Dado que los trabajadores de oficina pierden hasta el 30 % de su tiempo buscando archivos y las empresas gastan cientos de dólares en suministros de oficina que se requieren cuando se trabaja con papel, el costo de usar sistemas ineficientes para la gestión documentos puede acumularse fácilmente. Por suerte, perder ingresos debido a los procesos centrados en papel es algo que se puede evitar completamente con la ayuda de un sistema electrónico de gestión de documentos.
Descubre cómo hacer el cambio a la gestión digital centralizada puede devolver su tiempo a tus empleados, ahorrarte dinero, ayudar con el cumplimiento y protegerte contra la pérdida de datos.
¿Qué es un sistema de gestión electrónica de documentos?
Un sistema de gestión electrónica de documentos (EDMS) es un sistema de software que te permite crear, administrar, almacenar y rastrear documentos y archivos electrónicos. Un EDMS generalmente incluye características como nombres electrónicos de archivos, almacenamiento, escaneo de documentos, control de versiones para rastrear actualizaciones realizadas en documentos y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para procesar texto dentro de documentos.
¿Por qué es importante un sistema de gestión electrónica de documentos?
¿Cuánto tiempo ahorrarías si pudieras buscar y encontrar en segundos cada documento que necesitaras? Y ¿cuánto más fácil sería la administración de archivos si pudieras almacenar y acceder a documentos desde cualquier parte del mundo?
Con un sistema electrónico de gestión de documentos (EDMS), puedes rastrear, monitorear y administrar tus archivos desde una ubicación central, lo que hace que hacer negocios sea más eficiente con cualquier persona en todo el mundo. También mantiene tus documentos organizados y seguros, ayudándote a ti y a tus empleados a ahorrar tiempo a la vez que contribuye a la seguridad de tus datos.
¿Cuáles son las ventajas de los archivos centralizados con un sistema de gestión electrónica de documentos?
Mejor seguridad
Un sistema de gestión electrónica de documentos te brinda la posibilidad de mantener tus archivos más seguros que si solo estuvieran almacenados en una sola computadora o en un archivador en algún lugar de tu oficina.
Un sistema de gestión electrónica de documentos permite establecer permisos para que solo ciertas personas puedan ver o editar ciertos archivos, asegurando que solamente las personas que necesitan ver tus documentos más confidenciales tengan acceso a ellos. Tener un sistema seguro de administración de archivos también es importante cuando se trata de cumplir con los estándares de cumplimiento regulatorio.
Al usar Dropbox, los administradores de cuentas pueden especificar el acceso a los archivos, y a los documentos públicos solo podrán acceder las personas que tengan los vínculos a esos archivos. Si habilitas la verificación de dos pasos, también recibirás códigos de seguridad por SMS o desde una aplicación de autenticación.
Mejor aún, cualquier documento firmado con Dropbox Sign, que viene incluido en todos los planes de Dropbox, es a prueba de manipulaciones y se crea con pistas de auditoría para proporcionar un historial completo y con marca de tiempo de todas las acciones y ediciones.
Flujos de trabajo más eficientes
Cuando todos tus documentos se almacenan en una ubicación central digital, es mucho más fácil para tus equipos encontrar los archivos que necesitan. Mantener a todos informados es especialmente útil cuando varias personas están trabajando en el mismo proyecto, ya que esto disminuye la probabilidad de que los archivos duplicados o varias versiones del mismo archivo aparezcan en múltiples lugares.
Por ejemplo, como el mercado inmobiliario online más grande de Brasil, VivaReal necesitaba una forma más fácil de almacenar sus datos y simplificar la colaboración entre el personal. Después de recurrir a Dropbox para su negocio, VivaReal ahora puede sincronizar automáticamente los nuevos archivos y mantener todo en un solo lugar. Además, compartir documentos independientemente del tipo de dispositivo es mucho más fácil.
Además, cuando usas Dropbox Sign, todos los documentos que envíes para firmar también se pueden almacenar automáticamente en la carpeta de Dropbox que elijas.
Menos pérdida de datos
Un sistema de gestión de documentos electrónicos también reduce el número de elementos y datos perdidos a causa de un error humano o comunicación insuficiente entre equipos.
Con todos los documentos almacenados en una ubicación central que cuenta con copias de seguridad y control de versiones, es mucho más fácil rastrear un documento perdido. Y, si algo se pierde, se puede recuperar con mínimo esfuerzo.
Cuando se trata de tus documentos más críticos, como acuerdos de servicio, contratos de empleados o NDA, retener y rastrear archivos es crucial para hacer negocios de manera efectiva. Un sistema de gestión de documentos, como Dropbox, proporciona almacenamiento seguro y protegido para tus documentos firmados electrónicamente en la nube, para que puedas así evitar extraviar documentos y ganar más tranquilidad.
Rentable
La falta de archivos electrónicos y centralizados puede consumir ingresos debido al tiempo innecesario dedicado a buscar y administrar archivos, y reimprimir documentos regularmente o recrear datos perdidos.
Para tener una idea más clara, en promedio, archivar un solo documento cuesta 20 USD; encontrar cada documento extraviado, 120 USD; y volver a crear cada documento, 220 USD; pero una suscripción a un sistema de gestión de documentos como Dropbox Business se puede obtener a partir de solo 15 USD al mes.
En lugar de desperdiciar miles de hojas de papel imprimiendo documentos que deberían estar en formato digital, puedes ahorrar al enviar rápidamente por correo electrónico un vínculo a tus documentos, y tus destinatarios pueden acceder a los archivos desde sus computadoras o teléfonos. Además, cuando llegue el momento de hacer modificaciones o volver a acceder a los documentos, no solo podrás realizar cambios de forma digital sin necesidad de imprimir o volver a escanear, sino que también tendrás cada versión del documento en tu sistema para un acceso fácil y seguro.
Simplifica la gestión de documentos con Dropbox
Un buen software de administración de archivos puede hacer maravillas para mantener tu empresa organizada, segura y eficiente. Combínalo con un sistema de gestión de documentos de firma electrónica para una firma rápida de contratos y podrás mejorar las tasas de finalización de contratos en un 26 % con Dropbox Sign.
Si quieres mejorar aún más tu sistema de administración de documentos, también puedes integrar Dropbox con Dropbox Sign API para enviar solicitudes de firma directamente desde tu CRM y Dropbox Fax para facilitar el envío de faxes en línea.
