Con el socio adecuado, crecer es fácil: BlackMatter Creative aumenta el ancho de banda con Dropbox Dash

El contexto de la empresa

Si alguna empresa entiende el valor de una buena alinza, esa empresa es BlackMatter Creative. “En lugar de trabajar con una lista de verificación de elementos, nos asociamos con el cliente para determinar su objetivo final y luego lo guiamos en un viaje para que comprenda lo que necesita”, comenta la gerente de cuentas, Jessica Lytle.

Este enfoque auténtico ha ayudado a BlackMatter a granjearse una reputación excelente y a atraer a clientes globales de cientos de sectores. Pero como pequeña empresa, tienen que aprovechar al máximo sus recursos internos. Confían en sus herramientas para ahorrar tiempo, mejorar la producción y hacer que la comunicación entre los miembros del equipo y los clientes sea sencilla.

“Somos una agencia pequeña. Colaboramos con clientes y creativos externos, desde escritores y redactores hasta fotógrafos o videógrafos. Por eso, garantizar que todos tengan las herramientas que necesitan para iniciar un proyecto de manera eficiente es algo muy importante”, afirma Paul Woodard, presidente y director creativo de BlackMatter Creative.

El reto: una agencia pequeña donde todo ocurre a la vez

Antes de tener esas herramientas a mano, empezar un nuevo proyecto suponía tener que superar muchos obstáculos.

"Uno de nuestros mayores desafíos fue organizarlo todo: desde los elementos y las piezas que necesitábamos, hasta los miembros del equipo que participarían en el proyecto".

Para las gestoras de cuentas como Lytle, el siguiente obstáculo más importante fue el flujo del proyecto.

“El simple hecho de llevar al día el trabajo ya es todo un reto”, afirma. “Tenemos muchos proyectos en marcha, y realmente queremos asegurarnos de que se cumplen todas las prioridades y los plazos de nuestros clientes. Eso significa que debemos trabajar lo más eficientemente posible”.

Aparte de eso, BlackMatter necesitaba hallar un método fiable para interactuar, gestionar y prestar servicio a los clientes desde cualquier lugar. La capacidad de trabajar a escala nacional e internacional era un aspecto especialmente importante para algunos miembros del equipo, como el diseñador sénior Ben Gennetay.

“Trabajo en Francia y mis colegas están en Oklahoma, por lo que necesitamos que todo se comparta constantemente. “He colaborado en agencias creativas que antes no tenían software en la nube para el almacenamiento, y eso hace que todo sea más difícil y añade complicaciones adicionales”.

La solución: dedicar menos tiempo a buscar y más tiempo a crear

BlackMatter se conectó con Dropbox, cuya plataforma basada en la nube ayudó inicialmente al equipo a almacenar y organizar grandes activos proporcionados por los clientes.

“Como agencia creativa, tenemos una enorme base de datos de material gráfico, fuentes y proyectos de una amplia variedad de clientes, por lo que Dropbox ahorra mucho tiempo”, afirma Woodard.

El equipo organiza los archivos por cliente en Dropbox, y así pueden explorar en profundidad los archivos del proyecto para encontrar cualquier cosa que se pueda necesitar para un determinado proyecto. “Dropbox hace que sea muy fácil pasar de un proyecto a otro, de un cliente a otro”, afirma Lytle.

A medida que BlackMatter ha ido creciendo, también lo ha hecho su relación con Dropbox. Se convirtieron en miembros del programa Design Partner y también adoptaron Dropbox Dash para que los miembros del equipo pudieran encontrar archivos, imágenes, videos y mucho más en múltiples plataformas de trabajo. Gracias a estas prestaciones extra, el equipo de BlackMatter puede localizar materiales más rápido, organizar proyectos de manera más eficiente y comunicarse de forma más efectiva. Todo esto permite al equipo tener lo que necesita para crecer de manera más inteligente y entregar los trabajos en plazos ajustados.

Pero han ido un paso más allá y han creado materiales adicionales más rápidamente mediante el uso de herramientas de análisis, resumen y redacción basadas en IA. Recientemente, Gennetay utilizó Dash en la creación de diapositivas para redes sociales, introduciendo parámetros de software sobre la cantidad de diapositivas y temas para cada una. Esto puso en marcha el proceso de pensamiento creativo para que pudiera ponerse a trabajar en perfeccionarlo.

BlackMatter también está utilizando las funciones de IA de Dash para poner en valor detalles importantes a través de un chat personalizado. Durante una reunión, algunos clientes le preguntaron a Woodard sobre detalles específicos del proyecto. Sabía que los tenía en algún correo electrónico, en alguna parte, pero normalmente le habría llevado mucho tiempo localizarlo usando solamente la búsqueda. “Entonces, entré en Dash, escribí una palabra clave en la barra de búsqueda y me dio una respuesta precisa de inmediato. Me encanta poder usar Dash sobre la marcha durante las reuniones de negocios con los clientes. De ese modo les ofrecemos una respuesta excelente y con los detalles que necesitan”.

Estos momentos son importantes, no solo para generar confianza en el cliente, sino también para estar al tanto de los continuos cambios en los calendarios previstos.

“En nuestro negocio todo está sometido a los plazos, y cualquier segundo extra que podamos sacar del día ayuda”, afirma Lytle. “Contar con una ubicación central donde podemos buscar en todos nuestros archivos creativos y extraer lo que necesitamos es muy eficiente, y estamos muy emocionados de ampliarlo”.

Los resultados: gestionar mayores cargas de trabajo con menos esfuerzo

La carga de trabajo de BlackMatter continúa aumentando. Más trabajo puede significar más estrés, pero el equipo no está preocupado.

“Dash nos proporciona las herramientas que necesitamos para ser más eficientes y poder manejar algunas de las mayores cargas de trabajo excelente que surgen”, afirma Woodard.

Diseñadores como Gennetay no pueden imaginarse trabajar un día sin el software. “Dropbox ha cambiado mi vida, honestamente. “Si no existiera Dropbox, no estaría trabajando para una agencia en Estados Unidos”.

Como el equipo tenía previsto, uno de los mayores impactos ha sido su capacidad para crecer. Antes de Dropbox, el equipo ocupaba su tiempo en garantizar el funcionamiento del día a día del negocio. Ahora que ya no tienen que preocuparse por organizar, almacenar o compartir contenido, son libres para interacturar con los clientes y tener las conversaciones que realmente generan su mejor trabajo creativo.

También tienen más margen de maniobra para otras tareas, como actualizar el sitio web y ajustar los mensajes del producto. Y a medida que el equipo continúa generando más clientes, iniciativas creativas y asociaciones, saben que Dropbox siempre estará ahí para darles asistencia.

“Pasar por este proceso con Dash y trabajar con el equipo de Dropbox realmente nos ha hecho sentirnos apreciados como clientes. “Ha sido una asociación maravillosa”, dice Woodard.