Optimizar tu proceso creativo y ahorrar tiempo

Todos los equipos de marketing quieren producir la creatividad más llamativa y digna de hacer clic. Pero eso requiere más que puro talento. También se necesita un proceso inteligente: una danza cuidadosamente coreografiada y practicada con frecuencia que garantice que el mejor trabajo se realice con un mínimo de recursos desperdiciados. Aquí te explicamos cómo hacerlo.

Paso uno: El resumen creativo

Salvo que se trate de un proyecto muy pequeño, para que el trabajo creativo tenga éxito, se debe basar en un resumen reflexivo y bien redactado. Este documento de estrategia funciona como un contrato entre el equipo de marketing y el equipo creativo. Por lo general, debe incluir un perfil detallado del público al que va dirigido, los objetivos del proyecto, un mensaje claro y centrado, mensajería de soporte, formatos creativos, plazos, requisitos obligatorios, etc. Por lo general, el líder del proyecto o alguien más del equipo de marketing es quien escribe el resumen. Si trabajas con una agencia, a veces ellos elaborarán el resumen y lo someterán a la aprobación del equipo de marketing del cliente.

Una vez completado, el resumen debe ser cargado, compartido y aprobado por cualquier persona que finalmente revisará el trabajo creativo. Es fácil agregar comentarios al documento en Dropbox para que todos puedan ver los comentarios de los demás. Esto ayuda a eliminar comentarios contradictorios o repetitivos que pueden retrasar un proyecto.

Paso dos: Reunión de lanzamiento

Los proyectos creativos deben analizarse brevemente en vivo para garantizar que la solicitud sea clara antes de gastar recursos valiosos. Esta reunión también permite que el equipo creativo realice preguntas aclaratorias o esclarecedoras que al final podrían mejorar su trabajo. Muy a menudo, algo dicho en una reunión termina siendo la inspiración para una campaña exitosa.

Paso tres: Presentación creativa

Las ideas esperadas y aburridas suelen recorrer aprobaciones sin necesidad de presentación. Simplemente, puedes enviarles un correo electrónico. Pero las buenas ideas creativas a menudo necesitan una presentación en vivo. Debido a que es fresco, provocativo e inesperado, el buen pensamiento creativo se siente desconocido y tal vez incluso un poco arriesgado. Sin embargo, si el equipo creativo tiene la oportunidad de mostrar cómo su trabajo cumple con el resumen y por qué sus ideas atraerán y persuadirán a la audiencia prevista, es más probable que se apruebe. Cuando esta reunión se convierte en un correo electrónico, muy a menudo conduce a rondas adicionales de cambios y soluciones creativas aburridas, diluidas y, en última instancia, ineficaces.

Paso cuatro: Comentarios creativos

Las etapas de comentarios y revisión son donde muchas buenas ideas se vuelven mediocres. El desafío aquí es doble: 1) administrar los comentarios de muchas partes interesadas diferentes a menudo se vuelve difícil y confuso, y 2) los comentarios realmente útiles pueden ser desafiantes para que algunos articulen o interpreten.

Dropbox se ocupa de ese primer desafío ofreciendo un espacio de trabajo único y bien organizado para cada campaña y para cada elemento creativo individual. Esto simplifica y optimiza cada paso del proceso de revisión para que los equipos lleguen a ser “excelentes” con menos rondas de comentarios. Carga y comparte archivos creativos, coordina con el equipo y comunícate junto con el trabajo. Así es como ayuda Dropbox:

• Obtén comentarios: comparte y recibe fácilmente archivos para revisar con socios internos y externos, incluso archivos de video y audio de gran tamaño, sin saturar las bandejas de entrada ni tener que preocuparte por los filtros de correo electrónico. Además, Dropbox facilita la apertura y la visualización de más de 175 tipos de archivos, sin necesidad de software adicional.

• Comenta directamente: una vez que los activos creativos se cargan en Dropbox y se comparten con el equipo, todos los miembros pueden ver y comentar directamente en cada unos de ellos. El propietario del proyecto puede elegir que se le notifique automáticamente cuando se agreguen nuevas carpetas, archivos o comentarios, para poder hacer un seguimiento del progreso.

• Gestiona los comentarios: al tener los comentarios de todos en un lugar central, el propietario del proyecto puede gestionar fácilmente los comentarios del equipo. Este paso permite garantizar que los comentarios no estén duplicados ni sean contradictorios, y que reflejen una visión singular que sea coherente con el resumen original. Al asegurarte de que los comentarios estén alineados, puedes mantener el proyecto en marcha a la vez que minimizas las consultas adicionales. El propietario del proyecto también puede bloquear determinados archivos para evitar ediciones no deseadas y gestionar el acceso a ellos por parte del equipo.

• Revisa fácilmente los archivos de audio y video: Dropbox Replay puede servir como sala de visualización virtual, donde todos pueden ver y agregar marcas en el propio video al mismo tiempo. Esto hace que sea rápido y fácil consolidar los comentarios, responder a ellos y dar los toques finales a tus proyectos de audio y video en un solo lugar.

• Comenta fácilmente sobre las copias: Dropbox Paper proporciona un excelente espacio de trabajo de colaboración para los resúmenes creativos y la redacción de textos publicitarios. Puedes utilizarlo para crear esquemas, redactar documentos de contenido, intercambiar ideas en equipo, agregar imágenes y revisar diseños.

• Gestiona las versiones: con Dropbox, los cambios en los archivos se sincronizan automáticamente para que siempre tengas acceso a la versión más reciente del trabajo. El historial de versiones de Dropbox también es útil en el caso de los documentos de contenido o estrategia, ya que te permite ​​realizar un seguimiento de lo que se cambió, cuándo y quién lo hizo.

• Controla el acceso: cuando nuevas agencias o trabajadores autónomos se unen a un proyecto o se marchan de él, puedes actualizar fácilmente los permisos de los archivos y recibir notificaciones al instante cuando los nuevos colaboradores modifiquen un archivo.

  El segundo desafío durante la fase de comentarios, que consiste en articular los comentarios de una manera que realmente contribuya a mejorar el trabajo, supone una mayor dificultad. De hecho, se ha convertido en una especie de arte extinto. Conviene ser preciso sin necesidad de microgestionar, amable sin ser condescendiente y directo pero no desdeñoso. Se trata de líneas muy tenues, y es por eso que la fase de comentarios es donde muchas ideas buenas se transforman en ideas previsibles y aburridas que no tienen un impacto significativo. Estas ocho prácticas recomendadas para aportar comentarios creativos pueden ayudar a todos a realinear y mejorar el trabajo, al tiempo que permiten ahorran valiosos recursos.