Cully Automation puso orden en los contratos con Dropbox

El reto

Cully Automation es una empresa de ingeniería irlandesa con una amplia gama de servicios, desde el diseño y la instalación hasta la automatización de procesos a gran escala. Sus equipos están especializados en planificar, construir, automatizar y mantener servicios de abastecimiento de agua vitales en Irlanda.

La empresa utilizó Dropbox para gestionar la colaboración entre los equipos que trabajaban en la oficina y los que lo hacían en el lugar durante varios años. Cuando llegó la COVID-19, empezó a necesitar una solución que pudiera ofrecer la misma colaboración en tiempo real durante el proceso de firma de contratos. A pesar de que los empleados teletrabajaban, Cully Automation seguía enviando los contratos y documentos para su firma por correo electrónico o carta. Esto costaba dinero y les hacía perder mucho tiempo a los empleados. Además, dificultaba la protección del proceso de firma.

Esa solución también debía tener en cuenta a los equipos que trabajaban en lugares con problemas de conexión. El proceso de estos equipos sería hacer los cambios sin conexión y sincronizarlos más tarde, cuando recuperaran la conexión.

Solución

Todos los visitantes y empleados tenían que completar una encuesta para la vuelta al trabajo, además de declarar oficialmente que no tenían ningún síntoma de COVID-19, para poder acceder a las instalaciones. Por todo esto, el método antiguo de imprimir, firmar y recopilar formularios en papel no tardó en resultar demasiado lento y costoso. Si le sumamos la necesidad de firmar y actualizar con frecuencia documentos importantes relacionados con temas de salud y seguridad, evaluaciones de riesgos e informes de lesiones, la empresa acumulaba montañas de papeles interminables y retrasos administrativos innecesarios.

Cully Automation, que tenía el objetivo de que los empleados, visitantes y contratistas pudiesen firmar documentos y declaraciones a distancia, decidió usar Sign y Dropbox. El resultado fue que podía crear, firmar y almacenar de forma segura documentación legalmente vinculante de cada oficina y lugar de trabajo en tiempo real. Asimismo, la puesta en marcha fue rápida y simple, por lo que los equipos empezaron a notar las ventajas de la nueva tecnología en cuestión de días.

Los resultados

Debido a la gran aceptación y el aumento de la velocidad y precisión del proceso de declaraciones relacionadas con el COVID-19, los equipos de finanzas, recursos humanos y contratación de Cully Automation decidieron seguir un flujo de trabajo parecido. Lo que consiguieron es que la facturación, la selección y la contratación se gestionen exclusivamente con Dropbox y Sign.

Si se combinan, estas herramientas permiten crear un espacio común para todos los departamentos de la empresa, y el resultado es que los documentos se gestionan con eficacia. En todas las fases, desde el inicio de los proyectos hasta su implementación, Dropbox y Sign son la garantía de que todos los documentos estarán protegidos en un lugar accesible en el que es posible colaborar y actualizar la información en tiempo real.