El contexto de la empresa

Motion Picture & Television Fund (MPTF) lleva más de 100 años proporcionado ayuda financiera, atención médica y vivienda a los trabajadores del sector del entretenimiento. Ya sea apoyando a los actores entre sus proyectos, colaborando con los equipos entre bastidores para cubrir gastos o realizando su telemaratón anual, la misión de MPTF es clara: allá donde haya una necesidad hay que satisfacerla.

El reto: intercambio de archivos caótico y poco fiable

Pero mantener esa misión en marcha requiere trabajar rápido. El pequeño pero poderoso equipo de marketing de MPTF se ocupa de todo, desde campañas de recaudación de fondos hasta la recopilación de vídeos de celebridades que apoyan la causa. Desde grabaciones de eventos hasta gráficos para redes sociales, MPTF comparte archivos constantemente:internamente, con proveedores y con patrocinadores de alto perfil. Pero su antiguo sistema no estaba diseñado para la forma en que trabajaban. 

• Los enlaces a los archivos fallaban con frecuencia, lo que dificultaba el acceso de los socios al contenido.
• La recopilación de materiales era caótica, ya que los colaboradores utilizaban distintos métodos para enviar los archivos.
• Las aprobaciones se eternizaban, ralentizando las campañas y la producción de eventos en directo.

Cuando llegó el momento del evento de recaudación de fondos más importante de la cadena —el telemaratón anual— estos problemas eran más acuciantes. MPTF necesitaba una forma de recopilar, compartir y revisar rápidamente los recursos de un amplio abanico de colaboradores, desde editores hasta celebridades.

La solución: recopilación, envío y revisión de archivos sin problemas

Para simplificar el intercambio de archivos y trabajar de manera más eficiente, MPTF pasó a utilizar Dropbox. “El equipo de Dropbox nos prestó un servicio increíble y estuvo dispuesto a satisfacer nuestras necesidades en todo momento”, explica Clymer. “Nos presentaron diversas soluciones, nos dieron acceso anticipado a algunas funciones y se aseguraron de que tuviéramos todo lo que necesitábamos. Nos sentimos muy bien atendidos.”

Algunos empleados también se mostraron entusiasmados con el cambio a Dropbox, puesto que ya lo conocían y sabían que era muy fácil de usar. LaRosa añade: “Sabía lo fácil que era trabajar con Dropbox, porque cuando tienes todo en línea, puedes acceder al contenido rápidamente y en cualquier momento, incluso si no has abierto un archivo en más de dos años”.

MPTF definió rápidamente un nuevo flujo de trabajo para la recopilación de recursos. Ahora, los empleados simplemente comparten un enlace público, lo que permite a los colaboradores subir archivos directamente a las carpetas correctas, incluso sin tener una cuenta de Dropbox.

LaRosa colabora actualmente en proyectos de MPTF, como el boletín, de manera mucho más sencilla. Anteriormente gestionaba los comentarios del boletín a través de documentos y correos electrónicos, y las ediciones podían perderse fácilmente. Ahora realiza un seguimiento de las ediciones y los comentarios directamente en Dropbox Paper, etiquetando a los editores para que aporten información y estableciendo vínculos a los recursos importantes, y todo ello almacenado y organizado en Dropbox.

El equipo de MPTF también utiliza Dropbox Replay para revisar las grabaciones.

Antes, Clymer transmitía vídeos en línea, apuntaba notas y marcas de tiempo en un documento, y se lo enviaba por correo electrónico al editor. Sin marcadores exactos, el editor tenía que hacer muchas conjeturas. Gracias a Replay, Clymer solo tiene que hacer clic en un enlace, ver el vídeo y dejar comentarios específicos sobre cada fotograma. “Es como estar de nuevo juntos en una sala de edición, incluso cuando trabajamos a distancia”, añade Clymer.

Los resultados: colaboración más rápida y sencilla

Dropbox no solo agilizó el flujo de trabajo de MPTF, sino que les permitió recuperar tiempo para centrarse en su misión.

• Aprobación de contenido un 20 % más rápida
• Más recursos de seguidores famosos, gracias a la facilidad para subir contenido
• Producción de eventos más fluida, con acceso instantáneo a los archivos importantes

En el último telemaratón, una persona famosa envió un vídeo de última hora justo antes de la emisión. Gracias a Dropbox, el equipo lo descargó al instante, integrándolo perfectamente en el programa.

Y con ocasión del Instant Film Festival de MPTF, Dropbox garantizó que los equipos pudieran colaborar sin perder el ritmo, manteniendo los recursos organizados y los proyectos avanzando a la velocidad de la producción.

Para Clymer, el verdadero triunfo radica en cómo Dropbox facilita la vida a todos, desde el equipo de MPTF hasta las celebridades y socios que los apoyan. “A las celebridades se les piden favores constantemente, así que hay que ponérselo lo más fácil posible para que acepten. Gracias a Dropbox, basta con decirles: "Graba esto con tu teléfono, haz clic en el enlace y súbelo". Eso es todo", añade Clymer.

Para Clymer, la ventaja principal reside en la facilidad con la que la empresa y sus colaboradores pueden enviar y recibir recursos con enlaces. “Me compadezco de los que simplemente quieren abrir un archivo sin tener que hacer muchos pasos. Suelen decir: "No lo entiendo. Solo quiero echarle un vistazo. ¿Por qué es tan difícil? Con Dropbox, por fin ya no lo es”, añade.