La comunicación de RR.HH. consiste en el intercambio de información entre los equipos de recursos humanos y el resto de personas: nuevos empleados, solicitantes de empleo y otras partes interesadas. Es la forma en que los detalles importantes fluyen sin problemas y mantienen a las personas alineadas.
Abarca una gran cantidad de información procedente de diversas fuentes. Por ello, a veces puede resultar un poco caótico, por no decir confuso, especialmente cuando se trata de políticas y actualizaciones que afectan a toda la empresa.
Por eso necesitas un plan de comunicación de RR.HH. claro, eficaz y viable. Esto puede garantizar que los mensajes clave se transmitan desde el departamento de RR.HH. a los empleados de manera oportuna y eficiente.
Exploremos por qué tu equipo de RR. HH. necesita una estrategia de comunicación y cómo poner en marcha este flujo de trabajo.
Los beneficios de una estrategia de comunicación de RR.HH.
Una estrategia de comunicación de RR.HH. eficaz puede ayudar a mejorar el compromiso de los empleados y generar confianza. Ofrece una serie de ventajas para la organización, que incluyen:
Conexión
La comunicación efectiva entre RR.HH. y otros departamentos o empleados puede ser determinante para mantener una cultura empresarial positiva. Ayuda a todos a sentirse involucrados e informados sobre lo que sucede en términos de políticas, iniciativas y objetivos comerciales de la empresa.
Cuando el departamento de RR.HH. mantiene una buena comunicación con otros departamentos, se garantiza que todos estén en sintonía y trabajen para alcanzar los mismos objetivos.
Confianza
Una comunicación clara demuestra autenticidad y ayuda a establecer una conexión genuina entre RR.HH. y los empleados. Tus compañeros se sentirán valorados como miembros de tu organización si los mantienes informados y enfatizas la empatía en tus comunicaciones internas.
Establecer un proceso de comunicación transparente y bidireccional en el que los empleados puedan confiar en su equipo de RR.HH. puede fomentar un mayor sentido de pertenencia, lo que a su vez aumenta la satisfacción y la retención de los empleados.
Coherencia
Una estrategia te permite crear y mantener un tono de voz y una marca coherentes que los empleados sienten que pueden reconocer y en los que pueden confiar. Desde el proceso de incorporación de nuevos empleados hasta el proceso de salida de aquellos que abandonan la empresa, la coherencia es fundamental.
Un calendario de comunicaciones oportunas y adecuadas sobre anuncios internos y noticias de la empresa evita posibles malentendidos y frustraciones.
Mejora
Una estrategia de comunicación eficaz que ayude a los empleados a comprender los cambios y avances que se producen en toda la empresa puede reducir el riesgo de conflictos internos entre los miembros del equipo o los departamentos.
También puedes aprovechar esta oportunidad para recabar comentarios de tus compañeros sobre cómo puedes mejorar y qué les gustaría ver para disfrutar de una mejor experiencia como empleados.
Cómo crear una estrategia de comunicación de RR.HH.
Para crear una estrategia de comunicación de RR.HH. eficaz, considera los siguientes pasos:
Aspectos a tener en cuenta
Antes de desarrollar una estrategia de comunicación, los profesionales de RR.HH. deben considerar una serie de factores, entre los que se incluyen:
- Los tipos de comunicación utilizados en tu organización
- Comunicación ascendente: la información fluye hacia arriba, desde los empleados hasta la gerencia y el departamento de RR.HH.
- Comunicación descendente: la información fluye de arriba abajo, desde el departamento de RR.HH. y la gerencia hacia los empleados.
- Comunicaciones interfuncionales: la información fluye libremente entre los diferentes departamentos, rompiendo las barreras entre los equipos.
- Los diferentes canales que utiliza tu organización para habilitar esta comunicación
- Correo electrónico
- Intranet de la empresa
- Herramientas de comunicación para empleados como Slack o Zoom
- Aplicaciones o plataformas que utilizas para gestionar y enviar materiales a los empleados, como Dropbox Sign o DocSend
- Reuniones generales o asambleas con toda la plantilla de la empresa
1. Define tus objetivos
Considera el propósito de tus comunicaciones y lo que deseas lograr con ellas. Estás intentando:
- Mejorar el rendimiento.
- Facilitar las cosas o hacerlas más cómodas para los empleados.
- Generar conciencia sobre algo.
- Solicitar o incentivar una acción.
- Consultar a los empleados o perfeccionar las ideas.
- Inspirar y comprometer.
Si no se te ocurren ideas, recopila los comentarios de los empleados para comprender qué les gusta y qué no les gusta de la estrategia de comunicación interna actual. También puedes utilizar características de análisis como Enviar y hacer seguimiento de Dropbox para obtener información sobre las comunicaciones y los materiales que más interesan a los empleados.
2. Perfecciona tu flujo de trabajo
Ninguna estrategia de comunicación puede funcionar sin un plan de acción. Dentro de este, considera lo siguiente:
- ¿Quién será responsable de su creación y distribución?
- El público objetivo y los canales o plataformas utilizados para llegar a éste
- Cuándo se entregarán las comunicaciones, con el fin de maximizar su impacto
- Cualquier acción de seguimiento, para permitir que la estrategia se desarrolle y garantizar que los comentarios o respuestas de los empleados puedan abordarse rápidamente
Dropbox ofrece un espacio simple y centralizado para gestionar tu flujo de trabajo de RR.HH. Desde planes de proyectos hasta el uso compartido de materiales de incorporación, Dropbox ofrece un conjunto completo de herramientas y característica para optimizar las comunicaciones de RR.HH.
3. Prepara tu contenido y desarrolla un cronograma
Es posible que desees crear plantillas para contenidos repetitivos, como cartas de oferta de empleo, planes de incorporación o actualizaciones de políticas, con el fin de agilizar y facilitar el envío de comunicaciones con un aspecto y una cadencia coherentes. Cada contenido debe tener un público definido y un calendario o programa de entrega.
También puedes utilizar tus análisis de compromiso desde la característica Enviar y hacer seguimiento para conocer la situación actual de tus empleados. En lugar de enviar tus comunicaciones en momentos inoportunos, puedes enviarlas exactamente cuando los empleados están más activos en la plataforma o canal que hayas elegido.
4. Evalúa y mejora
Monitorea el desempeño de tu estrategia para medir su efectividad y realizar los ajustes necesarios.
Para ello, podrías realizar una auditoría y analizar métricas como las tasas de apertura de documentos, los clics y los comentarios de los empleados durante tu evaluación. Necesitarás analizar una serie de métricas diferentes para obtener una visión completa de cómo está siendo recibida tu estrategia por tu público.
Conecta, colabora y comunica, todo en un solo lugar
La falta de comunicación entre RR.HH. y los empleados es una forma segura de arruinar el éxito de la organización. Desarrollar y mantener un plan de comunicación de RR.HH. es esencial para generar confianza entre los empleados y crear un entorno de trabajo positivo en el que todos se sientan escuchados.
Dropbox tiene todas las herramientas que los profesionales de RR.HH. necesitan para desarrollar e implementar una estrategia de comunicación eficaz, desde colaborar con compañeros en nuevas ideas hasta disponer de un lugar centralizado para todo su contenido.
