Al usar Dropbox para tener los archivos más accesibles y organizados, Sagafilm se puede centrar en la creatividad
Sagafilm ha sustituido cinco plataformas con Dropbox, incorporando una mejor estructura y mayor simplicidad a sus flujos de trabajo. Los archivos son fáciles de encontrar, compartir y revisar, lo que le proporciona al equipo más tiempo para concentrarse en contar historias para grandes audiencias.
"Mantener y actualizar uno de nuestros viejos sistemas habría costado el equivalente a diez meses de Dropbox. Solo por eso ya vale la pena el cambio".
El contexto de la empresa
Sagafilm es la empresa líder en producción de cine y televisión de Islandia. Con 30 empleados a tiempo completo y hasta 1.200 contratistas al año, los equipos abordan todo tipo de contenido, desde documentales locales hasta producciones globales para plataformas como Netflix.
Desafío: hacer malabarismos con herramientas y suscripciones
El flujo de trabajo de Sagafilm abarca todo, desde la planificación y la filmación, hasta la edición y la entrega final. Durante la producción, el material se revisa diariamente y se comparte para recibir comentarios. La posproducción implica edición, subtitulado, gradación de color y preparación de resultados finales, como archivos de vídeo y hojas de referencia.
Pero con cinco plataformas diferentes en funcionamiento (para transferencias de archivos, seguimiento de versiones y compartir ediciones), mantener todo en orden no era fácil. Había que recordar dónde se había subido cada archivo, cuál era la versión más reciente y cómo compartirla. Esto a menudo generaba idas y venidas adicionales y entorpecía la colaboración.
Administrar múltiples plataformas también implica tener que lidiar con diferentes modelos de precios, tarifas ocultas y servicios que necesitan mantenimiento constante. Algunos eran gratuitos, pero actualizarlos o mantenerlos requería más tiempo y conocimientos técnicos de los que el equipo podía dedicar. Otros tenían costes que eran difíciles de rastrear, hasta que llegaba la factura. “En este negocio, el trabajo fluctúa mucho, con períodos de mucha actividad seguidos de meses lentos. Cuantos menos servicios tengamos que manejar para ampliar o reducir nuestras herramientas, mejor”, afirma Örn Sveinson, responsable de posproducción de Sagafilm.
"Ahora solo tengo un marcador de Dropbox en mi navegador y puedo hacer todo desde ahí. Compartir un archivo consiste simplemente en enviar un enlace, sin necesidad de subirlo primero a otro lugar. "Eso supone un gran cambio".
Solución: una plataforma que lo hace todo
Sagafilm hizo el cambio a Dropbox, reemplazando cinco plataformas por una sola que mantiene todo sincronizado, protegido y con fácil acceso. Todo tipo de archivos, desde vídeos hasta hojas de ruta y contratos, ahora se encuentran y gestionan fácilmente, gracias a una estructura de carpetas clara. El equipo también utiliza Dropbox Transfer para hacer el seguimiento de la actividad de los archivos y compartir carpetas en lugar de enviar múltiples correos electrónicos con archivos específicos a distintos equipos. Los productores y clientes en el extranjero reciben material audiovisual preliminar a través de enlaces protegidos con contraseña, lo que les permite revisar dicho material sin necesidad de descargar archivos grandes.
Y con Dropbox Replay, el intercambio de comentarios es rápido y sin inconvenientes. Los editores reciben notas con marca de tiempo directamente en el vídeo. Los ingenieros de sonido pueden añadir comentarios directamente en sus herramientas de edición. Incluso subtitular es más fácil cuando los revisores sugieren cambios directamente en la cronología.
Resultados: menos estrés, más historias que contar
En general, tener todo en Dropbox hace que las cosas sean más sencillas:
- Todos los activos están en un solo lugar y dentro de una estructura de carpetas clara
- Las suscripciones a herramientas son más fáciles de gestionar
- La colaboración con directores y editores es fluida
- Los enlaces protegidos con contraseña y los permisos de acceso específicos ayudan a garantizar el cumplimiento normativo
- Los equipos no necesitan revisar correos electrónicos ni realizar un seguimiento de las versiones en diferentes plataformas
“Tener un solo servicio en lugar de cinco hace que sea mucho más fácil aumentar o reducir las licencias, según sea necesario”, afirma Sveinsson. Ya no tienes que preocuparte por costes ocultos, como la caducidad de las tarifas de suscripción, ni las actualizaciones de hardware. Así se han podido reducir los costes globales.
Al invertir mucha menos energía y tiempo lidiando con archivos dispersos o haciendo malabarismos con suscripciones, el equipo se puede centrar más en la creatividad, dar vida a las historias y crear programas que lleguen a la sensibilidad de más personas.
"Mis compañeros a menudo se asombran cuando les cuento todo lo que podemos hacer con una sola plataforma. Con Dropbox podemos hacer tanto (o incluso más, gracias a la centralización de archivos) como cuando utilizábamos cinco servicios separados". Sagafilm tiene pensado lanzar otra herramienta pronto: adoptar Dropbox Sign para acuerdos digitales.
