¿Qué es Planear, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA)?

¿Qué es el PHVA?

Similar al concepto japonés de Kaizen, PHVA es un enfoque sencillo, paso a paso, para abordar los desafíos y agilizar los procesos.

Este método iterativo consiste en probar soluciones, analizar los resultados y mejorar continuamente. Las empresas y organizaciones pueden utilizarlo para analizar y mejorar sistemáticamente sus procesos en busca de eficiencia, calidad y rendimiento general. 

¿Qué significa PHVA?

PHVA significa Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. Acuñado por W. Edwards Deming (conocido como el "padre del control de calidad moderno"). Esta estrategia consta de cuatro fases (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar), cada una de ellas crucial para fomentar el crecimiento sostenible de la organización:

• Planificar: definir objetivos y qué es necesario cambiar
• Hacer: implementar los cambios a pequeña escala
• Verificar: analizar los resultados para ver si los cambios funcionaron
• Actuar: normalizar los cambios que han tenido éxito o volver a intentarlo con un nuevo plan

Este enfoque cíclico permite a las organizaciones perfeccionar continuamente los procesos para lograr una mejor eficiencia, calidad y rendimiento.
 

¿Qué tipos de organizaciones utilizan el ciclo PDCA?

El PDCA, un sistema extremadamente versátil, es utilizado por muchos tipos de empresas porque proporciona un enfoque estructurado para probar ideas, recopilar datos y tomar decisiones basadas en datos para la mejora continua. Por ejemplo:

• Fabricación: una empresa de fabricación puede utilizar el método PDCA para mejorar la calidad del producto.
• Servicio al cliente: un departamento puede implementar PDCA para ofrecer un mejor servicio.
• Desarrollo de software: los desarrolladores pueden usarlo para crear mejor software.
• Atención sanitaria: un hospital puede aplicar el PDCA para mejorar los estándares de atención al paciente.

¿Cómo funciona el ciclo PHVA?

Un ciclo PHVA implica cuatro pasos: planear, hacer, verificar y actuar. Puede utilizarse para resolver problemas concretos, introducir cambios en procesos o sistemas o rastrear y medir el progreso.
 

Planear

• Establecer objetivos: define objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados (SMART).
• Identificar recursos: determina los recursos necesarios para alcanzar tus objetivos.
• Desarrollar un plan: describe cómo alcanzar tus objetivos y medir el progreso en un documento colaborativo que se pueda compartir.
• Comprender los estados actuales: evalúa el estado actual y el estado deseado de tu organización.
• Personalizar el enfoque: adapta el ciclo PHVA a tus necesidades, posiblemente incorporando pasos adicionales como el proceso DMAIC.
• Centrarse en los datos: utiliza datos preexistentes o estadísticas de ciclos PHVA anteriores para orientar tu enfoque
   

Hacer

•  Implementar el plan: pon en marcha tu plan, tratándolo como un experimento.
• Probar cambios: realiza pruebas a pequeña escala en un entorno controlado para evitar interrumpir otros procesos.
• Recopilar datos: recopila información durante esta fase para informar de los pasos siguientes: puedes usar el almacenamiento en la nube de Dropbox para almacenar de forma segura y acceder fácilmente a tus archivos de datos.
   

Verificar

• Analizar resultados: revisa los datos recopilados durante la fase Hacer para ver si estás cumpliendo tus objetivos.
• Comparar con los objetivos: evalúa los resultados frente a los objetivos originales.
• Evaluar el enfoque: determina si es necesario introducir cambios en el plan y repite las fases de Hacer y Verificar hasta encontrar una solución satisfactoria. Compartir tus conclusiones con otras personas para obtener su opinión te ayudará a garantizar la solidez de tus conclusiones.
   

Actuar

• Implementar cambios: solicita los cambios exitosos identificados en la fase Verificar.
• Mejora continua: utiliza los resultados como nueva línea de base y continúa con el ciclo PHVA para fomentar la mejora continua. Intenta centralizar esto en un solo documento para hacer un seguimiento de lo que funcionó en cada ciclo.

Utilizar el ciclo PHVA para obtener resultados duraderos

El ciclo PHVA es continuo, lo que permite repetir iteraciones para perfeccionar y mejorar procesos y productos. Para implementar correctamente el ciclo PHVA y lograr resultados duraderos, solo es necesario tener en cuenta algunos elementos clave durante todo el proceso.
 

1. Establecer objetivos claros

Establecer objetivos que son específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales (SMART). Los objetivos claros proporcionan dirección y enfoque para los esfuerzos de mejora y ayudan a evaluar la eficacia del ciclo PHVA.
 

2. Involucrar a las partes interesadas clave

Involucra a las partes interesadas en todos los niveles de la organización para garantizar perspectivas diversas y un amplio apoyo. Esto fomenta la propiedad y el compromiso con el proceso.
 

3. Asignar recursos y establecer plazos

Asegúrate de que se dispone del personal, los recursos financieros y la tecnología adecuados. Establece plazos realistas para mantener el impulso y evitar el agotamiento.
 

4. Monitorear el progreso y analizar los resultados

Realiza un seguimiento periódico de los avances mediante indicadores clave de rendimiento (KPI). Utiliza herramientas para hacer un seguimiento de la participación en los documentos y analizar los datos para medir el rendimiento y encontrar áreas de mejora.
 

5. Promover una cultura de mejora continua

Fomenta los comentarios y la resolución proactiva de problemas. Brindar oportunidades de aprendizaje continuo para mejorar las habilidades y conocimientos de los empleados, permitiendo contribuciones efectivas al proceso de mejora.

Las principales ventajas de utilizar el ciclo PDCA

El ciclo PDCA estimula la respuesta estructurada a los problemas, fomenta una cultura de aprendizaje continuo, permite tomar decisiones basadas en datos e impulsa la adaptabilidad de los procesos.
 

Respuesta estructurada a problemas

El ciclo PDCA proporciona un enfoque sistemático para identificar problemas, implementar soluciones y medir el progreso. Este marco estructurado promueve un método disciplinado para responder a los problemas y realizar esfuerzos de mejora.
 

Cultura de aprendizaje continuo

El PDCA fomenta la colaboración, no los silos. Al involucrar a los empleados en todas las etapas, se crea una comprensión compartida de los objetivos y procesos. Cuando los empleados participan en la identificación de problemas, el desarrollo de soluciones y el seguimiento del progreso, obtienen una comprensión más profunda de los procesos de trabajo y los objetivos organizacionales. Este entorno de colaboración fomenta la innovación, ya que los miembros del equipo comparten ideas y crean una cultura de aprendizaje continuo.
 

Toma de decisiones basada en datos

El ciclo PDCA garantiza que las mejoras se basen en evidencia concreta y no en suposiciones. Al recopilar y analizar datos en cada etapa, las organizaciones pueden tomar decisiones informadas sobre la eficacia de sus esfuerzos, minimizando el riesgo de implementar soluciones ineficaces.
 

Adaptabilidad y capacidad de respuesta

El ciclo PDCA promueve revisiones y ajustes periódicos de los progresos, lo que permite a las organizaciones responder rápidamente a nuevos desafíos u oportunidades. Esta flexibilidad ayuda a las organizaciones a seguir siendo competitivas en entornos dinámicos, mejorar continuamente los procesos y productos y mantener una ventaja competitiva.

Cuándo utilizar el ciclo PHVA…y cuándo probar algo diferente

Algunos enfoques de gestión y respuesta a problemas pueden requerir mucho tiempo y recursos. Sin embargo, la flexibilidad del PHVA se presta a resolver muchos problemas a bajo costo. Dicho esto, el método PHVA no es adecuado para todos los problemas que enfrenta tu organización.
 

Cuándo se debe utilizar el método PHVA

Si buscas hacer una mejora consistente en los procesos de trabajo, el PHVA es una buena apuesta. 

El punto fuerte del ciclo radica en su capacidad para identificar continuamente problemas, luego refinar y encontrar métodos óptimos. Es menos probable que transforme completamente las métricas de rendimiento, por ejemplo, después de una sola iteración.

Su sencillez contrasta con la fuerza del PHVA: se requiere rigor y dominio para poder beneficiarse verdaderamente de él. Pero si lo adoptas y te ciñes a él, dispondrás de una forma cuantificable de crear un cambio en la forma en que tú o tu equipo trabajan. Emplearlo con éxito en una organización puede ayudar a que todos tus colegas adopten una mentalidad de resolución de problemas y pensamiento crítico. ¿Qué hay mejor que eso?
 

Cuándo no se debe utilizar el ciclo PHVA

Sin embargo, si eres alguien que necesita ver resultados instantáneos, el PHVA puede no ser para ti. Entonces, si tu organización está lidiando con un problema urgente orientado a procesos o necesita rápidos resultados en rendimiento, el PHVA puede no ser adecuado.

Desafíos comunes con PHVA y cómo superarlos

A pesar de su efectividad, la implementación del ciclo PHVA puede presentar varios desafíos. Reconocer y abordar estos obstáculos es crucial para una implementación exitosa. A continuación se presentan algunos desafíos comunes y estrategias para superarlos:
 

Resistencia al cambio

Los empleados pueden resistirse a los cambios introducidos por el ciclo PHVA, por temor a interrupciones en sus rutinas. Para superarlo, haz que participen en la fase de planificación, escucha activamente sus inquietudes y haz hincapié en los beneficios de la mejora continua.
 

Falta de recursos

Las limitaciones de recursos, como el tiempo, el presupuesto y la experiencia, pueden obstaculizar la implementación efectiva del ciclo PHVA. Da prioridad a las iniciativas de mejora, asigna recursos sabiamente y busca el apoyo de la alta dirección para asegurar los recursos necesarios.
 

Recopilación y análisis de datos

Recopilar y analizar datos puede llevar mucho tiempo y ser una tarea compleja. Aprovecha la tecnología y las herramientas de análisis de datos para agilizar la recopilación y el análisis de datos, haciendo que el proceso sea más eficiente y preciso.
 

Falta de rendición de cuentas

Sin una rendición de cuentas clara, el ciclo PHVA puede fallar. Asigna responsabilidades específicas a individuos y equipos, asegurándote de que cada paso del ciclo se ejecuta diligentemente. Las actualizaciones periódicas del progreso y las revisiones del desempeño pueden reforzar la responsabilidad.
 

Sostenimiento del proceso de mejora

La mejora continua requiere compromiso y esfuerzo constantes. Establece una cultura que valore el aprendizaje, la adaptación y la innovación. Celebra los éxitos y comparta las lecciones aprendidas para mantener el impulso y sostener el proceso de mejora.
 

Al abordar estos desafíos de forma proactiva e implementar las estrategias adecuadas, las organizaciones pueden aprovechar todo el potencial del ciclo PHVA, impulsar la mejora sostenida y alcanzar la excelencia operativa.

Crear un plan de mejora continua con Dropbox como base

Un ciclo PHVA sólido necesita bases seguras y confiables. Dropbox facilita el desarrollo de un plan claro en un documento colaborativo compartible, almacenado de forma segura en la nube y accesible para tu equipo desde cualquier lugar. 

Con tu documento de proyecto centralizado, puedes compartir ideas o datos de archivo fácilmente, solicitar comentarios y comenzar a trabajar. Los colaboradores pueden luego analizar los datos juntos gracias a la edición en tiempo real, que registra los resultados a medida que se repiten el plan y las acciones. 

Antes de que te des cuenta, tendrás un registro claro y accesible de todo el proceso, listo para actuar o consultarlo en futuros ciclos PDCA.

No pierdas la oportunidad de transformar tu negocio y obtener resultados excepcionales con Dropbox como base. Comienza hoy mismo a elaborar un documento PDCA y libera todo el potencial de tu organización.