El contexto de la empresa

En una agencia en crecimiento, la mayor ralentización no siempre se debe al trabajo en sí. Son esos momentos intermedios: un enlace que se envió a un chat incorrecto, una presentación que nadie encuentra o una pregunta a la que ya se ha respondido cinco veces esta semana. Cuando todo se mueve rápido, esos pequeños retrasos se acumulan y te ralentizan sin que te des cuenta.

Ese es el mundo en el que se desenvuelven Kaitlyn Miner, directora de Personas y Cultura, y Kim Siercks, analista de Mejora de Procesos, en Pathfinders Advertising. Esta agencia, compuesta por 50 personas, está especializada en estrategia de marca, creatividad, medios de comunicación y ejecución digital para clientes regionales y nacionales.

Miner dirige el departamento de Personas y Cultura de la agencia, donde la claridad y la coherencia influyen directamente en la experiencia de los empleados a medida que la empresa crece. Siercks trabaja en el ámbito operativo, e interviene para identificar cuellos de botella y ayudar a reactivar el trabajo cuando los proyectos se estancan.

Entre ambos, tenían una visión clara de dónde funcionaba la agencia (y dónde no).

El reto: crecimiento rápido que hace perder de vista lo que realmente importa

Desde la incorporación de nuevos empleados hasta la entrega al cliente, el problema era el mismo. Los equipos dedicaban demasiado tiempo a buscar información.

Miner escuchó estos comentarios directamente. "Me hacían preguntas constantemente. Y eran las mismas preguntas de varios empleados".

Pathfinders llevaba años utilizando Dropbox para mantener sus archivos organizados y accesibles. Desde los elementos creativos hasta los paquetes de bienvenida, todo tenía su lugar. Pero a medida que la agencia crecía, Dropbox no era el único lugar donde se almacenaba el trabajo. Las conversaciones se llevaban a cabo en Teams. Los comentarios se recibían por correo electrónico. Las notas estaban adjuntas a las presentaciones. Y nadie podía encontrar lo que necesitaba, cuando lo necesitaba.

No faltaba información. Estaba fragmentada.

Solución: un único lugar para buscar y comprender rápidamente.

Los directivos comenzaron a buscar maneras de facilitar la búsqueda de información en toda la empresa sin cambiar la forma en que funcionan las cosas. Cuando conocieron Dropbox Dash, vieron una solución. Dash funcionaría con las herramientas que los equipos ya utilizan, reuniendo contenido, conversaciones y contexto en un único lugar con función de búsqueda.

"Ya utilizamos Dropbox para almacenar todo lo que hacemos. Dash nos ayuda a encontrar todos los resultados que necesitamos", comenta Siercks.

Al conectar herramientas como Dropbox, Microsoft Teams y otras aplicaciones de trabajo, Dash crea una función de búsqueda centralizada, basada en inteligencia artificial, en todo el ecosistema de Pathfinders. En lugar de tener que recordar dónde se encuentra cada archivo, los empleados pueden realizar una sola búsqueda y obtener resultados de todos sus archivos, hilos de conversación y documentos. Además, cada solicitud tiene en cuenta los permisos, por lo que solo ven aquello a lo que tienen acceso autorizado.

Para Miner, esto implica menos solicitudes repetidas. "[Ahora pregunto], '¿Ya lo has consultado en Dash?'", explica. "Ayuda a empoderar a las personas para que busquen [respuestas] por sí mismas y, a la vez, garantiza que los empleados se sientan respaldados".

Dash también resume los documentos y muestra rápidamente los detalles clave, lo que ayuda a los equipos a orientarse sin tener que abrir y revisar varios archivos. En lugar de rebuscar entre una multitud de hilos y carpetas, obtienen el contenido correcto en cuestión de segundos.

Resultados: 750 horas recuperadas, y todo el mundo puede encontrar lo que necesita.

Siercks pudo apreciar el valor de Dash durante una sesión de "inmersión" con un nuevo cliente. "Normalmente, nos costaría más o menos una semana convertir la información de ese día en una descarga útil para el equipo", explica. Con Dash, el equipo sintetizó las ideas clave en una sesión informativa de una hora y comenzó a aprovecharlas al día siguiente.

Miner ha observado mejoras similares en la gestión del rendimiento. Mientras enseñaba a los empleados cómo realizar la evaluación de la gestión del rendimiento (PMR, por sus siglas en inglés), utilizaba la función de chat de Dash para ayudarles a redactar las evaluaciones con sus propias palabras. "En un ciclo de seis meses, [el equipo] puede guardar el chat e ir añadiendo éxitos a medida que se van logrando", comenta Miner. "Al final, tendrás una PMR completa y lista para entregar".

En ambos casos, Dash ha permitido dedicar menos tiempo a procesar el contexto y más tiempo a aplicarlo.

Miner calculó el impacto en toda la empresa. Los creativos aseguran que ahorran entre cinco y seis horas a la semana. Los responsables de operaciones recuperan tiempo para resolver los problemas con mayor rapidez. El departamento de recursos humanos recibe menos preguntas repetidas sin renunciar al soporte. "Dash me ha ahorrado probablemente entre dos y tres horas a la semana", asegura. "Si haces los cálculos, resulta que son 750 horas al año por persona".

Y cuando los equipos dejen de buscar enlaces y respuestas, podrán dedicar ese tiempo a lo que Pathfinders denomina "trabajo de inversión": aprendizaje, mejora de procesos y fortalecimiento de la cultura.

"Dash nos ofrece más tiempo para estar juntos", comenta Siercks, "y para invertir en el negocio y en nosotros mismos".