos adecuados, hasta los clientes que simplemente están muy ocupados para procesarlas.
Debido a esto, es importante tener un proceso en caso de falta de pago. Esto podría incluir lo siguiente:
- Estipular cualquier tarifa de mora o cargo de intereses en tu contrato con el cliente
- Solicitar el pago en la recepción, lo que significa que el cliente debe pagar tan pronto como reciba la factura
- Configurar un período de pago razonable para que el cliente no se apresure
- Programar recordatorios para enviarlos al cliente por correo electrónico en caso de que tu factura se haya perdido accidentalmente entre los correos electrónicos de tu cliente.
- Por ejemplo, siete días antes de la fecha de vencimiento del pago, en la propia fecha de vencimiento y siete días después de la fecha de vencimiento
Cómo administrar las facturas con Dropbox
Si no usas un software de facturación, sino que las creas de forma manual como documentos, Dropbox puede ser una forma útil de almacenar, organizar y compartir tus facturas.
Carga las facturas a tu cuenta de Dropbox y sincronízalas al instante con tus dispositivos. A continuación, comparte los documentos directamente desde tu almacenamiento en la nube con solo unos clics.
Administración de facturas más fácil
Agiliza el proceso de crear, personalizar y enviar facturas con Dropbox.
Dropbox sirve como un centro para almacenar, editar y compartir tus facturas, lo que te permite mantenerte organizado y al tanto de tus finanzas.
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