Por dónde comenzar a utilizar las firmas electrónicas en tu organización

Una plataforma de firma electrónica segura puede ayudarte a incorporar nuevas contrataciones increíbles, a cerrar más ventas y a ahorrar tiempo en tareas legales. Todo ello más rápido de lo que tardas en decir "¡el papeleo apesta!"

Creemos que ya es hora de dejar de usar la palabra "necesario" cuando se trata de describir el "mal necesario" que es el papeleo. En 2025, es simplemente malvado. Afortunadamente, cada vez es más fácil eliminar el papeleo del lugar de trabajo.

A continuación se indican algunas áreas en las que las organizaciones deberían comenzar a utilizar software de firma electrónica. Esto les permitirá incorporar de manera efectiva a nuevos excelentes empleados y cerrar rápidamente nuevos acuerdos, todo ello de forma legal y segura.

Las firmas electrónicas ayudan a escalar la incorporación de empleados

Redactar, imprimir, enviar faxes, escanear, archivar o corregir errores se han considerado males necesarios para la mayoría de los departamentos empresariales. Y nadie comprende mejor este horror que los miembros del departamento de Recursos Humanos que se encargan de la contratación e incorporación de nuevos empleados.

Pero en la era de la transformación digital, en la que literalmente se puede visitar al médico de forma digital, ¿no es hora de desterrar el oscuro arte del papeleo?

Nosotros creemos que sí.

Las ventajas de la firma electrónica en la incorporación de los empleados

El departamento de RR.HH. que integre una plataforma de firma electrónica sin papel en su proceso de incorporación de empleados tiene muchas ventajas.

Incorporación optimizada para todos

La API de Dropbox Sign permite al departamento de RR.HH. tomar los datos proporcionados durante el proceso de registro de un solicitante y los use para:

• Rellenar automáticamente toda la documentación necesaria
• Generar un conjunto de archivos PDF personalizados (y fáciles de leer)
• Enviar los documentos completados para que la persona los firme electrónicamente directamente desde su computadora de escritorio o dispositivo móvil

Esto no solo elimina la redundancia para el equipo de RR.HH., sino que reduce parte de la fricción que puede provocar la pérdida de candidatos, lo cual es fundamental si tu empresa necesita ampliar la contratación con rapidez.

Un tercero que se encarga de los problemas técnicos

La transformación digital es difícilmente alcanzable si tienes que contratar a un nuevo equipo administrativo solo para configurar y administrar todas las herramientas Esa es una de las principales razones por las que a los departamentos de RR.HH. les encanta el modelo de Dropbox Sign. La plataforma de firma electrónica Dropbox Sign cuenta con un equipo de asistencia técnica dirigido por desarrolladores que te ayudará a configurarla en menos de una semana y se encargará de todos los aspectos técnicos.

Cómo Instacart creció rápidamente gracias al software de firma electrónica

Dropbox Sign y Dropbox Forms permitieron al servicio de entrega de comestibles a demanda Instacart mejorar en un 270% la finalización de las solicitudes de los contratistas compradores y ahorrar más de 50 horas por semana en tareas de incorporación.

En todo momento, Instacart contrata a más de diez mil "compradores" que seleccionan, empaquetan y entregan los alimentos a los clientes.

A ese volumen, su proceso con papel y lápiz estaba causando una fricción considerable. El personal de la oficina tenía que gestionar físicamente el papeleo y la incorporación de cada uno de los compradores. Dado que su objetivo era llegar al 80% de los hogares estadounidenses, este largo proceso no era adecuado para su personal interno ni para las personas cualificadas a los que les costaba incorporar y retener.

Con la ayuda de nuestro equipo de apoyo a la API dirigido por desarrolladores, Instacart incorporó firmas electrónicas legalmente vinculantes para los compradores y la creación y gestión de documentos de RR.HH. directamente en su aplicación. Así es, no se limitaron a digitalizar, sino que se pasaron por completo a la tecnología móvil para satisfacer las necesidades de su fuerza laboral en el lugar donde viven. 

Ahora los compradores pueden recibir toda la documentación esencial relacionada con su empleo e incorporación a la empresa, y firmarla legalmente desde sus teléfonos.

Además, con la característica de plantillas de Dropbox Sign, el equipo de RR. HH. de Instacart puede crear, formatear y almacenar importantes plantillas de incorporación para evitar que se repita el trabajo.

Las firmas electrónicas simplifican las ventas

Es fácil ver por qué el proceso tradicional de enviar un montón de documentos importantes por correo electrónico y pedirle al cliente receptor que imprima, firme y los devuelva no es suficiente en el mundo moderno.

Un flujo de trabajo de envío y firma digitalizado no solo simplifica las ventas, sino que hace que tu empresa obtenga ingresos más rápidamente y reduzca los gastos generales.

Las ventajas de utilizar la firma electrónica en las ventas

Si tu departamento de ventas está tratando de generar ingresos para tu empresa en lugar de gastarlo todo en procesos manuales que consumen mucho tiempo, creemos que te gustarán las siguientes ventajas que ofrecen las firmas electrónicas.

Obtén ingresos más rápido

Con características de clase empresarial, como enviar con copia, plantillas y notificaciones de estado, los equipos de ventas nunca se quedan esperando a que alguien note ese montón de papeles apilados en su escritorio o en su bandeja de entrada, a la espera de ser firmados y devueltos para que el compromiso pueda finalmente comenzar.

Dos formas de ahorrar

Además del importante ahorro en costos operativos que supone una plataforma de firma electrónica, Dropbox Sign también ofrece un ahorro económico gracias a sus asequibles paquetes anuales y mensuales. Con una prueba gratuita, precios transparentes y sin cargos ocultos, los equipos de ventas tanto de empresas emergentes como de grandes empresas pueden encontrar el plan que se ajuste a su presupuesto.

Para aquellos equipos que desean la potencia y la personalización que ofrece nuestra API de Dropbox Sign, nuestros precios de la API son igualmente accesibles y no tienes que pasar por un montón de trámites de atención al cliente para empezar (aunque, modestamente, son personas impresionantes).

Cómo Vendini usó las firmas electrónicas para cerrar las ventas en tiempo récord

Vendini necesitaba agilizar el proceso de ventas para garantizar una experiencia más fluida tanto para su equipo como para sus clientes, que se caracterizan por su dinamismo.

Con toda honestidad, la solución para las existencias de ventas de Vendini fue bastante sencilla, y creemos que también podría serlo para tu departamento de ventas.

Sorpresa, ¡es la firma electrónica!

Más específicamente, se trata de una plataforma inteligente de firma electrónica que mejora tu flujo de trabajo sin que te cueste un montón de dinero configurarla ni horas gestionarla.

Vendini utilizó la integración de Dropbox Sign con Google Drive para crear y dar formato a sus acuerdos de nivel de servicio antes de enviarlos a los clientes, quienes luego pudieron firmarlos y devolverlos con unos pocos clics. Los documentos y las firmas permanecieron seguros durante todo el proceso y se almacenaron tanto en Drive como en la cuenta de Dropbox Sign de Drive de Vendini para recuperarlos fácilmente.

Gracias a esa única integración, el equipo de ventas de Vendini pudo enviar acuerdos a una velocidad vertiginosa, a veces cerrando tratos mientras el representante de ventas seguía hablando por teléfono con el cliente potencial.

Los representantes de ventas también utilizaron la característica “CC” de Dropbox Sign para asegurarse de que el director financiero, los gerentes y cualquier otra persona que debiera participar recibieran alertas por correo electrónico sobre el progreso de los documentos de ventas importantes. Vendini incluso aprovechó la integración de Dropbox Sign para Slack. Sus vendedores podían ver en tiempo real cuándo se firmaba un documento, por lo que podían celebrarlo en consecuencia.

Las firmas electrónicas dan poder al departamento jurídico

Aunque tu departamento legal podría no tener que litigar un caso en breve, es probable que tenga varios de los mismos puntos débiles administrativos a los que se enfrentan todas las organizaciones legales: cuestiones de seguridad y legalidad, flujos de trabajo pesados y costosos gastos generales.

Cómo puede beneficiarse cualquier departamento jurídico de la firma electrónica

A continuación, se presentan algunas ventajas que pueden obtener los departamentos jurídicos al adoptar un servicio de firma electrónica sencillo y eficiente, sin perder las protecciones que son tan importantes.

Obtenga documentación precisa y segura

Cuando se trata de documentos confidenciales y clientes de alto nivel o ejecutivos de alto nivel, los departamentos legales necesitan una solución de firma electrónica que no solo sea precisa, sino extremadamente segura.

Por ese motivo, Dropbox Sign incluye múltiples capas de seguridad, como cifrado SSL durante la transferencia de archivos y una infraestructura de servidores segura alojada en un centro de datos de última generación con certificación Tier III, SSAE-16 e ISO 27001.

Simplificar la integración tecnológica y la automatización

Con una API que nuestro equipo de ingeniería interno actualiza y mantiene constantemente, Dropbox Sign se integra sin problemas en la mayoría de los flujos de trabajo existentes.

Ya sea que estés usando Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive o casi cualquiera de las mejores aplicaciones empresariales de la actualidad, puedes apostar a que Dropbox Sign jugará bien.

Mayor eficiencia y mejor servicio

El problema del papeleo lleva mucho tiempo controlando la velocidad y el costo de las situaciones legales. En lugar de reducir los gastos al sacrificar el servicio, los departamentos legales pueden usar tecnología moderna como las firmas electrónicas para reducir sus costos generales.

Las características de Dropbox Sign orientadas a empresas te ayudan a digitalizar tus documentos legales más importantes para crear un flujo de trabajo de intercambio y firma rápido y seguro, tanto si hay 2 como 20 partes implicadas.

Mantener fácilmente los registros de auditoría

Desde el momento en que solicitas una firma, Dropbox Sign adjunta una página de registro de auditoría al propio documento. El seguimiento de auditoría no editable resultante garantiza que las acciones realizadas en tus documentos se rastreen exhaustivamente y se marquen con la fecha y hora para proporcionar pruebas de acceso, revisión y firma.

Dropbox Sign: la solución de firma electrónica número uno

G2 Crowd clasificó a HelloSign (ahora Dropbox Sign) como la solución de e-signature número uno para las pequeñas empresas. También quedamos en tercer lugar como mejor producto de software para pequeñas empresas. ¡No es demasiado triste!

Ya seas una pequeña empresa que no tiene los fondos para emplear un ejército de administradores para gestionar el papeleo o una empresa grande que no tiene tiempo para eso, una plataforma de firma electrónica inteligente como Dropbox Sign puede ahorrarte mucho tiempo en asuntos legales, ayudar a tu equipo de ventas a cerrar más tratos y conseguir nuevos empleados en tu equipo más rápido de lo que tardas en decir “¡el papeleo apesta!”. Si trabajas con documentos digitales o en papel, Dropbox Sign te ofrece todo lo que necesitas.

Adelante y empieza hoy mismo con tu prueba gratuita. Pero ten cuidado, una vez que descubras las ventajas de la tecnología, no querrás volver nunca más a la pesada tarea de gestionar el papeleo en papel.