Cómo Darakwon agilizó la publicación, redujo costes y recuperó el control

El contexto de la empresa

Darakwon publica materiales de aprendizaje de idiomas para estudiantes de todo el mundo. Con sede en Corea del Sur, colaboran con 86 socios en 27 países. Desde los primeros borradores hasta los archivos de impresión finales, el contenido viaja constantemente, cruzando fronteras, equipos y zonas horarias.

El reto: entrega lenta de archivos y gastos elevados en TI

Durante años, Darakwon ha estado compartiendo archivos a la antigua usanza: grabándolos en memorias USB, discos duros e incluso en soportes Blu-ray, y luego enviándolos al extranjero. Cada transferencia podía tardar alrededor de un mes, a veces dos. Y no siempre funcionaba: los dispositivos se dañaban, las descargas fallaban y los archivos se perdían.

Darakwon almacenaba los archivos en servidores locales, pero el sistema resultaba difícil de gestionar:

• El hardware necesitaba actualizaciones constantes.
• Las averías eran habituales y a menudo ralentizaban el trabajo.
• Los costes de mantenimiento aumentaban día a día.
• Realizar las copias de seguridad era complicado y no siempre parecían seguras.

Algunos equipos intentaron usar sus propias herramientas en la nube, pero eso solo generó nuevos problemas: datos dispersos, riesgos de seguridad y sin ningún método claro para gestionarlo todo. Darakwon necesitaba una plataforma que pudiera centralizar todo el contenido.

La solución: un solo lugar para almacenar, enviar y gestionar los archivos

Darakwon eligió Dropbox por su simplicidad, fiabilidad y asistencia. En ese momento, lo que más se valoró fue la asistencia local en idioma coreano, un sólido rendimiento a escala global y un valor general superior al de otras plataformas.

Hoy en día, todo el contenido de Darakwon reside en un único lugar. Todo el equipo accede fácilmente a los archivos, pero los controles de permisos detallados garantizan que cada persona vea solo lo que necesita. El equipo utiliza Dropbox Transfer para enviar recursos de gran tamaño (como diseños de libros, archivos de audio y trabajos de diseño) a socios de Corea del Sur y de todo el mundo.

Para los proyectos de aprendizaje electrónico, ocasionalmente utilizan Dropbox Replay para añadir comentarios en fotogramas específicos de los archivos de vídeo y audio, lo que facilita las ediciones cuando se necesita una revisión remota.

También recurren a Dropbox Sign para gestionar contratos digitalmente, sin salir de Dropbox.

Los resultados: entrega más rápida, costes menores y mayor seguridad

Actualmente, Darakwon comparte los archivos en cuestión de segundos, sin fallos ni demoras.

Con un intercambio más rápido y menos cuellos de botella, los proyectos ahora pasan más rápido del borrador a la entrega. “Desde que abandonamos nuestro sistema anterior, la eficiencia general de las tareas ha mejorado entre un 5 y un 10 %”, añade Shin Kyung-chul, director general de Darakwon.

Dropbox también ha ayudado a reducir costes en todas las áreas:

• Los gastos de envío se redujeron de unos 30000 $ en 2021 a aproximadamente 15000 $ en 2024, y la mayoría de los archivos ahora se transfieren digitalmente.
• El equipo dedica menos tiempo a imprimir, embalar y enviar materiales.
• Prescindir de un sistema local les permitió ahorrar costes de hardware y en torno a 7500 $ al año en personal de TI.

La nueva configuración ha aportado tranquilidad. “El control de versiones de Dropbox ha actuado como un salvavidas”, dice Shin. “Nos ha salvado en más de una ocasión cuando se han perdido o dañado archivos”. La empresa también controla y protege mejor la propiedad intelectual.

Por último, la Consola de administración ayuda al equipo en las tareas de contratación del personal, mientras que los registros de actividad detallados muestran exactamente quién ha accedido, eliminado o editado un archivo. Las alertas del sistema, como las notificaciones de transferencias de archivos grandes, permiten que el equipo de TI detecte cualquier actividad inusual y responda rápidamente.

Gracias a la simplificación de los flujos de trabajo y a un menor volumen de retrasos, Darakwon ha ampliado sus operaciones de publicación a escala global con mayor seguridad y facilidad.