Si alguna vez has intentado enviar un archivo grande a través de Gmail, por ejemplo, un video de alta resolución, un archivo de Photoshop en capas o una presentación grande, probablemente hayas tenido la experiencia de alcanzar el temido límite de 25 MB. Y cuando estás haciendo malabarismos con los plazos de los clientes o intentando entregar materiales finales urgentes, ese límite no solo es un inconveniente, sino que supone un obstáculo para el flujo de trabajo.
Entonces ¿qué haces? Empiezas a comprimir archivos (y sacrificar calidad), dividir los recursos en varios correos electrónicos o lidiar con vínculos rotos y correos electrónicos devueltos. Nada de esto parece “profesional” y tampoco ahorra tiempo.
Por suerte, existe una forma más sencilla de sortear esos molestos límites de tamaño de archivo de Gmail. Dropbox te ofrece dos opciones:
- Compartir directamente desde tu almacenamiento en la nube si estás colaborando en el mismo archivo
- Utilizar Dropbox Transfer para enviar una copia limpia y sin comprimir del archivo
En esta guía, también explicaremos cómo usar la función automática de Google Drive en Gmail para enviar archivos grandes, si no te preocupa la compresión.
De cualquier manera, evitarás los límites de tamaño, superarás el estrés y mantendrás el control total. ¿Quieres enviar archivos grandes en Gmail de la manera correcta? Sigue leyendo para descubrir lo fácil que es.
¿Por qué no se adjunta mi archivo en Gmail?
A todos nos ha pasado alguna vez: intentas adjuntar un archivo en Gmail y no sucede nada. O peor aún, presionas enviar y recibes ese temido mensaje de rechazo. Entonces, ¿qué ocurre cuando no puedes adjuntar o enviar un archivo grande en Gmail?
A continuación, se presentan algunos de los sospechosos habituales:
- Es demasiado grande: el límite del archivo adjunto de Gmail es de solo 25 MB. Eso está muy bien para 2005, pero no es mucho si trabajas con videos, imágenes, archivos de diseño y otros recursos que suelen ser de gran tamaño. Una vez que alcanzas el límite, estás estancado.
- Tu conexión a Internet es débil: una conexión inestable puede impedir que se completen las cargas, especialmente con archivos de gran tamaño. Si tienes una conexión WiFi deficiente o estás demasiado lejos de un enrutador, es fácil que las cargas fallen.
- El tipo de archivo está restringido: Gmail bloquea ciertos tipos de archivos (como .exe, .bat, o .zip archivos) por razones de seguridad, incluso si son totalmente inofensivos. Esto resulta molesto si estás trabajando con estos archivos y significa que te toparás con un obstáculo.
- Tu buzón de correo está lleno: a veces, si tu cuenta de Google está cerca de alcanzar su límite de almacenamiento, es posible que los archivos adjuntos no se envíen correctamente. Este es un problema particular para los autónomos y los emprendedores individuales que utilizan versiones básicas de Gmail.
- Estás usando una versión obsoleta de Gmail: las extensiones del navegador o las versiones antiguas de Gmail antiguo pueden causar fallos en el funcionamiento. Las personas a menudo tienen este problema en dispositivos móviles y tabletas que solo usan para consultar el correo electrónico ocasionalmente.
Si alguna vez has tenido problemas para adjuntar un archivo a un correo electrónico, no eres el único. Hay formas más sencillas de enviar archivos grandes sin problemas. Veamos algunas opciones sencillas.
3 formas de enviar archivos grandes a través de Gmail
Si trabajas habitualmente con archivos de gran tamaño, los archivos adjuntos estándar de Gmail pueden ser un obstáculo que interrumpe tu flujo de trabajo. Sin embargo, existen algunas formas inteligentes de enviar tus archivos. Veamos 3 opciones sencillas:
1. Usar Gmail con Google Drive
Cuando tu archivo supera los 25 MB, Gmail te sugiere que uses un vínculo de Google Drive. Es una buena alternativa, pero no es perfecta. A continuación, te explicamos por qué deberías reconsiderar esta opción antes de enviar tu archivo:
- Drive a veces comprime los archivos o los convierte, lo que puede generar algunos problemas de formato extraños.
- Los clientes también pueden editar o cambiar el nombre de los archivos sin querer, lo que dificulta el control de versiones.
Es un poco complicado, pero Dropbox lo hace sencillo. Permite que los archivos se mantengan exactamente como los cargaste, sin compresión, sin conversiones, sin complicaciones.
2. Utilizar Dropbox para compartir un vínculo rastreable
Si deseas tener más control y confiabilidad sin interrumpir tu flujo de trabajo, la solución más sencilla es compartir tu archivo a través de un vínculo de Dropbox. A continuación, te explicaremos cómo hacerlo directamente desde tu almacenamiento en la nube:
- Carga un archivo, luego haz clic con el botón secundario en tu almacenamiento en la nube y selecciona 'Copiar vínculo'
- Pega ese vínculo en tu mensaje de Gmail, sin necesidad de comprimir, archivar o dividir.
Con este método, los clientes obtienen acceso directo y profesional al archivo, exactamente como lo deseabas. Y como estás compartiendo el archivo en vivo, puedes decidir quién puede editarlo, verlo o descargarlo.
Otros beneficios incluyen características como protección con contraseña, fechas de vencimiento de los archivos y seguimiento de visualizaciones, lo que te proporciona un control total y transparencia; esto es ideal para administrar y monitorear el progreso de un proyecto.
Los vínculos compartidos son perfectos cuando se trabaja en colaboración. Pero si quieres bloquear una versión final para su entrega, probablemente sea mejor utilizar Transfer.
3. Enviar archivos grandes con Dropbox Transfer
Cuando tengas listo el producto final, utiliza Transfer para enviar archivos grandes y no editables con total facilidad y comodidad, sin olvidar la seguridad de primer nivel. A continuación, te explicamos cómo hacerlo en unos pocos clics:
- Simplemente ve a dropbox.com/transfer
- Carga tu archivo y envíalo al destinatario.
Este método es ideal para enviar videos, imágenes o archivos de diseño, hasta 100 GB. Sin preocupaciones por el tamaño de los archivos, sin ediciones por parte del destinatario, solo una experiencia de entrega limpia y confiable. También te ofrece cargas y descargas rápidas.
Transfer también permite agregar personalización de la marca, establecer una contraseña y realizar un seguimiento de cuándo un cliente abre o descarga el archivo. ¿Necesitas más espacio? No hay problema, con el complemento Dropbox Replay puedes enviar archivos de hasta 250 GB.
Este es el método preferido por fotógrafos, editores, diseñadores y cualquier persona que envíe trabajos pulidos a sus clientes. Ya sea que tengas que cumplir un plazo o simplemente no quieras interrumpir tu flujo de trabajo, Transfer te facilita el envío de archivos de gran tamaño.
Sugerencias para obtener mejores resultados al enviar archivos grandes a través de Gmail
Incluso con las mejores herramientas, unos pocos hábitos inteligentes pueden ser de gran ayuda. Ya sea que estés enviando un archivo grande a un cliente o colaborando en él, aquí tienes algunas sugerencias para que el uso compartido de archivos sea más fluido y profesional:
- Agregar números de versión o fechas a los nombres de los archivos: esto te ayudará a ti o a tus clientes a evitar confusiones al etiquetar los archivos de forma clara
- Compartir carpetas, no solo archivos: Dropbox te permite agrupar archivos relacionados (como documentos de apoyo) en una carpeta para mantener todo ordenado y facilitar la visualización de la imagen completa.
- Habilitar notificaciones o seguimientos de visualizaciones: herramientas como Dropbox te permiten hacer un seguimiento de las visualizaciones y descargas, para que nunca te quedes en la incertidumbre ni te preguntes si tu trabajo se perdió en la bandeja de entrada de alguien.
Estos pequeños trucos te ahorran tiempo, reducen las idas y venidas y te hacen parecer muy organizado, porque no tienes que buscar archivos ni frustrarte por las limitaciones de Gmail.
Preguntas frecuentes
Gmail te permite adjuntar archivos de hasta 25 MB. Si tu archivo es más grande, Gmail te pedirá que utilices Google Drive. Esto es útil, pero puede comprimir tus archivos y proporciona menos control sobre cómo se accede a ellos.
No puedes adjuntar una carpeta directamente a Gmail. Sin embargo, puedes usar el almacenamiento en la nube en tu cuenta de Dropbox para compartir un vínculo a la carpeta. Para ello, carga tu carpeta, haz clic con el botón secundario y selecciona 'Copiar vínculo' para generar un vínculo para compartir y, a continuación, simplemente agrégalo a tu correo electrónico. Cargar carpetas suele ser más rápido y sencillo cuando se desea compartir grupos de archivos.
No directamente, pero cuando Gmail redirige archivos grandes a través de Google Drive, puede reducir el tamaño de las imágenes o los videos para que los archivos sean más pequeños. Esto puede cambiar su calidad. Herramientas como Dropbox te permiten compartir archivos sin perder calidad.
Puedes usar Dropbox para compartir archivos grandes sin los límites de tamaño de Gmail, Outlook o cualquier otro cliente de correo electrónico. Si necesitas enviar un archivo grande a través de Gmail, solo tienes que cargarlo en Dropbox, obtener un vínculo y enviarlo en un mensaje de Gmail. De esta manera, evitas las limitaciones de tamaño y obtienes acceso a funciones adicionales como contraseñas, fecha de vencimiento, seguimiento de archivos y más.
