¿En qué consisten el proceso y la metodología DMAIC?

¿Qué es DMAIC?

A veces, en el mundo de los negocios, escuchamos expresiones que nos dejan indiferentes. “DMAIC” es un buen ejemplo de esto. En concreto, DMAIC puede resultar especialmente eficaz a la hora de mejorar el rendimiento laboral.

En resumen, “DMAIC” es un enfoque de resolución de problemas basado en datos que implica mejoras y optimizaciones incrementales de productos, diseños y procesos.

¿Qué significan las siglas DMAIC?

Simplemente se trata del acrónimo de “Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar”.

Bill Smith, ingeniero de Motorola, creó la metodología DMAIC en los años 80 dentro de la metodología Six Sigma, que se basa en llevar a cabo mediciones y análisis para optimizar al máximo las operaciones. Su objetivo era mejorar los procesos.

¿Cuáles son las fases del proceso DMAIC?

Smith diseñó los cinco pasos interconectados de DMAIC para que tuvieran un efecto acumulativo: partir de la información y los datos de fases anteriores y repetir con lo que se fuera descubriendo.

Definir

En la fase de definición, se determina qué es un problema y qué se necesita para solucionarlo. Aunque parezca obvio, esta parte del proceso —que implica definir el problema, el objetivo y todo lo necesario para la solución— resulta fundamental. 

Gracias a la definición, es posible identificar los aspectos más importantes para la calidad, o los “CTQ”. Los líderes de equipo y los responsables de proyecto suelen desarrollar un diagrama SIPOC (SIPOC significa “Proveedores, Entradas, Proceso, Salidas, Clientes, por sus siglas en inglés”) para el documento constitutivo de su equipo o proyecto.

Medir

¿Has entendido el problema? ¡Excelente! Eso está muy bien. Ahora toca ver cómo se van a medir y observar los cambios. El propósito de la fase "Medir" de DMAIC es:

• Determinar el rendimiento de tu proceso existente
• Determinar qué datos vas a analizar

A partir de ahí, puedes usar un plan de recopilación de datos para supervisar el rendimiento a medida que hagas cambios y comparar los resultados cuando acabes el proyecto.

Analizar

En este punto, deberías disponer de una cantidad de datos suficiente para empezar a tomar decisiones sobre el proceso. ¡Enhorabuena! Bienvenido a la fase de Análisis del proceso DMAIC, donde estudiarás esos datos. 

Junto a tu equipo, elaborarás un mapa del proceso vigente a partir de los datos. Este mapa te servirá para entender el origen de los problemas que sufre el proceso.

Tampoco hace falta que uses una de las herramientas complejas de Six Sigma. Los diagramas de espina de pescado y los gráficos de curva cerrada son métodos más que suficientes y que se suelen usar para analizar las causas raíz.

Cuando hayas identificado diferentes causas raíz, pídele al equipo que te ayude a enfocar el proceso DMAIC desde ese punto.

Mejorar

Llega el momento de empezar a llevar a cabo mejoras reales en el proceso. Durante la fase de mejora, colaborarás con tu equipo para encontrar soluciones creativas, implementarlas y medirlas. Las lluvias de ideas y las reuniones productivas son muy importantes en este punto. Una vez que tengáis soluciones, necesitaréis ponerlas a prueba, perfeccionarlas e implementarlas. Los ciclos "planifica-haz-comprueba-actúa" o “PDCA” por sus siglas en inglés, son un método común para esto. También lo es el análisis modal de fallos y efectos, “FMEA” también por sus siglas en inglés, que sirve para anticiparse a posibles problemas. Por último, crea un plan de implementación detallado para dar pautas a la hora de corregir los problemas relacionados con el proceso vigente.

Control

La fase final de DMAIC debería serte útil para comprobar y mantener el éxito de tu solución. En la fase de Control de DMAIC, tu equipo elabora —como ya habrás adivinado— un plan de control. Esto le ayuda a reevaluar continuamente los impactos de los cambios de proceso implementados. 

Además, hay que crear un plan de respuesta para poder actuar en el caso de que el rendimiento vuelva a empezar a disminuir. El hecho de poder repasar cómo se hicieron mejoras en el pasado y a qué soluciones se llegó puede tener un valor incalculable. En estos momentos, contar con una documentación adecuada y un control de versiones del proceso de mejora es vital.

Si ya conoces DMAIC, puede que hayas escuchado algo sobre un paso inicial al que se hace referencia como “fase de reconocimiento”. En realidad, es una distinción semántica poco importante, y ambos conceptos son idénticos en los aspectos esenciales.

PDCA vs. DMAIC vs. DMADV: ¿cuál es la diferencia?

DMAIC y DMADV son ambas metodologías de Six Sigma: un enfoque basado en datos para mejorar los procesos.

DMADV significa Definir, Medir, Analizar, Diseñar y Verificar. Mientras que DMAIC se utiliza para mejorar los procesos existentes, DMADV se utiliza para desarrollar nuevos procesos.

Mientras tanto, el ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar, por sus siglas en inglés) es un enfoque más general de gestión, centrado en la mejora continua.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas del enfoque DMAIC?

En la industria, la adopción de Six Sigma y DMAIC contribuyó a impulsar un enfoque austero de la fabricación con el objetivo de eliminar los desperdicios, los defectos y la sobreproducción.

Los fabricantes se dieron cuenta que cuantas más desviaciones estándar había entre los límites de calidad medios y aceptables, menos probabilidades existían de que superaran dichos límites. De este modo, Six Sigma —o seis desviaciones estándar— se convirtió en el estándar de oro para definir los límites de producción. ¿Cómo? Al contribuir a reducir el número de defectos y mejorar los procesos.

Este enfoque estadístico para identificar y resolver las causas raíz de los problemas fue vital para la mejora de la producción manufacturera en los años 90 y 2000. Otras metodologías, como Kaizen, también desempeñaron un papel importante.

Ventajas de DMAIC

Tanto si formas parte del sector de la fabricación como si no, el beneficio principal de DMAIC es su rigor absoluto. A menudo, los experimentos de resolución de problemas en procesos nuevos pueden terminar sin dar respuestas definitivas sobre los cambios. Con DMAIC, resulta más fácil evaluar y medir el progreso a partir de los datos.

DMAIC ofrece un marco de trabajado estandarizado y estructurado en cinco pasos para que todo el mundo esté informado de las fases del proceso. Como se produce documentación para resumir las decisiones y los avances, es posible avanzar de un paso al siguiente sin problemas. Además, al contar con proceso definitivo, es posible ayudar a los equipos en función de sus objetivos.

Lo que más gusta de DMAIC es que es iterativo y continuo. La fase de control necesita que los propietarios del proceso sigan supervisando el impacto de la optimización. Con el plan de supervisión de datos ya aplicado, tu nuevo proceso de datos va creando de manera natural la base para una nueva fase de medición. La metodología DMAIC permite identificar continuamente problemas o efectos en los procesos empresariales. También sirve para afrontar inmediatamente estos problemas.

Desventajas de DMAIC

Parte de su atractivo reside en la estructura y exhaustividad del método DMAIC. Sin embargo, esto significa que seguirlo puede ser un proceso largo, laborioso y que requiere muchos recursos. No es lo ideal si eres un pequeño equipo de marketing que gestiona diferentes proyectos a la vez, o una startup que necesita actuar con rapidez para realizar el trabajo.

Ese es parte del problema con DMAIC en su conjunto: no funciona bien en situaciones que requieren flexibilidad o dinamismo. Y no se supone que deba hacerlo: DMAIC es un proceso rígido, diseñado para mejorar los procesos de forma incremental en lugar de lograr avances rápidos. Eso puede hacer que la innovación se vea frenada porque no “encaja” con el enfoque incremental.

Una última desventaja de DMAIC es su dependencia con respecto a los datos. Para que tenga éxito como proceso, la recopilación y el análisis de datos resultan fundamentales. La recopilación involuntaria de datos de mala calidad puede conducir a conclusiones incorrectas y soluciones ineficaces. Y ninguna empresa quiere haber dedicado tiempo, dinero y un esfuerzo considerable a llegar a una solución mal fundamentada.

¿Cuándo deberías usar DMAIC?

Para implementar DMAIC, hace falta que el equipo trabaje en sintonía y con tiempo para comprender la metodología. Si eres responsable de un equipo, te interesa saber qué proceso o equipo se beneficiaría más de DMAIC.

Ten en cuenta que quizás no sea la solución adecuada para tu problema, sector y cultura laboral. Si hay problemas de proceso que se identifican fácilmente y que se pueden solucionar sin complicaciones mediante datos sólidos, quizás no necesites aplicar un proceso DMAIC completo.

Cuando los problemas de un proceso son más complejos o de alto riesgo —por ejemplo, si no es posible reducir el rendimiento—, la metodología DMAIC puede representar una muy buena opción. Aunque suponga más presupuesto del que se preferiría, es un proceso que, implementado correctamente, da resultados.

Cómo apoyar el proceso DMAIC

Emprender un proyecto DMAIC por primera vez puede resultar desalentador, especialmente si tu organización se enfrenta a problemas importantes. ¿La clave para que funcione? Una colaboración y comunicación clara. Aquí es donde entra en juego Dropbox.

Cómo Dropbox puede apoyar la metodología DMAIC

Empieza creando un documento de Dropbox Paper para detallar vuestras ideas y conclusiones como equipo, todo en un mismo lugar. 

Define el problema, establece cómo lo vais a medir y pide a cada miembro del equipo que anote sus hallazgos en el documento para analizarlos en grupo. Juntos, podréis colaborar en este documento vivo y dinámico, y encontrar maneras de mejorar progresivamente el proceso de resolución del problema.

Incluso puedes finalizar el proyecto detallando un plan de control colectivo y un plan de respuesta en caso de que el proceso vuelva a fallar en el futuro.

De principio a fin, Dropbox Paper te permite alojar todo el proyecto DMAIC en un único documento colaborativo. Además, gracias a la nube, se puede compartir con cualquier persona que necesite verlo y está listo para acceder desde cualquier lugar.

Lo mejor de todo es que esto es solo el comienzo de cómo Dropbox puede ayudarte a colaborar con tu equipo, compartir archivos sin esfuerzo y realizar el trabajo. Explora nuestros planes para obtener más información.