The Digitale simplifica el cifrado de extremo a extremo con Dropbox y ahorra un 30 % de tiempo y esfuerzo

El contexto de la empresa

Si tienes que comercializar algún producto o servicio que es difícil de explicar, The Digitale, una agencia de marketing digital con sede en Alemania, te lo pone fácil. “Las empresas con clientes de larga trayectoria, perfiles de compradores complejos o un público objetivo limitado, entre otras características, nos parecen el proyecto ideal para nuestra compañía”, comenta Dominique Korschinek, director general y socio administrador en The Digitale. La empresa ofrece una amplia variedad de servicios, entre otros, análisis, inteligencia empresarial, estrategias, creación de contenido, diseño, mejora de la experiencia del usuario y optimización de la conversión. “Nuestra misión es que nuestros clientes consigan mejores resultados empresariales gracias al marketing digital. Y no se trata solo de crear vídeos divertidos, sino de ofrecer muy buenos resultados”, añade Korschinek. A The Digitale le gusta colaborar con clientes y empresas que comparten su misma visión y promueven la digitalización en Europa, como Allianz, Deloitte, Deutsche Telekom y Microsoft.  

Desafío: Facilitar el cifrado de extremo a extremo

Al tratarse de una agencia alemana que colabora con empresas internacionales destacadas, The Digitale debe preservar la seguridad de los datos confidenciales para mantener la confianza y el cumplimiento de la legislación de la Unión Europea (UE) en materia de privacidad. “Para algunos archivos, como los que incluyen datos de posibles clientes, documentos de recursos humanos o varios archivos estratégicos y financieros, necesitamos utilizar el cifrado de extremo a extremo (E2EE). Con esta tecnología, solo tú y tu socio conocéis la clave de cifrado, y ni siquiera Dropbox, que almacena los archivos, ni las instituciones públicas pueden acceder a estos datos”, explica Peter Bilz-Wohlgemuth, director de operaciones y socio administrador en The Digitale.

Al principio, The Digitale utilizaba un servicio de E2EE, Boxcryptor, pero su uso era complicado. “Teníamos que capacitar expresamente a nuestro personal para enseñarle cómo cifrar los archivos”, comenta Bilz-Wohlgemuth. “Además, si el software no se utilizaba correctamente, solo la persona que cifraba un archivo podía descifrarlo, así que, si ese empleado se iba de la empresa, era imposible que otra persona accediera a ese archivo. A veces, los archivos quedaban totalmente bloqueados. En el fondo, la tecnología era ideal, pero utilizarla era un auténtico lío”.

The Digitale utiliza Dropbox como servicio para compartir archivos desde sus comicios. “Colaboramos con profesionales autónomos y otros socios, y necesitamos un software que simplifique la colaboración entre equipos híbridos. Cuando empezamos, Dropbox era, con diferencia, la mejor solución para ello”, recuerda Wohlgemuth. “Así que, cuando Dropbox adquirió la tecnología de Boxcryptor e introdujo el cifrado de extremo a extremo en su plataforma, aprovechamos la oportunidad de ser uno de los primeros en adoptarla”. 

Solución: 2 en 1 con Dropbox, que combina el cifrado E2EE y el servicio para compartir archivos 

The Digitale decidió usar el servicio de cifrado de extremo a extremo de Dropbox. Los archivos cifrados anteriormente con Boxcryptor se migraron a Dropbox, donde también se cifraron. La empresa primero descifró los archivos con el software heredado y, luego, el equipo movió los archivos (con la misma estructura de carpetas) y configuró los derechos de acceso.

Después de la migración, The Digitale cifra los archivos, las subcarpetas o incluso una carpeta entera con un solo clic. De esta forma, la empresa puede almacenar todos sus archivos —desde contenido de marketing hasta maquetas de sitios web y datos de posibles clientes— en un único ecosistema. Además, The Digitale usa Dropbox Transfer para compartir los archivos con su red global de socios o con sus clientes, a pesar de que algunos no tienen una cuenta propia de Dropbox. The Digitale también puede establecer fechas de vencimiento para los enlaces y, de esa forma, ver cuándo se abren o descargan los archivos.

En definitiva, The Digitale puso el cifrado a disposición de más empleados. “Antes, teníamos que limitar el número de usuarios, porque suponía un coste adicional”, explica Bilz-Wohlgemuth. “Ahora, en cambio, es pan comido, porque, como todo nuestro personal usa ya Dropbox, también puede utilizar el cifrado”.

Resultados: Cifrar archivos sin quebraderos de cabeza 

Actualmente, The Digitale cifra los archivos en Dropbox en lugar de tener que compaginar dos servicios. “El proceso es cinco veces más sencillo, y dedicamos aproximadamente un 30 % menos de tiempo a gestionar el cifrado y descifrado”, comenta Bilz-Wohlgemuth. Esto permite al personal de The Digitale centrarse en entregar un trabajo de calidad a sus clientes. “Nos centramos en hacer el trabajo de nuestros clientes, en elaborar estrategias colaborando con ellos, en crear contenido y en ofrecer excelentes resultados. Todo lo demás debería ir sobre ruedas sin quitarnos tiempo. Esta función ha cambiado nuestra reglas del juego, ya que ha mejorado la seguridad y ha facilitado el uso de un plumazo”, añade Bilz-Wohlgemuth.

Gracias a ello, The Digitale ha logrado simplificar su método de capacitación e incorporación del personal. “Capacitar a un nuevo empleado en la solución anterior de E2EE solía llevarnos en torno a una hora. Ahora, basta con darle una charla de cinco minutos para explicarle dónde están las cosas y por qué están organizadas de esa forma”, dice Bilz-Wohlgemuth.

El equipo directivo de The Digitale lidia con datos confidenciales de forma frecuente, y ahora puede disfrutar de un servicio más sencillo para compartir los archivos. Esto también ha simplificado el trabajo a los asesores fiscales. “Antes, el personal de la asesoría que se ocupa de nuestros impuestos tenía que instalar el software de cifrado en sus ordenadores para poder trabajar con nosotros. Ahora, en cambio, ya pueden acceder a Dropbox desde un navegador web”, señala Bilz-Wohlgemuth.

En definitiva, la migración ha aportado más seguridad a The Digitale. Un cifrado más sencillo anima al personal a velar por la seguridad de más archivos. “Ahora que cifrar datos es tarea fácil, se cifra el doble de archivos”, indica Bilz-Wohlgemuth. Por otra parte, Dropbox cumple la legislación de la UE y Alemania, lo que también permite a The Digitale probar con más facilidad que se atiene a las normas ISO y a otras certificaciones. Gracias a esto, también es más fácil tratar con proveedores de ciberseguridad y con clientes o socios destacados.

Ahora, The Digitale busca nuevas formas de simplificar aún más el uso compartido de archivos. Para empezar, la empresa se plantea utilizar servicios como Dropbox Sign para integrar las firmas electrónicas en el mismo ecosistema. “Es fundamental contar con un servicio para compartir archivos que sea fiable, intuitivo y rápido, sobre todo para empresas que producen mucho contenido como la nuestra”, resume Bilz-Wohlgemuth. Para quienes siguen buscando soluciones de servicios para compartir archivos, Bilz-Wohlgemuth aconseja investigar e invertir en seguridad y en funcionalidades de cifrado de extremo a extremo. “Cuanto mejor funcionen nuestro software, el almacenamiento o las soluciones de servicios para compartir archivos, más tiempo podremos dedicar a actividades que generan ingresos”, añade.