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Cómo priorizar tareas en el trabajo y potenciar la productividad

4 minutos de lectura

12 de marzo de 2025

¿Por qué es importante priorizar las tareas de trabajo?

En el mundo ajetreado de hoy en día, a veces puede resultar tentador hacer malabares con varias tareas de la lista a la vez. No obstante, puede resultar abrumador. ¿Por dónde empezar?

Cuando no priorizas tareas, puede resultar más fácil hacer primero las tareas fáciles o no urgentes, pero en realidad terminar primero las rápidas te da una falsa sensación de progreso.Cuando llegue el momento de llevar a cabo las tareas más arriesgadas o urgentes, estarás agotado.

Estar al día de tu carga de trabajo se complica cuando trabajas en las tareas incorrectas en el momento inadecuado. Quitar muchas pequeñas tareas puede hacerte parecer que estás siendo productivo, pero la realidad es que podría tener un efecto negativo en tu eficiencia. Podrías tardar más en completar un proyecto si no has dado prioridad a tus tareas de forma correcta.

Un profesional anota algo mientras mira la pantalla de un portátil.

Cinco consejos sobre cómo priorizar tareas en el trabajo

A nadie le gusta incumplir plazos. Por eso, priorizar las tareas de trabajo es esencial, puesto que ayuda a mantener la concentración, gestionar el tiempo con eficiencia y, en última instancia, hacer el trabajo lo mejor posible.

Veamos cinco métodos prácticos para priorizar tareas.

1. Identifica lo más importante y lo más urgente

Las tareas importantes son las que deben estar en tu lista porque respaldan los objetivos o la estrategia a largo plazo de tu proyecto, pero no son urgentes. Estas pueden ser tareas diarias necesarias o con una fecha de entrega menos inmediata en el calendario del proyecto.

Por otro lado, las tareas urgentes son las que necesitan una atención inmediata. No te puedes permitir el lujo de pasarlas por alto porque no dedicarte a ellas al instante podría tener consecuencias negativas inmediatas para el proyecto o para tu equipo.

Distinguir entre tareas importantes y tareas urgentes es el primer paso para priorizar tu trabajo. Cuando sabes en qué tareas deberías trabajar primero, puedes empezar a implementar las herramientas y los métodos adecuados para mantener la concentración.

2. No hagas varias tareas a la vez

Llenar la agenda con demasiadas prioridades y tareas complejas enfrentadas es la combinación perfecta para el desgaste. Ve tarea a tarea para que puedas dedicar toda tu atención. Te lo agradecerás más tarde cuando revises tu trabajo y tengas menos cambios que hacer.

Es un método sencillo y eficaz para mejorar la eficiencia. Cuando tenemos prioridades enfrentadas en el trabajo, muchos sentimos la necesidad de mantener cientos de pestañas abiertas en nuestros navegadores web para asegurarnos de que tenemos a mano todo lo que podríamos necesitar, por si acaso.

En su lugar, evalúa centralizar archivos, enlaces, correos y otros contenidos de tu proyecto en grupos a los que puedas recurrir cuando lo necesites.

En Dropbox Dash, reciben el nombre de “pilas”, que hacen uso de la IA para mantenerte a ti y a tu contenido en un mismo lugar a partir todas tus aplicaciones y tu navegador web. A continuación, las pilas hacen uso de la IA para que tú y tu contenido estéis en el mismo barco y así puedas centrarte más en el “qué” y en el “cómo” completas el trabajo importante y menos en el “dónde”.

3. Crea un horario y cíñete a él

Un horario claro puede ayudarte a planificar, gestionar y asignar tu tiempo de forma eficaz. Sirve como hoja de ruta, puesto que especifica qué tareas deben realizarse al final del día, de la semana o del mes. 

Una herramienta centralizada con la tecnología de IA como Dropbox Dash puede ayudarte a mantener tu jornada laboral en primera página. Lo encontrarás todo en una pestaña diferenciada, desde a qué reuniones asistir y qué archivos necesitas tener a mano hasta qué prioridad asignar a cada proyecto.

Aprovecha la potencia de la IA para librarte del tedioso proceso manual de revisar diferentes calendarios, listas de tareas y recordatorios para definir tu horario. Todo se integra a la perfección en una plataforma centralizada que ofrece recomendaciones personalizadas que se adaptan a tu flujo de trabajo.

4. Establece un sistema de prioridades para todo el equipo

Tu trabajo no sale de la nada. Si formas parte de un equipo que valora la colaboración, adoptar un sistema de prioridades claro te ayudará a evitar problemas de falta de comunicación en torno a plazos, alcance del trabajo y tareas asignadas.

Cuando das prioridad al trabajo en un proyecto como equipo, puedes asignar tareas entre los miembros según quién tenga el tiempo, el contexto y la experiencia adecuados. De esta manera, podrás centrar tu atención en aquellas tareas urgentes e importantes que necesiten una actuación inmediata.

Aprovecha la colaboración en el contenido en tiempo real

Dropbox permite a los miembros del equipo trabajar juntos en documentos, centralizar los comentarios y hacerse responsables, todo en un solo lugar.

No te limites a ahorrar tiempo, inviértelo bien

Dropbox interactúa con las herramientas que usas a diario para ayudarte a centrarte menos en el trabajo pesado y más en las grandes ideas.

Reduce el tiempo que dedicas a tareas administrativas y a actividades triviales: centra tu energía y creatividad en lo que es realmente importante para trabajar mejor, no más.

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