Seis formas de simplificar los procesos de RR. HH.

Los procesos de RR.HH. no tienen por qué ser un problema. Al crear plantillas, desarrollar listas de verificación y optimizar funciones como el proceso de incorporación y desvinculación, los responsables de RR.HH. pueden desarrollar flujos de trabajo fáciles de seguir y eficientes, lo que les permite a ellos y a sus compañeros centrarse en actividades más creativas y que generan ingresos. La clave está en reducir los trámites administrativos y centrarse más en las mejores prácticas.  

Pero ¿cómo puede RR. HH. lograr estos objetivos? ¿Cuáles son las formas simples de crear y desarrollar estos procesos? Aquí hay seis aspectos de RR. HH. que se deben considerar y lugares donde puede ocurrir la optimización. Emplea estas sugerencias para hacer la vida laboral más fácil para todos.

Crea listas de verificación para revisiones de desempeño

Las revisiones de desempeño son una de las partes más importantes para construir una organización exitosa y también una de las más delicadas. Aunque evaluar el desempeño de manera efectiva y justa es esencial, puede resultar difícil hacerlo sin estándares establecidos. Los departamentos de RR.HH. con visión de futuro deben crear listas de verificación para cada tipo específico de empleado, con el fin de ayudar a los evaluadores a contextualizar las evaluaciones individuales. Además, considera la posibilidad de desarrollar una lista de verificación para la reunión de evaluación del desempeño que ayude a la persona encargada de la evaluación a recordar incluir todos los aspectos y a mantener estándares uniformes en todas las revisiones.

Utiliza plantillas para la incorporación, la contratación y otros documentos

Una excelente manera de optimizar los procesos de RR.HH. es desarrollar plantillas para las tareas que se realizan con frecuencia. Por ejemplo, Dropbox ofrece una plantilla para ayudar con la incorporación de nuevos empleados, que centraliza la información para ayudar a los nuevos empleados a comenzar, vincularlos con recursos clave y crear una lista de verificación para sus primeros días. (¡Listas de verificación!) Mientras tanto, el documento de contratación permite al departamento de RR.HH. consolidar los datos de los candidatos, administrar los horarios de las entrevistas y coeditar las preguntas de la entrevista. O crea plantillas de contratos de empleados cargando y preconfigurando los campos que se utilizan de manera repetida, de modo que solo sea necesario cambiar los datos clave, como el nombre, el salario y los detalles de las prestaciones. El valor de las plantillas solo está limitado por la imaginación del departamento de RR.HH. de una organización. Convierte en planilla las necesidades de RR.HH. para una gestión fluida.

Envía, firma y almacena documentos de contratación, incorporación y desvinculación

Dos de los períodos en los que más se generan documentos durante la vida laboral de un empleado son cuando es contratado y cuando deja su trabajo. La incorporación y la desvinculación requieren mucho papeleo y pueden involucrar muchas firmas. Una herramienta como el producto de firma electrónica de Dropbox llamado Dropbox Sign puede ayudar a automatizar el papeleo para la contratación y la salida de empleados, ya que facilita la obtención de firmas electrónicas con validez legal. Y dado que HelloSign se integra con las aplicaciones y los flujos de trabajo existentes, es sencillo crear y mantener un sistema para enviar y almacenar documentos a los que se pueda acceder con facilidad en el futuro. (O simplemente utiliza DocSend de Dropbox).

Desarrolla materiales de incorporación

Un nuevo empleado no quiere incorporarse a una organización y enfrentarse a un proceso de incorporación caótico. Quiere que su incorporación sea sencilla, firmar sus documentos y empezar a trabajar. Con esto en mente, el departamento de RR.HH. debería contar con materiales de incorporación estándar para que todos los empleados tengan la misma experiencia inicial. Para ello, se deben usar documentos, pero también se pueden usar videos. En coordinación con diferentes departamentos y ejecutivos, los equipos de RR.HH. pueden crear grabaciones de pantalla y mensajes de video sobre aspectos comunes del proceso de incorporación, lo que elimina la necesidad de repetir la misma información cada vez que se contrata a alguien nuevo. En cambio, los nuevos empleados podrán reproducir los videos en su tiempo libre y a su propio ritmo.

Haz que llenar formularios sea un muy fácil

¿Y si ingresar información en formularios no fuera un algo engorroso? Con Dropbox Forms, no tiene por qué serlo. Utiliza la herramienta de flujo de trabajo sin código del producto para convertir formularios complejos, como solicitudes de empleo o trámites de inscripción de beneficios en formularios compatibles con dispositivos móviles que los candidatos o empleados pueden llenar y enviar desde cualquier lugar. Mejor aún, los datos que se ingresan se mapearán a los sistemas existentes, lo que ahorrará tiempo a RR. HH. y los ayudará a evitar la tediosa transferencia de datos. Construir y llenar solicitudes y otros formularios nunca ha sido tan fácil para todos.

Establece un repositorio centralizado para todos los documentos de RR. HH. para un acceso simple a todos los departamentos

Los mejores documentos, videos y procesos de RR.HH. no sirven de nada si nadie sabe dónde están. Para eliminar este problema, se recomienda crear una base de datos centralizada que incluya todo lo que RR.HH. necesita. Todas las plantillas y documentos relacionados con contratación, incorporación, evaluación, encuesta y desvinculación en un solo lugar, organizados de la forma que resulte más lógica para los responsables de la organización. Al utilizar Dropbox para construir este sistema, el departamento de RR.HH. también puede controlar quién tiene acceso a qué archivos, así como saber quién los está viendo y descargando, para garantizar que solo los empleados correctos los utilicen.

Crea sistemas de etiquetado para la búsqueda

Y finalmente, una vez que el sistema está implementado, se crean las plantillas, se realiza el trabajo, RR. HH. puede establecer un sistema de etiquetado que haga que todo se pueda buscar. Las etiquetas pueden abarcar cualquier cosa y todo, desde #2022 o #plantilla hasta #incorporación o #contrato. Dado que múltiples archivos o carpetas pueden tener múltiples etiquetas, y todo en una carpeta etiquetada tendrá automáticamente esa etiqueta agregada, el sistema de etiquetado es tan sólido y flexible como RR. HH. quiere que sea. Ahora ve a buscar algunos empleados excepcionales y contrátalos.