Cómo priorizar tareas en el trabajo y aumentar la productividad

Cuando tenemos que hacer las cosas con plazos ajustados y una gran carga de trabajo, la gestión de proyectos suele ser lo último en lo que pensamos. Pero no priorizar el trabajo de tareas puede ser perjudicial para tu eficiencia e incluso podría descarrilar todo tu proyecto.

Para evitar que eso suceda, es necesario desarrollar un sistema de gestión del tiempo y priorización de tareas. Una estrategia sólida para priorizar las tareas de trabajo puede ayudarte a mantener la concentración y a eliminar el ruido de las constantes distracciones. 

Antes de ver algunas formas prácticas de priorizar tareas, recordemos por qué esto es tan importante en primer lugar.

¿Por qué es importante priorizar el trabajo de tareas?

En el ajetreado mundo actual, a veces resulta tentador hacer malabarismos con varios elementos de tu lista tareas a la vez. Pero esto puede resultar abrumador: ¿por dónde empezar?

Cuando no priorizas las tareas, puede parecer más fácil ocuparte primero de las tareas más simples o no urgentes, pero, en realidad, el hecho de abordar primero las tareas rápidas puede darte una falsa sensación de progreso. Además, cuando pases a ocuparte de las tareas más complejas o urgentes, puede que ya estés agotado.

Mantener el control de tu carga de trabajo se vuelve difícil cuando trabajas en las cosas equivocadas en el momento equivocado. Puede parecer que estás siendo productivo al completar muchas tareas pequeñas, pero esto en realidad podría tener un efecto negativo en tu eficiencia. Podría llevarte más tiempo completar un proyecto debido a que no priorizaste tus tareas correctamente.

5 consejos para priorizar tareas en el trabajo

A nadie le agrada cuando se incumplen los plazos. Por eso es crucial priorizar las tareas del trabajo, ya que te ayuda a mantener la concentración, gestionar tu tiempo de forma efectiva y, en última instancia, producir tu mejor trabajo.

Veamos cinco métodos viables de priorización de tareas.

1. Identifica lo que es importante y lo que es urgente

Las tareas importantes son aquellas que deben estar en tu lista de tareas pendientes porque apoyan los objetivos a largo plazo o la estrategia de tu proyecto, pero no son sensibles al tiempo. Puede tratarse de tareas diarias necesarias o de tareas con un plazo de entrega más avanzado en el calendario del proyecto.

Las tareas urgentes, por otro lado, son aquellas que necesitan atención inmediata. No puedes darte el lujo de saltártelas porque si no te ocupas de ellas enseguida, eso podría tener consecuencias negativas inmediatas para el proyecto o para tu equipo.

Distinguir las tareas importantes de las urgentes es el primer paso para priorizar tu trabajo. Una vez que sepas en qué tareas debes trabajar primero, puedes empezar a aplicar las herramientas y métodos adecuados para mantenerte centrado.

2. No realices múltiples tareas

Abarrotar tu agenda con demasiadas prioridades en competencia y tareas complejas es una receta para el agotamiento. Concéntrate en una tareas a la vez para poder prestarle toda tu atención. ¡Te lo agradecerás más tarde cuando revises tu trabajo y tengas menos cambios que hacer!

Este es un método simple y efectivo para mejorar la eficiencia. Cuando tenemos prioridades que compiten entre sí en el trabajo, muchos de nosotros sentimos la necesidad de mantener cientos de pestañas abiertas en nuestros exploradores para asegurarnos de tener a mano todo lo que podríamos necesitar, si fuera el caso.

En lugar de ello, considera mantener los archivos, vínculos, correos electrónicos y otro contenido de tu proyecto organizados en grupos a los que puedas regresar cuando los necesites.

En Dropbox Dash, los llamamos “pilas”, que utilizan IA para mantenerte a ti y al contenido (de todas tus aplicaciones y tu explorador) en un solo lugar. Las pila hacen uso de la IA para mantenerte a ti y a tu contenido organizados, de modo que puedas centrarte más en el “qué” y el “cómo” completar tu trabajo importante, y menos en el “dónde”.

3. Establece un horario y respétalo.

Un calendario claro puede ayudarte a planificar, gestionar y distribuir tu tiempo de forma eficaz. Sirve como hoja de ruta, especificando qué tareas deben realizar al final del día, semana o mes. 

Una herramienta centralizada basada en IA como Dropbox Dash puede ayudarte a mantener tu jornada de trabajo en una sola página central. Desde a qué reuniones asistir, qué archivos necesitarás y qué proyecto priorizar, lo encontrarás todo en una única pestaña claramente identificada.

Aprovechando el poder de la IA, puedes deshacerte del tedioso proceso manual de revisar múltiples calendarios, listas de tareas y recordatorios para establecer tu horario. Todo está perfectamente integrado en una plataforma central que proporciona recomendaciones personalizadas que se adaptan a tu flujo de trabajo.

4. Establece un sistema de priorización para todo el equipo

Tu trabajo no ocurre en aislamiento. Si es un equipo que valora la colaboración, adoptar un sistema de priorización claro te ayudará a evitar problemas de falta de comunicación en torno a los plazos, el alcance del trabajo y las Tareas asignadas.

Al establecer las prioridades para un trabajo en equipo, puedes asignar las tareas a los miembros en función de quién disponga del tiempo, el contexto y la experiencia adecuados. De esa manera, podrás centrar tu atención en aquellas tareas urgentes e importantes que requieren acción inmediata.

5. Gestiona tus distracciones

A veces parece que la solución para encontrar un simple archivo o información es saltar por el escritorio o el navegador y escanear las numerosas aplicaciones, pestañas y herramientas. Pero tener tantas cosas abiertas a la vez puede alejarte fácilmente de la tarea que tienes a mano. ¿Y qué hay de responder a esa rápida petición ad hoc de un colega, o consultar tu correo electrónico personal?

En lugar de alternar entre aplicaciones y caer en la trampa de la procrastinación, ahorra tiempo y elimina las distracciones con una herramienta de búsqueda universal que te ayude a encontrarlo todo desde una única barra de búsqueda.

No te limites a ahorrar tiempo, gástalo bien

Dropbox interactúa con las herramientas que usas todos los días para ayudarte a concentrarte menos en el trabajo pesado y más en las grandes ideas.

Minimiza el tiempo que dedicas a las tareas administrativas tediosas y a las actividades mundanas; centra tu energía y creatividad en lo que importa para que puedas trabajar de forma más inteligente, no más intensa.