Firmar un PDF y obtener firmas electrónicas en línea

Entonces, tienes un PDF que necesitas firmar, pero el lector de PDF de tu dispositivo no te da la opción de agregar tu firma. ¿Y ahora qué?

No temas, es fácil firmar un PDF en línea con solo unos pocos clics con las herramientas de firma electrónica disponibles en Dropbox. Sigue leyendo para aprender a firmar un PDF en línea y obtener un control avanzado sobre tus firmas electrónicas con Dropbox Sign.

¿Qué puedo usar para firmar un PDF?

Para firmar un PDF, necesitarás una aplicación que incorpore herramientas de firma electrónica. Afortunadamente, hay una variedad de aplicaciones de firma electrónica para elegir y, lo que es mejor, funcionan a la perfección con Dropbox.

Varias integraciones de aplicaciones de Dropbox permiten la firma electrónica, incluidas Microsoft Word, Adobe Acrobat y el mejor software de firma electrónica de su clase, Dropbox Sign. Siempre que tu dispositivo admita cualquiera de estas herramientas, puedes firmar documentos. Eso significa que ya sea que estés en una PC, un dispositivo móvil, como un Android o un iPhone, nada te impide firmar y finalizar los contratos.

Firma archivos PDF en línea con Dropbox

Si buscas herramientas de firma electrónica sencillas para las necesidades cotidianas de firma electrónica, puedes obtener herramientas de firma electrónica básicas con un plan de Dropbox estándar. Dropbox Sign te ofrece funciones avanzadas y el máximo control sobre tu flujo de trabajo con firma electrónica.

Dropbox Sign facilita la configuración de plantillas avanzadas de firma electrónica y flujos de trabajo de documentos. Crea contratos desde el primer borrador hasta las etapas finales y luego envíalos para que los firmen, todo dentro de Dropbox. No tendrás que descargar ningún documento confidencial a tu PC local para que se borre accidentalmente o se quede inactivo en una carpeta poco segura. Si eres el único firmante, también puedes agregar tu firma desde Dropbox: selecciona un PDF o documento de Word que quieras firmar y elige Dropbox Sign.

Los archivos se almacenan en línea de forma segura, se puede acceder a ellos de forma remota y utilizan nuestra protección de varias capas y un cifrado estricto. Desde la colaboración en propuestas iniciales, el envío de borradores de contratos y el almacenamiento final de tu documento PDF firmado, Dropbox es una ventanilla única para tus necesidades de firma electrónica.

Firmar electrónicamente un documento PDF en línea sin una imagen de tu firma

No te preocupes si no tienes un archivo de imagen digital de tu firma precisa, porque no es necesario. Una firma electrónica te permite agregar texto como medio de firma o genera una firma “manuscrita” de tu nombre. Aunque los lápices ópticos del iPad y los trackpads de las computadoras te permiten colocar tu firma manuscrita, no son estrictamente necesarios para crear una firma en línea.

DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: la información sobre este sitio tiene fines únicamente informativos generales y no pretende constituir un asesoramiento jurídico. Si tienes preguntas legales, consulta con tu abogado.

Ahora que ya sabes agregar firmas electrónicas a archivos PDF, vale la pena tomarse el tiempo para comprender un poco más sobre las firmas electrónicas y su legalidad.

¿Qué es una firma electrónica?

Una firma electrónica es prácticamente lo que su nombre indica: una versión digital de tu firma manuscrita. Cuando un documento electrónico requiere una firma, verás un campo de firma resaltado como “llenar y firmar” que puedes editar.

¿Cuándo necesito una firma electrónica?

En muchos países del mundo, se puede utilizar una firma electrónica para firmar PDF y otros documentos electrónicos, como contratos, acuerdos y facturas, pero hay excepciones. Debes asegurarte de verificar las leyes de tu jurisdicción con respecto a si las firmas electrónicas son adecuadas para tu caso de uso específico. 

Un beneficio adicional es que puedes recopilar tus documentos para que sean más ágiles que nunca. Ya no tendrás que firmar cada factura individual a mano ni preocuparte por dónde guardarla.

Firmas electrónicas vs. firmas digitales

Es posible que veas los términos “firma digital” y firma “electrónica” utilizados indistintamente, pero en realidad no son lo mismo.

Representan dos formas únicas de firmar digitalmente un PDF:

Firmas electrónicas

Según la Ley de firma electrónica, una firma electrónica sirve como equivalente vinculante de tu firma manuscrita. Esto, a su vez, es tu consentimiento a las condiciones establecidas en el documento que estás firmando. También conocida como firma electrónica, es básicamente una imagen de tu firma colocada en un documento digital. Además, no se puede declarar no válida únicamente porque no sea una firma física.   

Firmas digitales

La firma digital está cifrada y diseñada para contrarrestar cualquier posibilidad de alteración. Cuando se firma un documento con una firma digital, un algoritmo trabaja para generar un “hash”. Si el documento firmado se modifica o manipula después de que se aplicó la firma, te lo informará tu programa. Y, de ser así, la integridad del documento es cuestionable.

¿Son vinculantes las firmas electrónicas y digitales?

Sí, las firmas electrónicas y digitales son vinculantes, aunque esto puede variar entre distintos estados y países. Ambos tipos de firmas son características legalmente vinculantes de cualquier documento que firmes.

¿Necesito una firma electrónica o una firma digital?

Todo depende de tu documento. Las firmas digitales son más pesadas en cuanto a seguridad porque están diseñadas para ofrecer un nivel de seguridad similar al de un notario cuando no puedes ser testigo del firmante. Dicho esto, es probable que la mayoría de las circunstancias a las que tú y tu equipo probablemente se enfrenten no requieran notario, por lo que una firma electrónica puede ser más que suficiente.

Utiliza firmas electrónicas en Dropbox Sign para agilizar el trabajo

¿Quieres aprovechar al máximo tus herramientas de firma electrónica? Dropbox Sign lo tiene cubierto.

Ya sea que estés esperando la aprobación de una factura o la incorporación de un nuevo empleado, imprimir, firmar, confirmar y presentar documentos puede ocuparte tiempo valioso. Pero no tiene por qué ser así. Con Dropbox Sign como solución de firma electrónica, tu flujo de trabajo mejorará en muchos aspectos:

• Tiempo de entrega hasta un 80 % más rápido
• Almacenamiento seguro
• Trámites ecológicos
• Ahorra tiempo al administrador
• Ahorra dinero en fax y gastos de envío (especialmente para los trabajadores autónomos)
• Todo está correcto en tu espacio de trabajo de Dropbox

Aunque el mundo aún se está adaptando a la firma electrónica, los tiempos en los que la firma de John Hancock se realizaba en tinta pronto serán cosa del pasado. Regístrate para una prueba gratuita de 30 días y experimenta el poder de las firmas electrónicas con Dropbox Sign.