Cómo organizar una proyección virtual o una fiesta de visualización para tu proyecto de video

Presentar el trabajo creativo puede ser difícil, sobre todo cuando los equipos están distribuidos, lo que significa que una reunión presencial podría no ser una opción.

Los eventos predominantemente virtuales ganaron popularidad rápidamente durante la pandemia de COVID-19, y no muestran signos de desaceleración. Son más convenientes para muchas personas y empresas, ya que los asistentes no tienen que enfrentarse a largos tiempos de viaje para asistir en persona.

Cuando se trata de proyectos creativos como el contenido de video, presentar el trabajo de forma virtual, ya sea a través de una “proyección virtual” o una “fiesta de visualización”, abre el potencial para la colaboración y una comunicación más eficiente entre los creadores y los clientes.

¿Pero cómo se logra eso? ¿Y exactamente qué es una “proyección virtual”? En esta guía encontrarás las respuestas a estas preguntas, así como sugerencias y trucos para organizar una proyección virtual.

¿Qué es una “proyección virtual” o una “fiesta de visualización”?

Una fiesta de visualización o un evento de proyección virtual es una sesión organizada en la que un grupo de personas, ya sean compañeros de trabajo, agencias y clientes, o incluso amigos, se reúnen de forma virtual para ver contenido de video grabado. Dependiendo del propósito de la proyección, el video podría ser un seminario web, una película, un anuncio de televisión o material de capacitación.

Si eres cineasta, una proyección virtual de una película con un distribuidor o con los organizadores de un festival de cine podría ayudar a que tu trabajo sea seleccionado y mostrado a un público más amplio. 

Este tipo de reunión se lleva a cabo a través de Internet, lo que significa que tú y los otros espectadores no necesitan estar en la misma sala, ciudad o estado para poder participar.

Para los proyectos de video, las proyecciones virtuales brindan un espacio para que los colaboradores y las partes interesadas revisen el contenido juntos, lo que agiliza el proceso de recopilar y procesar los comentarios para poder llegar a la versión final mucho más rápido.

Paso a paso para organizar una proyección virtual

Ya editaste tu video y ahora está listo para presentarlo al cliente para que dé su opinión y definir los próximos pasos. Aquí te explicamos cómo planificar y organizar una proyección virtual para tu proyecto de video, utilizando herramientas clave como Zoom y Dropbox Replay.
 

Paso 1: Elegir la plataforma de proyección

Como anfitrión, depende de ti decidir qué plataforma usar para la proyección virtual. Hay una variedad de opciones, pero antes de elegir, debes considerar los siguientes aspectos:

• Tu público o los participantes: ¿estarán todos dispuestos a instalar software de terceros o extensiones para la visualización? ¿O será más apropiada una herramienta basada en explorador como Dropbox Replay?

• Interactividad: ¿Quieres que los participantes hagan comentarios dentro de la herramienta de revisión, durante la proyección? ¿Te gustaría que agreguen notas con precisión de fotograma y marcas en pantalla?

• Sincrónica o asincrónica: ¿es necesario que todos puedan ver el video al mismo tiempo? De no ser así, una sesión asincrónica podría ser más fácil de gestionar.

Para organizar una proyección virtual en Zoom, podrías compartir con los participantes un vínculo a un video en Dropbox Replay. En esta sala de visualización virtual basada en explorador, todos pueden ver el video al mismo tiempo y agregar comentarios y marcas en fotogramas específicos.
 

Paso 2: Enviar las invitaciones virtuales

Invita a los asistentes a tu proyección virtual al menos una semana antes del evento. Esto les da tiempo para verificar y organizar sus agendas personales antes de confirmar su asistencia.

Cuando se acerque el día de la proyección, puedes enviar un recordatorio por correo electrónico que contenga lo siguiente:

• Un vínculo de transmisión o un vínculo a la reunión, dependiendo de la plataforma seleccionada (¡para que no se pierda en sus bandejas de entrada de correo electrónico!).

• Un resumen de lo que los asistentes o los miembros del público pueden esperar en tu proyección virtual

• Una agenda, si es necesario, para garantizar que todos los asistentes estén en sintonía.

  • Para los proyectos de video con muchas partes interesadas, contar con una agenda para la proyección online puede ayudar a mantener la reunión centrada y organizada.

  • Puedes incluir un discurso de bienvenida para explicar tu enfoque del proyecto, planificar pausas para una sesión virtual de preguntas y respuestas o un debate, y dejar tiempo al final de la proyección para la conclusión y para proponer los próximos pasos en el proyecto (como poner en práctica los comentarios).

Paso 3: Comenzar la proyección

Al igual que las proyecciones presenciales, puede ser optimista suponer que tu proyección virtual comenzará exactamente a la hora planificada. Es posible que los asistentes tengan problemas inesperados con la conexión a Internet u otros problemas de acceso que podrían causar demoras.

Como anfitrión de la proyección, será tu responsabilidad asegurarte de que estos pequeños contratiempos no se conviertan en una interrupción.

Una vez que todos los asistentes se hayan unido a la reunión virtual, puedes empezar con algunas actividades para romper el hielo antes de iniciar la proyección. Esto ayudará en caso de que los revisores no estén familiarizados entre sí, ya que puede ayudarles a sentirse más cómodos para hacer comentarios sinceros una vez que haya comenzado la proyección.

Ten en cuenta que, en Dropbox Replay, cualquier persona que participe en una sesión de revisión en vivo puede controlar la reproducción de audio o video. Como anfitrión, conviene que controles esto estableciendo algunos límites o normas de participación.

Paso 4: Recopilar comentarios y finalizar la proyección

Los comentarios son importantes en cualquier proyecto de video, pero recoger los comentarios y registrar las acciones de los revisores suele ser complicado. 

Dropbox Replay resuelve el problema de los comentarios dispersos. Cuando organizas una proyección virtual en Replay, los asistentes pueden agregar notas a fotogramas específicos en la línea de tiempo del video, así como marcas en la pantalla.

Después de que el video se haya reproducido y los revisores hayan tenido la oportunidad de proporcionar comentarios y hacer preguntas, es hora de finalizar la sesión de proyección. Podrías tener preparados algunos comentarios de cierre, o podrías leer el acta de la reunión que registraste en Dropbox Paper.

Es posible que los revisores necesiten un poco más de tiempo para reflexionar sobre el proyecto y volver a ver el video cuando dispongan de tiempo. Incluso después de que finalice la proyección en Dropbox Replay, los revisores podrán seguir agregando comentarios y marcas en el video, siempre y cuando tengan permiso para comentar. 

Al realizar la sesión de revisión en vivo en Dropbox Replay, será mucho más fácil hacer un seguimiento de los comentarios que recopilaste y actuar en consecuencia, sobre todo porque puedes cargar los videos y acceder a los comentarios directamente desde Adobe Premiere Pro y otras herramientas de edición.

Proyecciones virtuales sin problemas con Dropbox Replay

Dropbox te ofrece todo lo que necesitas para mejorar tu proceso de colaboración en video, sin sacrificar tus herramientas y aplicaciones de edición favoritas. 

Con Dropbox Replay, todos pueden ver y hacer anotaciones en el mismo video al mismo tiempo, con una reproducción fluida de video de alta definición que permanece sincronizada para todos los espectadores.